Organisatiecultuur

Hoe je je organisatiecultuur versterkt met interne communicatie en het ijsbergmodel van Hall

In de vorige editie van onze blogserie over organisatiecultuur bespraken we organisatiecultuur aan de hand van Edward Hall’s culturele ijsbergmodel. Hall beschrijft organisatiecultuur in zijn model als een ijsberg – organisatiecultuur heeft, zoals een ijsberg, de typische eigenschap onevenredig te zijn in zijn zichtbaarheid. Sommige aspecten ervan zijn namelijk gemakkelijk waar te nemen; andere delen zijn ondergedompeld in de waarden en basisveronderstellingen van de organisatie. In dit vervolg bekijken we hoe je niveau 1 van je organisatiecultuur kunt versterken met interne communicatie en het culturele ijsbergmodel.

Sommige aspecten van organisatiecultuur zijn zichtbaar of waarneembaar voor werknemers en buitenstaanders. Deze aspecten bevinden zich in niveau één: de artefacten en symbolen. Deze waarneembare of zichtbare aspecten van organisatiecultuur zullen in elke organisatie anders zijn. In elke organisatie zijn het echter de aspecten die door mensen worden gevormd op basis van wat zij horen, voelen en zien over de organisatiecultuur en het leiderschap. In onze vorige blog hebben we al enkele van deze aspecten benoemd. Maar: hoe kun je interne communicatie over die aspecten gebruiken om je organisatiecultuur te versterken? Dit zijn enkele artefacten van organisatiecultuur:

1. Voorkomen of uiterlijk

Het voorkomen van je personeel kan in hoge mate beïnvloeden hoe je organisatiecultuur wordt waargenomen door werknemers en buitenstaanders. Komen je werknemers in een korte broek en T-shirt naar het werk of dragen ze formele kleding? Organisaties met een informele dresscode worden gezien als organisaties met een positievere werkomgeving (Hé, bij ons mag je zijn wie je bent!’).

In plaats van zich zorgen te maken over hun uiterlijk of afgeleid te worden door stijve, oncomfortabele kleding, kunnen werknemers al hun (professionele) energie richten op hun taken, wat de productiviteit kan verhogen. Denk er eens over na: als je thuiskomt van je werk, of als je vanuit thuis werkt, trek je dan niet meestal iets comfortabelere kleding aan omdat dat beter voelt? Ik trek in ieder geval een joggingbroek aan zodra ik thuiskom! Studies tonen zelfs aan dat 61 procent van de werknemers productiever is wanneer de dresscode op werk iets meer ‘relaxed’ is.

Communicatie over dit onderwerp

Hoewel een meer ontspannen dresscode voor sommige organisaties de productiviteit kan verhogen, is een formele dresscode soms nog steeds de regel. In bijvoorbeeld de financiële of juridische wereld hebben pak en stropdas de voorkeur. Werknemers die met klanten in contact staan zoals vertegenwoordigers, accountmanagers of monteurs maken meestal deel uit van je merkimago. Daarom kan het nuttig zijn om een aantal basisregels te communiceren over hoe je wilt dat je cultuur en merkimago naar voren komen via het voorkomen van je werknemers. Maak een pagina aan in je SharePointomgeving en koppel die aan je narrowcastingschermen of de bedrijfsapp van je werknemers, zodat alle werknemers weten waar ze dit soort praktische informatie kunnen vinden.

organisatiecultuur casual

2. Taal

Taal is belangrijk voor de perceptie van een individu en diens interactie met de wereld. Daarom fungeert de taal die je in je organisatie gebruikt als een soort moreel kompas voor je werknemers, dat van invloed is op hoe zij zich voelen en hoe ze handelen of denken in verschillende situaties. De taal van je organisatie vormt haar cultuur, en de cultuur vormt op haar beurt weer de werknemers. Taal kan net zo goed gebruikt worden om uit te sluiten als om in te sluiten. De manier waarop we informatie formuleren of framen en welke woorden en toon we daarbij gebruiken, is van cruciaal belang voor je organisatiecultuur.

Bijvoorbeeld: uitdrukken wat je wilt dat er gebeurt in plaats van wat je niet wilt dat er gebeurt, kan werknemers ertoe aanzetten het gewenste gedrag te vertonen en weerspiegelt een positieve houding en een ‘can-do’ mentaliteit, die zal doorsijpelen in je cultuur. De formulering van je missie en waarden kan een enorme impact hebben op de manier waarop werknemers hun werk doen. De taal die werknemers gebruiken in hun e-mails aan klanten kan van invloed zijn op hoe de organisatiecultuur overkomt op buitenstaanders.

Communicatie over dit onderwerp

Om ervoor te zorgen dat je dezelfde tone of voice gebruikt, kun je duidelijke richtlijnen opstellen over de gewenste taal, tone of voice, zinsopbouw et cetera. Documenteer deze richtlijnen op je intranet en deel ze met al je werknemers, zodat ze weten hoe ze taal moeten gebruiken in hun interactie met klanten of collega’s. Communicatietemplates kunnen een onderdeel zijn van deze richtlijnen. Bij Netpresenter hebben we bijvoorbeeld een intern lexicon opgesteld, zodat we allemaal gebruikmaken van dezelfde, juiste woorden en taal gebruiken waarvan wij vinden dat die bij onze organisatie past. Dat kan handig zijn, zeker als er discussie ontstaat over het gebruik van bepaalde woorden.

Via interne communicatie geef je overigens ook het juiste voorbeeld. Herhaling is belangrijk, dus als je wilt dat je werknemers bepaalde woorden gebruiken, zorg er dan voor dat je ze zelf ook herhaaldelijk gebruikt. Als je wilt dat je werknemers zich houden aan je zorgvuldig geformuleerde missie, laat die dan herhaaldelijk zien via je narrowcasting op grote schermen in publieke ruimtes, bijvoorbeeld. Zo blijft die altijd in het achterhoofd van je personeel. Je interne communicatie maakt deel uit van de taal van je organisatie, en is daarom een belangrijke factor in het vormen van je organisatiecultuur.

organisatiecultuur tech savvy

3. Technologie

De technologie die je gebruikt, kan je organisatie een jonge en tech-savvy uitstraling geven, zoals Netpresenter heeft, of een ouderwetse, stijve, en zelfs incompetente uitstraling. Technologie die werkt zoals het hoort en past in de doelstellingen en strategie van de organisatie kan een positieve, productieve en winnende cultuur onder je personeel versterken. Technologie die echter onvoldoende doeltreffend is en niet is afgestemd op geldende opvattingen en waarden, kan als overbodig aanvoelen en positiviteit en productiviteit doen omslaan in demotivatie en frustratie.

‘Met de screensavers kunnen we waarschuwingen versturen als een van onze systemen downtime vertoont. Als we de screensavers gebruiken, zijn we er zeker van dat iedereen de boodschap krijgt.’

Communicatie over dit onderwerp

Mensen zullen begrijpen dat technologie en systemen soms een update nodig hebben, of dat er systemen er even uit liggen. Maar als niemand ze heeft verteld dat hun systeem zal worden geüpdatet en ze komen op het werk om alleen maar te ontdekken dat er wéér een systeem uit ligt? Dat leidt tot frustratie en demoralisatie, wat vroeg of laat zal doorsijpelen in de organisatiecultuur.

Sky Lakes Medical Center, een van onze klanten, heeft een geweldige oplossing voor dit probleem bedacht. Sky Lakes gebruikt corporate screensavers om alerts te sturen die hun werknemers informeren over downtimes van hun systemen. John Gaede, Directeur Informatiediensten bij Sky Lakes, legt uit hoe dit werkt: ‘Feedback die we over dit onderwerp in het verleden consequent kregen van werknemers uit verschillende afdelingen weerspiegelde hun frustratie. Ze vertelden ons: jullie moeten met ons communiceren, zodat we ons werk kunnen doen. Met de screensavers kunnen we waarschuwingen versturen als een van onze systemen downtime vertoont. Als we de screensavers gebruiken, zijn we er zeker van dat iedereen de boodschap krijgt. En vervolgens gebruiken we de waarschuwingen om te valideren dat het systeem weer in orde is wanneer het is hersteld.’

Sky Lakes laat zien dat ze om hun werknemers geven en hen op de eerste plaats zetten door hen op de hoogte te houden van alles wat ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Dit weerspiegelt zich in hun cultuur; het versterkt een sterke en productieve organisatiecultuur die mensen op de eerste plaats zet en hen in staat stelt hun werk zo goed mogelijk te doen.

4. Voordelen en extraatjes

Dit is meestal een van de eerste dingen waar werknemers het over hebben als hen gevraagd wordt naar de cultuur in hun organisatie: de interne fitnessruimte, de gratis lunches, de vrijmibo, de tafelvoetbaltafel of de massagetherapeut die spieren van collega’s soepel houdt – tijdens werktijd! Bij Netpresenter spelen we in de pauze graag een potje FIFA op onze PlayStation om wat stoom af te blazen tussen het werken door. Maar secundaire arbeidsvoorwaarden zijn ook flexibele werktijden, betaald verlof, thuiswerken en andere inspanningen om het welzijn van werknemers te vergroten.

Communicatie over dit onderwerp

Voordelen en extraatjes zijn een teken dat je geeft om het welzijn van je werknemers. Ze tonen aan dat je je mensen op de eerste plaats zet om hen gelukkig te maken – want gelukkige werknemers zijn productieve werknemers. Zorg er dus voor dat je begrijpt wat je werknemers drijft om het beste uit zichzelf te halen, en kijk welke extraatjes en voordelen daaraan kunnen bijdragen. De beste manier om dit te doen is het hen te vragen door je interne communicatiekanalen in te zetten, zoals Microsoft Teams, narrowcastingschermen of je interactieve screensavers. Zorg ervoor dat je deze kanalen ook gebruikt om te communiceren over alle extraatjes en voordelen, en dat ze bijvoorbeeld meteen door kunnen klikken naar belangrijke pagina’s op je SharePoint. Zo weten werknemers wat je allemaal doet om het werk voor mensen zo aangenaam mogelijk te maken: work hard, play harder!

Organisatiecultuur erkenning

5. Beloningen en erkenning

Beloningen en erkenning hebben een enorme invloed op de organisatiecultuur. Erkenning op de werkplek motiveert het personeel, geeft een gevoel van vervulling, zorgt ervoor dat werknemers trots zijn op hun organisatie en dat ze zich gewaardeerd voelen voor hun werk. Erkenning verhoogt de betrokkenheid van individuele werknemers, de loyaliteit aan de organisatie, de retentie en de productiviteit. Erkenning creëert een perceptie bij werknemers over wat de waarden en overtuigingen van hun organisatie zijn en waar ze voor staat. Beloningen en erkenning benadrukken dat het werk van een werknemer waardevol en betekenisvol is voor de organisatie.

Naast communiceren hoe gewaardeerd iemand en zijn werk is, zorgt erkenning voor motivatie en krijgen andere werknemers een beeld van hoe succes eruitziet. Op deze manier kan erkenning zowel een middel zijn voor individuele beloning en betrokkenheid van werknemers, als een kans om de gewenste organisatiecultuur naar andere werknemers te versterken.

‘Wanneer een team iets opmerkelijks doet, ga ik langs, maak een foto, en zet het nieuws en de foto op de screensavers en narrowcastingschermen. Het team weet dan dat iedereen van hun prestatie op de hoogte zal zijn, waardoor ze zich gewaardeerd voelen.’

Communicatie over dit onderwerp

Het belonen en erkennen van werknemers kan zowel privé als publiekelijk gebeuren. Eén ding is zeker: werknemers die hun best doen om goed werk te leveren, hebben erkenning nodig voor hun harde werk. Organisaties met hoge betrokkenheidsniveaus onder hun werknemers en met een sterke organisatiecultuur erkennen goede prestaties gewoonlijk via meerdere manieren en verschillende kanalen.

Peer-to-peer erkenning stelt werknemers bijvoorbeeld in staat om hun collega’s te waarderen: 89 procent van de HR-professionals geeft aan dat peer-feedback een zeer positieve of enigszins positieve impact heeft op hun organisatie. Dit kan worden gedaan door peer-to-peer erkenningskanalen op te zetten, zoals een openbaar kanaal in Microsoft Teams of een kanaal in uw bedrijfsapp waar werknemers hun collega’s kudos kunnen geven voor het leveren van goed werk.

Onze klant Brooklyn Hospital Center gebruikt hun screensavers en narrowcastingschermen om hun werknemers publiekelijk te erkennen voor goed werk. Eric Sommer, Senior Schrijver & Redacteur bij Brooklyn Hospital Center legt uit: ‘De tv- en pc-schermen hebben een enorm effect gehad op het verbeteren van de tevredenheid en het moreel van de werknemers én op het creëren van een gemeenschapsgevoel. Wanneer een team iets opmerkelijks doet, de zogenaamde small victories, ga ik langs, maak een foto, ga terug naar mijn kantoor en zet het nieuws en de foto op de screensavers en narrowcastingschermen. Het team weet dan dat iedereen van hun prestatie op de hoogte zal zijn, waardoor ze zich gewaardeerd voelen. Het heeft een onmiddellijk ‘feel-good’-effect.

Door publieke erkenning zorgt het Brooklyn Hospital Center ervoor dat hun werknemers trots zijn om deel uit te maken van het team. Zo versterken ze een positieve cultuur waar werknemers deel van willen uitmaken – een geweldige manier om vorm te geven aan een erkenningsprogramma en ervoor te zorgen dat werknemers zich gewaardeerd voelen.

Hebben we je geïnspireerd om aan de slag te gaan met het creëren van een winnende organisatiecultuur door middel van interne communicatie? Neem contact op met onze consultants voor een adviesgesprek, zij helpen je graag bij het versterken van je organisatiecultuur! Ben je benieuwd naar tips over level 2 en 3 van de culturele ijsberg? Houdt dan ons blog in de gaten voor het vervolg!

Bente
Bente Pieters

Bente is, naast taalpurist, allesweter op het gebied van interne communicatie. Ze kent op dat vlak alle ins en outs en deelt die graag in foutloze taal. In haar vrije tijd vind je haar in de sportschool of op de bank met een boek.