Operationele communicatie en Netpresenter: empower je werknemers met belangrijke informatie

Geschatte leestijd: 8 minuten

Een uitdaging die veel organisaties hebben? Werknemers altijd voorzien van alle informatie die ze nodig hebben om optimaal te kunnen presteren. Je personeel geïnformeerd houden is al lang geen kwestie meer van e-mails of (papieren) nieuwsbrieven verspreiden. Het is belangrijk dat je werknemers informatie tot zich kunnen nemen via het communicatiekanaal van hun voorkeur, dat ze altijd en overal gemakkelijk toegang hebben tot alle informatie, dat ze relevante informatie krijgen en dat ze zowel bottom-up als top-down kunnen communiceren. Deze dagelijkse communicatie wordt operationele communicatie genoemd en zal het best presteren wanneer je een platform voor werknemerscommunicatie gebruikt dat écht iedereen in je organisatie bereikt.

Wat is operationele communicatie?

Operationele communicatie is een specifieke vorm van werknemerscommunicatie. Werknemerscommunicatie is simpel gezegd het scala aan methoden dat organisaties kunnen inzetten om te communiceren met hun personeel en vice versa.

Operationele communicatie is de werknemerscommunicatie die je personeel nodig heeft om hun werk en dagelijkse taken goed te kunnen doen. Deze berichten hebben betrekking op de dagelijkse communicatie. Operationele communicatie is meestal vrij specifiek en dus afgestemd op een duidelijk publiek. Bijvoorbeeld:

• Een winkelmanager die zijn teamleden voorziet van informatie over nieuwe producten.
• Een IT-medewerker die zijn collega’s waarschuwt dat sommige systemen gedurende een bepaalde periode niet zullen werken vanwege onderhoud.
• De marketingafdeling die de verkoopafdeling informeert over nieuwe of komende campagnes.
• Een manager van een ziekenhuisafdeling die zijn team op de hoogte brengt van nieuwe regelgeving.
• Een manager die zijn collega’s instrueert over veiligheid op de werkvloer, zoals het dragen van een helm.

Om doeltreffend te zijn, moet operationele communicatie naadloos en moeiteloos beschikbaar zijn. Werknemers moeten snel toegang hebben tot alle informatie en resources, wanneer ze maar willen en waar ze ook zijn. Een omnichannel communicatieplatform voor werknemers, zoals Netpresenter, kan deze gemakkelijke toegang tot alle beschikbare informatie bieden.

Werknemerscommunicatieplatform

Netpresenter is een communicatieplatform voor werknemers met een omnichannelbenadering van communicatie: via meerdere kanalen blijven je werknemers bereikbaar, onder alle omstandigheden en waar ze zich ook bevinden. Wij noemen deze vorm van communicatie ‘omnichannel communicatie’. Ons communicatieplatform brengt je operationele communicatie rechtstreeks tot bij je werknemers: als ze achter hun bureau op hun computer werken, als ze even hun telefoon checken of als ze voorbij narrowcastingschermen lopen.

Laten we eens kijken naar hoe Netpresenter jou helpt met het publiceren van operationele communicatie via een aantal van onze belangrijkste features:

Integraties

Het beste operationele communicatieplatform verbindt zowel desk- als non-deskwerknemers met de digitale werkplek. Door integratie met andere tools breng je de verschillende systemen die je werknemers al gebruiken naadloos en moeiteloos samen op één plek, wat bijdraagt aan de werknemerservaring. Netpresenter is Microsoft-georiënteerd en kan verbonden worden met populaire tools zoals Microsoft SharePoint, Microsoft Teams en Power BI om te voldoen aan de specifieke behoeften van je organisatie en om alle middelen samen te brengen die je werknemers nodig hebben.

Onze klant, Rotterdam World Gateway, ’s werelds meest geautomatiseerde en innovatieve containerterminal, gebruikt Netpresenter om zijn desk- en non-deskwerknemers te bereiken met intranetberichten. Niels Dekker, Public Affairs & Communication Manager bij RWG, legt uit: ‘We hebben grote schermen opgehangen aan de muren in zowel onze kantoorgebouwen als de terminal, om onze non-deskwerknemers te informeren. Netpresenter toont automatisch een verkorte versie van onze intranetberichten op die schermen.’

‘We gebruiken de Netpresenter screensaver ook om het intranet onder de aandacht te brengen van ons kantoorpersoneel. Wanneer de screensaver op hun computers verschijnt, worden er automatisch nieuwsberichten van het intranet weergegeven. Als ze meer willen weten, kunnen ze gewoon op het item klikken, en worden ze doorverwezen naar het volledige nieuwsbericht op het intranet. Netpresenter is een extra methode om deze informatie met onze werknemers te delen en hen aan te moedigen om gebruik te maken van het intranet.’ En met succes: RWG heeft een aanzienlijke toename gemeten in de populariteit van en het verkeer naar het intranet sinds ze Netpresenter zijn gaan gebruiken.

“Netpresenter toont automatisch een verkorte versie van onze intranetberichten op onze narrowcastingschermen.”

Targeting en relevante content

Omdat relevantie essentieel is in operationele communicatie, zijn deze berichten over het algemeen gerichter. Om informatie relevant te houden en specifieke doelgroepen te bereiken, werkt Netpresenter met kanalen, of zogenoemde Sites. Met het platform kun je meerdere kanalen maken voor je operationele communicatie. Deze kanalen kunnen getarget zijn op locaties, afdelingen of zelfs een groep specifieke werknemers. Zo ontvangen je werknemers altijd alle belangrijke en relevante content en hoef je nooit meer twee keer content te creëren.

Elk kanaal target een of meer groepen werknemers. Jij bent degene die criteria voor elke doelgroep bepaalt; we kunnen allerlei verschillende factoren gebruiken om je content te targetten, dus het hangt af van wat het beste bij je organisatie past en hoe je apparaten beheert. We kunnen content targetten op basis van (onder andere) IP-adres (of een reeks IP-adressen), type apparaten, gebruikersnamen of een computernaam. De mogelijkheden zijn eindeloos, en uiteindelijk is het helemaal aan jou hoe je de kanaalstructuur opzet. Eén ding is echter zeker: je operationele communicatie zal altijd relevant zijn voor je publiek.

Pushnotificaties en herinneringen

Operationele communicatie moet voortdurend worden geactualiseerd. Of het nu gaat om nieuwe richtlijnen rondom COVID-19, nieuwe regels of voorschriften, een IT-storing, een productlancering of belangrijke KPI’s: het is je dagelijkse communicatie, dus die moet in realtime beschikbaar zijn (na een dag kan die informatie immers alweer oud zijn). Het updaten van je operationele communicatie is echter niet altijd voldoende. Als een bericht van cruciaal belang is en je werknemers er nu meteen van op de hoogte moeten zijn en naar moeten handelen (IT-storing!), is een pushmelding dé manier om informatie onder de aandacht van je werknemers te brengen.

Met Netpresenter kun je pushmeldingen verzenden naar de smartphones en laptops van je werknemers, en zelfs naar je narrowcastingschermen. De melding verschijnt onmiddellijk als pushbericht op elke smartphone in je organisatie, waarbij het bericht zichtbaar blijft op vergrendelde schermen en in het berichtencentrum. Onze Windows-notificatie verschijnt als pushbericht op elke desktop en laptop in je organisatie, en onze player pop-up neemt je narrowcastingschermen over. Zo kun je er zeker van zijn dat je dringende berichten de aandacht trekken van elke werknemer, waar die zich ook bevindt.

Sociale features en menselijke interactie

Een efficiënte en directe manier om je personeel tegelijkertijd te informeren en te betrekken is het gebruik van sociale features en het mogelijk maken van menselijke interactie. Een wekelijkse korte video of blog, gemaakt door het management of een proceseigenaar, kan al bijdragen aan de ervaring en een persoonlijk tintje geven waar werknemers behoefte aan hebben – met name thuiswerkers of non-deskwerknemers. Door die video of blog in een bedrijfsapp te publiceren, kunnen je collega’s die bekijken als ze even tijd hebben. De reactiesectie van de app geeft werknemers een platform om samen te werken, vragen te stellen en te communiceren, zelfs als ze niet bij elkaar in de buurt zijn. Onze klant BankservAfrica brengt dit al in de pratijk met onze News & Safety App.

Madelyn Swanepoel, Internal Communications & Employee Experience Specialist bij BankservAfrica, geeft een mooi voorbeeld: ‘Ik maak video’s van mensen die informatie delen en plaats die op ons YouTubekanaal, dat we hebben gekoppeld aan Netpresenter. Als er bijvoorbeeld een belangrijk beleid is, zal de eigenaar van dat beleid erover praten. Die legt het beleid dan uit en vertelt waarom het betrekking heeft op onze organisatie. Daarnaast zal diegene mensen aanmoedigen om vragen te stellen via e-mail of de reactiesectie van de app. De app geeft mensen een platform om samen te werken en om vragen te stellen. Dat brengt de dialoog op gang, wat ik heel belangrijk vind. Hetzelfde geldt voor onze CEO; als hij iets te zeggen heeft, mailt hij niet. Hij maakt video’s. En dat werkt, omdat mensen andere mensen willen zien. Dat verbindt hen, en het vermenselijkt de digitale ervaring.’

Wil jij onmiddellijk beginnen met het verbeteren van je operationele communicatie? Plan vandaag nog een gratis demo of een adviesgesprek in. Onze consultants denken graag met je mee en laten je alles zien wat Netpresenter te bieden heeft! Of download de gratis guide en vind de juiste communicatietools om jouw werknemers te bereiken.