Organisatiecultuur

Organisatiecultuur begrijpen en vormgeven – de sleutelrol van interne communicatie

‘Culture eats strategy for breakfast’: cultuur eet strategie als ontbijt, zei managementconsultant Peter Drucker ooit – en we denken dat dit zeker waar kan zijn. Bedrijven die de twee loskoppelen, kunnen hun succes op het spel zetten. Hoewel de meerderheid van de organisaties echter veel tijd en moeite besteedt aan het ontwikkelen van strategieën en plannen, kan de manier waarop mensen zullen werken om die waar te maken snel over het hoofd worden gezien. Dat resulteert in een verkeerde afstemming tussen strategie en cultuur, die wel nodig is om de gewenste resultaten te leveren. Maar waar mensen werken, is er een cultuur. Het vormgeven van de gewenste organisatiecultuur is een voortdurend proces dat een constante inspanning vereist, en je interne communicatie speelt een sleutelrol in elk onderdeel van dat proces.

Organisatiecultuur: een definitie

Wij zien organisatiecultuur als de ‘sociale lijm’ binnen een organisatie. Het is de verzameling van overtuigingen, waarden, normen en interactiemethoden die de omgeving van een organisatie creëren en de persoonlijkheid van een organisatie vormen. Toonaangevende cultuurwetenschapper Edgar Schein definieert cultuur eenvoudigweg als ‘hoe een organisatie zichzelf intern organiseert’. Daarnaast geeft hij een meer diepgaande beschrijving, waarbij hij cultuur definieert als ‘de som van alles wat een organisatie in haar geschiedenis heeft geleerd bij het omgaan met de externe problemen – wat doelen en strategie zou zijn’. Met andere woorden: ‘Dat is hoe we het hier doen’.

Halls culturele ijsbergmodel

Volgens de Amerikaanse antropoloog Edward Hall ontstaat de organisatiecultuur (in welke vorm dan ook) op drie verschillende niveaus. Deze niveaus worden vaak weergegeven in de metafoor van een ijsberg. Hall ontwikkelde het culture ijsbergmodel in de jaren zeventig van de vorige eeuw als analogie van de culturele codes die in elke samenleving gelden, maar het model is nog steeds van toepassing. Het model is geïnspireerd op de ijsbergen in de poolzeeën: ze hebben zichtbare delen boven het wateroppervlak, maar tot negentig procent van de werkelijke massa van een ijsberg blijft onderweg water verborgen. De ijsbergniveaus van Hall geven aan welke factoren van de organisatiecultuur zich boven en onder het ‘oppervlak’ bevinden – of wat wel en niet kan worden waargenomen.

Niveau één ligt boven het oppervlak: ‘de artefacten en symbolen’ of het zichtbare deel van de cultuur van je organisatie. Dit deel kan worden opgemerkt, maar niet noodzakelijkerwijs begrepen, door een bezoeker of ‘buitenstaander’ in de vorm van (onder andere) fysieke artefacten zoals het interieur van een gebouw, kantoorinrichting en -decoratie, dresscode en technologie, maar ook de eigen taal van je organisatie, zichtbare tradities, sociale praktijken en zelfs kantoorgrappen.

Niveau twee en drie liggen onder het oppervlak – ze zijn minder zichtbaar en prominent aanwezig.

Niveau twee, de ‘waarden en normen’, is hetgeen waar een organisatie voor zegt te staan en wat een organisatie beweert te waarderen, zoals gepubliceerde waarden en visie, of een missie. Dit zijn uitgesproken doelen, en ze weerspiegelen de gedeelde mening van werknemers over ‘hoe het zou moeten gaan’. Ze kunnen het ‘public relations-gezicht’ van de organisatie zijn, hoewel dat niet altijd overeenkomt met de werkelijkheid.

Niveau drie, de ‘veronderstellingen’, zijn de kernopvattingen van je werknemers. Ze kunnen de manier waarop mensen handelen en met elkaar omgaan sterk beïnvloeden, hoewel ze niet altijd bewuste aannames zijn. Een veronderstelling is een soort overtuiging die als vanzelfsprekendheid wordt beschouwd, en dus nooit wordt uitgedaagd, bijvoorbeeld: ‘als ik een goed idee heb, kan ik dat het beste met mijn collega’s delen’. Een patroon hiervan ontwikkelt zich onder de leden van een sociale groep zoals een organisatie en vormt de kern van hun cultuur.

Als je het ijsbergmodel van Hall in gedachten houdt, kan organisatiecultuur ontastbaar aanvoelen, en in sommige opzichten is die dat ook. Interne communicatie is een instrument dat helpt om de ontastbare factoren van je organisatiecultuur bloot te leggen. De sleutelrol van de organisatiecultuur komt tot uiting in twee belangrijke processen: inzicht verkrijgen in de organisatiecultuur en het vormgeven van de organisatiecultuur.

Inzicht in organisatiecultuur door interne communicatie

Organisatiecultuur is iets persoonlijks, en nieuwe of zelfs bestaande werknemers kunnen moeite hebben om de cultuur van een organisatie te begrijpen en verder te kijken dan het eerste niveau van de cultuur – de tastbare laag. Interne communicatie speelt een sleutelrol in het blootleggen van de ongrijpbare factoren van organisatieculturen, zoals gedachten, waarden en overtuigingen. Effectieve interne communicatie zal de veronderstellingen en normen en waarden in je organisatie boven de oppervlakte brengen. Die verschaft meer inzicht in de culturele context en maakt een beter begrip van de organisatie mogelijk, waardoor je werknemers je bedrijfswaarden en bedrijfscultuur beter op elkaar kunnen afstemmen. Betere alignment in je organisatie resulteert in een gedragspatroon van hoge prestaties en positieve assertiviteit – en welke organisatie wil dat nou niet?

Vormgeven van organisatiecultuur

Interne communicatie helpt je dus de normen en waarden van je organisatie tastbaar te maken, maar je communicatiekanalen zijn ook een nuttig instrument om je organisatiecultuur vorm te geven. Door te communiceren over je waarden en veronderstellingen zal er bijvoorbeeld een cultuur van openheid en transparantie ontstaan, waardoor er een omgeving wordt gecreëerd waarin werknemers zich gewaardeerd voelen. Transparantie zorgt voor een soort comfort dat werknemers in staat stelt effectief te communiceren en zo vooruitgang te boeken. Hierdoor versterk je de veronderstelling dat eerlijkheid het beste beleid is.

De veronderstellingen in je organisatie schrijven je artefacten en normen en waarden voor. Je veronderstellingen kunnen echter ook beïnvloed worden door je normen en waarden, en je artefacten zullen dan overeenstemmend moeten worden aangepast. De niveaus van je culturele ijsberg zijn allemaal met elkaar verweven en staan in wisselwerking met elkaar. Je interne communicatie zal daarbij fungeren als de rode draad die de ontastbare gedeelten van je organisatiecultuur kan blootleggen.

Wil jij de verborgen lagen van je organisatiecultuur aan het licht brengen? Wij zijn altijd enthousiast om je te helpen je organisatiecultuur beter te leren begrijpen of vorm te geven. Aarzel niet om contact op te nemen met onze consultants!

Bente
Bente Pieters

Bente is, naast taalpurist, allesweter op het gebied van interne communicatie. Ze kent op dat vlak alle ins en outs en deelt die graag in foutloze taal. In haar vrije tijd vind je haar in de sportschool of op de bank met een boek.