Asynchrone communicatie: Zo pas je het toe binnen jouw organisatie

Geschatte leestijd: 8 minuten

Hybride werken neemt toe, en dus werken steeds meer collega’s niet op dezelfde locatie of zelfs op hetzelfde moment. Dat betekent ook dat veel afdelingen meer en meer afhankelijk worden van asynchrone communicatie. Is die trend iets om je zorgen over te maken? Met de juiste tools hoeft asynchrone communicatie zeker niet ingewikkeld te zijn. In deze blog leggen we uit wat de verschillen tussen synchrone en asynchrone communicatie zijn, en hoe je als organisatie het beste uit asynchrone communicatie haalt.  

Synchrone en asynchrone communicatie

Het verschil tussen synchrone en asynchrone communicatie is eigenlijk heel eenvoudig. Synchrone communicatie gebeurt direct en gelijktijdig. Denk bijvoorbeeld aan een telefoongesprek, of een meeting. Asynchrone communicatie gebeurt juist niet tegelijkertijd. De verzender verstuurt een bericht en de ontvanger leest het bericht pas wanneer het hem of haar uitkomt. Het bekendste voorbeeld hiervan is waarschijnlijk e-mail, maar ook intranet, WhatsApp en chatten via programma’s als Slack en Teams zijn dus voorbeelden van asynchrone communicatie.

Het voordeel van asynchrone communicatie mag duidelijk zijn: het is veel flexibeler dan synchrone communicatie. Alle betrokken partijen hoeven immers niet op hetzelfde tijdstip beschikbaar te zijn. Werknemers kunnen dus ongestoord een taak afmaken alvorens ze op een e-mail of chatbericht reageren, of een bericht op intranet lezen. Die flexibiliteit is ideaal voor organisaties die hybride werken.

Maar de nadelen zijn ook evident. Niet iedereen heeft bijvoorbeeld dezelfde verwachtingen bij asynchrone communicatie. Soms wordt er wel degelijk direct of in ieder geval snel een reactie verwacht, zoals bij (instant) messaging en soms ook bij e-mail. Je krijgt dan een situatie waarbij de verzender via bijvoorbeeld WhatsApp een bericht verstuurt en onmiddellijk zit te wachten op een reactie. De verzender verstuurt misschien zelfs nog een paar extra berichten om aandacht te vragen: het asynchrone communicatiemiddel wordt toegepast als synchroon communicatiemiddel. Onhandig, want je hebt als verzender weinig inzicht in en invloed op of iemand je bericht leest, en wanneer. Iedereen heeft nou eenmaal zijn eigen planning, dus je kunt niet altijd verwachten dat vragen meteen worden opgevolgd.

Bovendien kan asynchrone communicatie erg tijdrovend zijn. Nog voor de coronapandemie bleek uit onderzoek van Adobe dat werknemers gemiddeld 3,1 uur per dag aan werk gerelateerde e-mails besteden. Bij hybride werken zijn mensen nog afhankelijker van digitale communicatievormen. Het is dus een kostbare zaak wanneer interne communicatie niet efficiënt en effectief verloopt. Om de efficiëntie en effectiviteit te verhogen, hebben we vijf tips.

• Meet wat werkt
• Hou content relevant
• Maak interactie mogelijk (maar hou het overzichtelijk)
• Verstuur belangrijke berichten op een slimme manier
• Gebruik de juiste tools voor asynchrone communicatie

Meet wat werkt

Asynchrone communicatie vraagt, net als hybride werken in algemene zin, om vertrouwen en verantwoordelijkheid. Je moet er immers van op aan kunnen dat de ander je berichten leest en er eventueel ook iets mee doet. Als het bericht niet wordt gelezen of de gewenste actie niet wordt ondernomen, kan dat voor onenigheid zorgen. Maar is die onenigheid wel terecht? Misschien gebruikt de ontvanger andere kanalen of apparaten, heeft de ontvanger nog geen tijd gehad om het bericht te bekijken, of zijn er andere prioriteiten. Daarom is het belangrijk om inzichtelijk te maken hoe werknemers communiceren, zodat de interne communicatie voor iedereen werkt.  

Netpresenter is ontworpen om je zoveel mogelijk inzicht te geven in wat wel en niet werkt. Ons platform houdt bijvoorbeeld automatisch bij wie berichten heeft geopend, hoeveel er wordt gereageerd, en of mensen doorklikken op links. Maar er is meer. Je ziet ook welke apparaten er binnen de organisatie worden gebruikt, en op welke tijdstippen je het beste berichten kan versturen. Zo zie je steeds wat er werkt en niet en kun je je communicatie altijd bijsturen voor een optimaal resultaat.

Lees meer over statistieken in Netpresenter.

Hou content relevant

Wist je dat werknemers gemiddeld 120 e-mails per dag ontvangen? Niemand zit dus te springen om nog meer e-mailtjes. Bovendien zorgt deze stortvloed aan mail ervoor dat twee derde van de werknemers e-mails negeert. Daarom is het noodzakelijk om content relevant te houden. Wees dus selectief met het verzenden van e-mails en gebruik in programma’s als Teams de juiste kanalen of groepen. Een e-mail naar iedereen is voor de verzender weliswaar heel makkelijk, maar je zorgt onbewust dus voor ontzettend veel ruis bij de ontvangers.

Met Netpresenter beschik je over geavanceerde targetingopties waarmee je altijd precies de juiste doelgroep bereikt. Je kunt specifieke afdelingen of kantoren bereiken, of zelfs individuele ontvangers selecteren. Je kunt bijvoorbeeld berichten alleen op alle buitendienstmedewerkers targeten, of de IT-afdeling. Zo weet je zeker dat mensen alleen berichten krijgen die ook echt op hen van toepassing zijn en dat je nooit andere werknemers onnodig lastigvalt met je bericht.

Maak interactie mogelijk (maar hou het overzichtelijk)

Reageren, vragen stellen, feedback geven; sociale interactie is een belangrijk onderdeel van werknemerscommunicatie. Maar zoals bij het vorige punt al beschreven, zit niemand te wachten op allemaal discussies via e-mail. Daarom is het belangrijk om overzicht te bewaren. In Teams worden reacties bijvoorbeeld gebundeld met het originele bericht, waardoor het ook voor iemand die pas later Teams opent, overzichtelijk is wat er allemaal besproken is. Ook in Netpresenter verschijnen alle reacties overzichtelijk onder het originele bericht.

Bovendien gaat ons platform nog een stapje verder. Met onder andere polls en pulse enquêtes wordt feedback verzamelen nog laagdrempeliger. Werk je bijvoorbeeld aan een nieuw logo of design voor de website, dan laat je met een poll collega’s in een handomdraai stemmen welk ontwerp zij mooier vinden. De pulse enquêtes zijn juist geschikt om over langere tijd periodiek bij te houden hoe iedereen zich voelt en of iedereen goed in staat is werk af te krijgen. Zo maak je interactie ook echt betekenisvol.

Verstuur belangrijke berichten op een slimme manier

Sommige berichten mag niemand missen. Hoe zorg je er nou voor dat zulke berichten boven de ruis uit stijgen? Een @channel in Teams of e-mail naar iedereen lijkt misschien voor de hand liggend, maar dan weet je nog niet of iedereen je bericht ook echt heeft gelezen. Daarom hebben we Netpresenter voorzien van een aantal slimme features die precies dát inzichtelijk maken.

Zo kun je pushmeldingen gebruiken om je belangrijke bericht extra kracht bij te zetten, en zie je in de geavanceerde statistieken precies wie je bericht heeft geopend, en wanneer. Ben je er toch nog niet genoeg van overtuigd dat mensen het bericht hebben gelezen, kun je een stap verder gaan met de leesbevestigingen, waarbij mensen actief moeten aangeven dat ze je bericht hebben gezien. Wil je echt zeker weten dat niemand je bericht over het hoofd ziet, dan bieden de Attention Boosters uitkomst. Bij een Attention Booster wordt een bericht net zo lang herhaald tot de ontvanger bevestigt dat ‘ie het heeft gelezen, of heeft gestemd in een poll. Er zijn dus meerdere manieren om essentiële informatie bij iedereen onder de ogen te krijgen, ook als iedereen asynchroon werkt.

Gebruik de juiste tools voor asynchrone communicatie

Uiteindelijk staat of valt je asynchrone communicatie met de tools die je ervoor gebruikt. Niet alle tools zijn even geschikt voor asynchrone communicatie. E-mail, bijvoorbeeld, stelt je weliswaar in staat om berichten asynchroon over en weer te versturen, maar daarmee is alles wel zo’n beetje gezegd.

Samenwerkingsplatformen als Microsoft Teams, Slack of Workplace zijn een flinke stap in de goede richting. Je kunt met zulke platformen berichten sturen naar specifieke werknemers of afdelingen, en vaak ook zien wie je bericht al heeft gelezen. Bovendien is er een mogelijkheid tot reageren. Dat maakt zulke tools erg handig voor operationele communicatie, maar nog steeds iets minder geschikt voor organisatiecommunicatie. Daarvoor zijn de extra opties vaak nog iets te basaal en te veel gericht op samenwerken met naaste collega’s.

Een werknemerscommunicatieplatform zoals Netpresenter kan voor veel organisaties daarom het missende puzzelstukje zijn in de interne communicatie. Met onder andere onze geavanceerde targetingopties en statistieken is Netpresenter een waardevolle toevoeging op de tools die veel organisaties al gebruiken voor hun dagdagelijkse communicatie. Dankzij onze integraties kunnen we die bestaande tools zelf versterken. Dat maakt Netpresenter bij uitstek geschikt voor asynchrone communicatie, zowel voor operationele communicatie als organisatiecommunicatie.

Wil je weten wat Netpresenter voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een gratis demo of neem contact met ons op. Of download de gratis guide en vind de juiste communicatietools om jouw werknemers te bereiken.