Realtime interne crisiscommunicatie

Hulpdiensten in actie? Nu je personeel nog!

Vandaag, op 11 februari (11-2), is het de internationale dag van het Europese alarmnummer 112. In Nederland is 112 sinds 1997 het enige nationale alarmnummer dat je kunt bellen in noodsituaties. Als er bijvoorbeeld een brand is uitgebroken in je kantoorgebouw, word je na het bellen van 112 supersnel geholpen. Oproepen worden gemiddeld in drie seconden beantwoord en binnen vijftien minuten zijn hulpdiensten ter plaatse. Inmiddels is het bellen van 112 bij acute nood wel ingeburgerd en grijp jij meteen naar de telefoon als er brand is in je kantoorgebouw. Maar als de hulpdiensten dan onderweg zijn om die brand te blussen, volgt een belangrijke stap die nog wel eens over het hoofd wordt gezien: het inlichten van je personeel. Realtime interne crisiscommunicatie is daarvoor essentieel.   

We blijven even bij de brand in je kantoorgebouw. Het brandalarm gaat af. In onze ervaring is het zo dat veel mensen op hun plek blijven zitten bij een (brand)alarm. Onderzoek geeft daar een aantal redenen voor:

  • Mensen weten niet wat het geluid is;
  • Mensen horen het geluid niet;
  • Mensen nemen het alarm niet serieus;
  • Mensen weten niet wat ze moeten doen.

Alarm zonder context

Dat alarm is er echter niet voor niks. Alarm in noodsituaties kan (afhankelijk van de situatie) een aantal zeer belangrijke functies hebben: mensen waarschuwen, ze aansporen direct actie te ondernemen, ze aansporen te evacueren en ze genoeg tijd geven om aan een noodsituatie te ontsnappen. Het probleem met een geluidsalarm is echter dat het die doelen niet altijd bereikt: een alarm maakt geluid, maar het geeft verder geen enkele context. Het is dus niet zo gek dat mensen niet direct weten wat ze moeten doen, en daardoor geen actie ondernemen. Zorg er daarom voor dat personeelsleden tijdens een noodsituatie duidelijke informatie en instructies ontvangen.

Activeren

Met onze software kun je met één druk op de knop een alert sturen dat op elk scherm en apparaat binnen je organisatie verschijnt. Het hele kantoor verandert in één grote alarmmelding. Als aanvulling op het geluidsalarm en BHV, kun je mensen onmiddellijk op de hoogte stellen van de noodsituatie. Mensen die het geluidalarm niet horen of niet serieus nemen, weten zo direct dat er wel degelijk iets aan de hand is. In het alert zet je essentiële informatie: wat is er aan de hand, waar is het gevaar en wie wordt door de situatie getroffen. Je personeel zal direct de nodige actie ondernemen.

Instrueren

In een noodsituatie kan er door een gebrek aan duidelijke informatie snel chaos ontstaan: wanneer mensen niet weten wat ze moeten doen, wat er aan de hand is of welke kant ze uit moeten, zullen ze doen wat hen het beste lijkt. Om dit te voorkomen en de regie in handen te houden, geef je in het pushbericht duidelijke instructies. Moeten je collega’s het gebouw verlaten? Moeten ze zich verschuilen? Is er een nooduitgang geblokkeerd die niet gebruikt kan worden? Dit is cruciale informatie die via pushberichten in realtime naar je medewerkers gestuurd kan worden.

Realtime interne crisiscommunicatie voorbeeld

Informeren

Als je personeel de instructies heeft opgevolgd, is de noodsituatie waarschijnlijk nog niet voorbij. Uit onderzoek blijkt echter dat veel mensen ervan uitgaan dat een situatie weer veilig is op het moment dat het alarm stopt. Het is mogelijk personeel op de hoogte te houden van de laatste stand van zaken via narrowcastingschermen en de corporate lock screen op hun pc’s. Ook wanneer ze hun werkplek verlaten hebben, kun je ze via de news & safety app op hun smartphones ogenblikkelijk voorzien van belangrijke updates. Om te controleren of je personeel in orde is, kunnen ze via een druk op de knop in het alert aangeven dat ze de berichten gelezen hebben. Dat kun jij op jouw beurt weer zien, zodat je weet dat je collega’s veilig zijn.

In Nederland en de Verenigde Staten maken instellingen zoals Erasmus MC, The University of Tennessee Medical Center en VCU Health al geruime tijd succesvol gebruik van een intern alarmkanaal. Terwijl de hulpdiensten onderweg zijn, zijn je personeelsleden met zo’n alarmkanaal al in actie gekomen om zichzelf in veiligheid te brengen.

Wil je weten hoe wij jouw kantoor ook in één grote alarmmelding kunnen veranderen? Neem dan gerust contact met ons op voor een gratis demo.

Over de auteur

mm

Bente Pieters

Bente is, naast taalpurist, allesweter op het gebied van interne communicatie. Ze kent op dat vlak alle ins en outs en deelt die graag in foutloze taal. In haar vrije tijd vind je haar in de sportschool of op de bank met een boek.