Zeven tips voor effectieve interne communicatie in de gezondheidszorg

Geschatte leestijd: 8 minuten

In de gezondheidszorg kan effectief communiceren een lastige uitdaging vormen. Dat heeft vooral te maken met de variërende achtergrond van het zorgpersoneel en de wisselende opbouw van zorgorganisaties. Alle werknemers op de hoogte houden is moeilijk met personeel dat werkt in een spectrum van verschillende rollen, op verschillende uren van de dag, vaak verspreid over meerdere faciliteiten en locaties. Hoe kun je je interne communicatie in deze situatie zo effectief mogelijk maken? Lees onze tips voor effectieve interne communicatie in de gezondheidszorg.

1. Omarm de omnichannel aanpak

Vaak is de vraag in de gezondheidszorg: ‘Hoe?’ – hoe bereik je het zorgpersoneel dat niet achter bureaus zit of geen e-mailadres van de organisatie heeft? Om ervoor te zorgen dat je werknemers je boodschap krijgen, gebruik je een verscheidenheid aan communicatiekanalen. Als het bijvoorbeeld gaat om een cruciale update over een belangrijke procedure moeten nieuwe instructies snel worden doorgegeven. Vooral tijdens deze wereldwijde pandemie, waarbij het volume van informatie enorm is toegenomen.

Meerdere kanalen, zoals narrowcasting op grote schermen in openbare ruimtes, screensavers op de pc’s van artsen en een bedrijfsapp op smartphones of tablets, helpen je om belangrijke berichten bij werkelijk iedereen af te leveren. Hoe meer kanalen je inzet, hoe meer mensen je zult bereiken.

‘Belangrijke procedures worden met Netpresenter via meerdere kanalen uitgezonden; dit zorgt ervoor dat de informatie wordt gezien en onthouden.’

Onze klant, Erasmus MC, zendt belangrijke procedures en compliance communicatie uit op narrowcasting en screensavers met behulp van Netpresenter software. Heleen Verwijs, verantwoordelijk voor de interne communicatie bij Pediatric Intensive Care, legt uit: ‘Als je bijvoorbeeld vloeistof uit een glazen ampul wilt halen, moet je een speciale filternaald gebruiken. Om te voorkomen dat splinters van het glas zich met de vloeistof vermengen, is het van groot belang dat medewerkers weten hoe ze dit moeten doen. Dit soort procedures worden met Netpresenter via meerdere kanalen uitgezonden; dit zorgt ervoor dat de informatie gezien en onthouden wordt.

2. Houd berichten kort

Drukbezet zorgpersoneel heeft waarschijnlijk weinig tijd om elke dienst een berg aan internecommunicatieberichten te lezen. Als je je berichten wilt overbrengen, houd ze dan eenvoudig en kort. Door duidelijk en beknopt te zijn, vergroot je de kans dat je collega’s je berichten daadwerkelijk lezen.

Wanneer je content maakt voor bijvoorbeeld screensavers of een bedrijfsapp, zorg je ervoor dat je de belangrijkste informatie in het oorspronkelijke bericht zet. Voeg een link toe naar eventuele aanvullende informatie; op je SharePoint of in bronnen van derden. Mensen kunnen er dan voor kiezen om meer over het onderwerp te lezen als ze dat willen of als ze wat tijd over hebben.

Deze werkwijze is extra handig voor leiderschapscommunicatie. Kanalen zoals narrowcasting en screensavers bieden een uitstekende mogelijkheid om werknemers zonder bureau of e-mailadres gemakkelijk te bereiken met leiderschapscommunicatie. Je kunt deze kanalen specifiek gebruiken om de eerste aandacht te vestigen op een belangrijke boodschap van de CEO. Vat de volledige boodschap kort samen op je narrowcasting of screensavers, of toon een korte clip van een videoboodschap. Verwijs je werknemers vervolgens door naar de volledige boodschap of video op je SharePoint of in je bedrijfsapp. Ze kunnen de informatie dan volledig en op hun gemak tot zich nemen. Zo zullen ze de boodschap beter begrijpen en onthouden.

3. Target je berichten

Het werk in zorginstellingen kan hectisch worden. En als je druk bent met het leveren van zorg, zit je niet te wachten op een overload aan irrelevante informatie. De informatie die je publiceert moet relevant zijn voor je publiek én op het juiste moment komen. Boodschappen moeten worden opgesteld met je publiek in gedachten: verschillende doelgroepen in je organisatie zullen verschillende informatie nodig hebben.

Maak dus publieksgroepen, stel je bericht op, houd je publiek in gedachten en richt je boodschap op de werknemers die iets aan die informatie hebben. Als je werknemers alleen die informatie ontvangen waar ze baat bij hebben, zullen ze je communicatiekanalen minder snel negeren. Ze weten immers dat ze belangrijke berichten via deze kanalen zullen krijgen.

Gretchen Tegethoff, directeur van Information Services van het George Washington University Hospital, legt uit dat dit een strategie is die het GWUH al met succes toepast: ‘Het feit dat Netpresenter het mogelijk maakt om berichten te richten op specifieke doelgroepen of locaties is een groot pluspunt voor ons. We hebben nu één systeem om personeel te informeren en te motiveren, bezoekers en patiënten op de hoogte te houden en iedereen te waarschuwen in geval van nood.’

4. Maak informatie altijd toegankelijk

Niet elke werknemer in je organisatie kan of wil de tijd nemen om de berichten die je publiceert op het moment van publicatie te lezen. Velen zullen tijdens hun dienst andere prioriteiten hebben. Het beschikbaar houden van belangrijke informatie is van cruciaal belang om je boodschap bij al je werknemers te laten landen. Door informatie te publiceren in bijvoorbeeld een bedrijfsapp of op het intranet, blijft die beschikbaar voor je werknemers. Zo kunnen ze die lezen wanneer ze de tijd hebben. Koppel je SharePoint aan je narrowcastingschermen of corporate screensavers om ervoor te zorgen dat elke werknemer op de hoogte is van alle updates op het intranet.

5. Bereid je voor op systeemonderbrekingen

Systeemonderbrekingen veroorzaken vaak operationele verstoringen en kunnen zelfs risico’s voor patiënten vormen. Soms heeft een systeem gewoon een upgrade nodig, soms heb je te maken met storingen. Wat het ook is, je personeel wil graag weten wat er aan de hand is, en voorbereid zijn als dat kan. Niet voorbereiden is namelijk voorbereiden op falen. Om je personeel voor te bereiden of op de hoogte te houden van de status van de systemen, kun je een schermvullend desktop alert verzenden dat onmiddellijk de aandacht van elk publiek trekt. Bevestigingsknoppen in pop-ups geven je een idee van wie je bericht wel en wie je bericht niet heeft gelezen. Dat geeft een duidelijke indicatie van het bereik van je bericht.

‘Als er een systeemonderbreking is van een van onze systemen, laat ik snel een alert uitgaan; dan ben ik er zeker van dat iedereen het krijgt.’

Onze klant Sky Lakes Medical Center gebruikt deze waarschuwingen om iedereen te bereiken tijdens systeemonderbrekingen. Denise Hard, Senior Integration Developer bij Sky Lakes, legt uit: ‘Als er een systeemonderbreking is van een van onze systemen, publiceer ik snel een alert; dan ben ik er zeker van dat iedereen het krijgt. Als het systeem vervolgens weer hersteld is, gebruik ik de alerts om dat te valideren. Dankzij deze alerts kunnen we direct cruciale communicatie delen met onze collega’s’.

6. Erken, motiveer en betrek

Wees niet te zuinig met het uitdelen van complimentjes. Benut alle kansen om positieve en boeiende verhalen te delen over je organisatie – en vooral over personeel dat er alles aan doet om uitstekende gezondheidszorg te bieden. Dat is juist die positieve informatie die je werknemers betrokken houdt bij hun baan en je organisatie. Zorg er dus voor dat die berichten verspreid worden. Bied je werknemers de mogelijkheid om elkaar te prijzen en te feliciteren met uitstekend werk. Dat kan bijvoorbeeld in de reacties op een blog op SharePoint of onder een bericht in je bedrijfsapp. Met een beetje erkenning kom je al een heel eind!

7. Herhaal je boodschap

Te veel communiceren bestaat niet als het gaat om gezondheid en veiligheid. Bovendien is herhaling de sleutel tot het onthouden van informatie. Publiceer je boodschap via meerdere kanalen en blijf haar herhalen tot je zeker weet dat iedereen haar gezien heeft. Deel je belangrijke informatie, zoals een nieuwe procedure? Publiceer het bericht dan met een pushnotificatie en voeg een bevestigingsknop toe. Dit dwingt je werknemers om te bevestigen dat ze het bericht hebben gelezen; dat kan ervoor zorgen dat ze er bewuster mee bezig zijn.

Wil je effectief gaan communiceren met je personeel in de gezondheidszorg? Neem contact op met onze consultants; zij helpen je graag! Of download de gratis guide en vind de juiste communicatietools om jouw werknemers te bereiken.