Noodcommunicatie vs. Crisiscommunicatie

Geschatte leestijd: 10 minuten

Bij onverwachte gebeurtenissen speelt effectieve noodcommunicatie een belangrijke rol bij het beheersen van onzekere situaties en het beperken van (potentiële) schade. De termen “noodcommunicatie” en “crisiscommunicatie” worden vaak door elkaar gebruikt. Hoewel ze verschillende betekenissen hebben op het gebied van rampenbestrijding. Deze blog gaat in op de verschillen tussen noodcommunicatie en crisiscommunicatie en onderzoekt de rol van noodcommunicatiesoftware. Ook bespreken we best practices van beide communicatievormen en helpen we u bij het maken van een goede keuze voor Noodcommunicatie Software.

Uitleg over noodcommunicatie

Noodcommunicatie speelt een belangrijke rol bij het waarschuwen van groepen en/of individuen over risico’s, zodat zij de nodige voorzorgsmaatregelen kunnen nemen. Het United Nations Office for Disaster Risk Reduction (UNDRR) benadrukt het belang van duidelijke, tijdige en accurate communicatie bij het beheer van noodsituaties. Noodcommunicatie is ook van vitaal belang voor organisaties in uiteenlopende interne scenario’s. Vaak gaat het om gevaren voor de fysieke of digitale veiligheid of voor de bedrijfsvoering. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Natuurrampen: Gebeurtenissen zoals aardbevingen, tornado’s, orkanen, overstromingen of bosbranden kunnen een onmiddellijk risico vormen voor de veiligheid van werknemers, vooral als de bedrijfsfaciliteiten zich in de getroffen gebieden bevinden. In dergelijke gevallen is tijdige noodcommunicatie nodig om veiligheidsprotocollen, evacuatieroutes en updates over de situatie door te geven.
• Brand of explosies: Een brand of explosie binnen het bedrijfsterrein vereist onmiddellijke noodcommunicatie om ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van de situatie, veilig kunnen evacueren en weten waar ze zich moeten verzamelen voor een headcount.

• Geweld op de werkplek: In het onfortuinlijke geval van geweld op de werkplek, zoals een actieve schutter, is snelle noodcommunicatie cruciaal om werknemers te informeren over de dreiging en instructies te geven over wat ze moeten doen om veilig te blijven.
• Systeemstoringen: Als een kritisch systeem zoals een IT-netwerk, stroomvoorziening of productielijn uitvalt, moet noodcommunicatie worden ingezet om relevante partijen te informeren over het probleem en hoe te reageren, bijvoorbeeld het activeren van back-upsystemen of -procedures kan betekenen.
• Cyberaanvallen: Als systemen worden gecompromitteerd of gegevens toegankelijk zijn voor hackers, is snelle communicatie in noodsituaties essentieel. Dit houdt in dat de betrokken teams moeten worden geïnformeerd om protocollen op te starten, waaronder mogelijk de isolatie van getroffen systemen en de start van gegevensherstel- of back-upsystemen. Het is ook belangrijk met werknemers over de situatie te communiceren en hen zo nodig instructies te geven over de te nemen of te vermijden maatregelen.
• Gezondheidscrises: Plotselinge gezondheidscrises, zoals een hartaanval of beroerte bij een werknemer op kantoor, vereisen onmiddellijke noodcommunicatie om medische hulp op te roepen en het personeel te informeren om de omgeving vrij te houden.

Het doel van noodcommunicatie is de veiligheid en het welzijn van alle betrokken personen te garanderen door real-time, accurate en bruikbare informatie te verstrekken.

Uitleg over crisiscommunicatie

In tegenstelling tot noodcommunicatie is crisiscommunicatie een strategische aanpak die organisaties gebruiken om met hun stakeholders te communiceren in tijden van crisis. Volgens de Global Crisis Survey 2019 van PwC hebben bijna 7 op de 10 (69%) leiders in de afgelopen 5 jaar minstens één bedrijfscrisis meegemaakt. Geconstateerd werd dat effectieve crisiscommunicatie de sleutel was bij het beheersen van deze situaties, wat het belang van strategische communicatie in tijden van crisis benadrukt. Crisiscommunicatie is essentieel in een reeks interne scenario’s die zich binnen een organisatie kunnen voordoen. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Fusie of overname: Wanneer twee bedrijven besluiten te fuseren of wanneer een bedrijf een ander bedrijf overneemt, kan dit veel onzekerheid en opschudding veroorzaken binnen de organisatie. Effectieve crisiscommunicatie in dit scenario omvat het informeren van werknemers over de details van de fusie of overname, waarom het gebeurt, en hoe het hen zal beïnvloeden.
• Wangedrag van leidinggevenden: Dit kan een hoge functionaris zijn die betrokken is bij onethische of illegale activiteiten. De organisatie moet intern over het incident communiceren en ervoor zorgen dat de werknemers weten dat de zaak op de juiste manier wordt afgehandeld.
• Terugroepactie: Als een product of dienst faalt, kan dit de activiteiten van het bedrijf verstoren en de reputatie schaden. Interne crisiscommunicatie omvat het informeren van werknemers over de kwestie, de reactie en hun rol in de crisis.
• Arbeidsongevallen of gezondheidscrises: Bij een ongeval of gezondheidscrisis, zoals COVID, moet de organisatie snel communiceren over veiligheidsmaatregelen en deze regelmatig bijwerken om de werknemers veilig en geïnformeerd te houden.
• Financiële problemen: Bij financiële problemen, die kunnen leiden tot ontslagen of loonsverlagingen, moet de organisatie eerlijk en transparant communiceren over de situatie.
• Juridische geschillen: Als een organisatie betrokken is bij een rechtszaak, houdt interne crisiscommunicatie in dat de werknemers worden geïnformeerd over de situatie, de mogelijke gevolgen voor het bedrijf en de stappen die worden genomen om de kwestie op te lossen.

Het doel is niet alleen om informatie te verspreiden, maar ook om het vertrouwen te behouden, de reputatie van de organisatie te beschermen en de crisis te beheersen. De sleutel is om transparant, tijdig en consistent te zijn in de berichtgeving.

Het verschil tussen noodcommunicatie en crisiscommunicatie

Noodcommunicatie en crisiscommunicatie lijken hetzelfde, maar dienen verschillende doelen en soms zelfs verschillende doelgroepen. De Federal Emergency Management Agency (2018) benadrukt het belang van het onderscheid tussen de twee voor een effectieve responsplanning. Noodcommunicatie is primair gericht op onmiddellijke bedreigingen van leven en eigendom en heeft als doel kritische informatie te verstrekken om individuen en gemeenschappen te helpen veilig te blijven. Crisiscommunicatie daarentegen is strategischer en wordt vaak gebruikt door organisaties om crises te beheersen die hun reputatie of activiteiten kunnen aantasten.

De rol van technologie in nood- en crisiscommunicatie

Moderne technologie heeft een revolutie teweeggebracht in nood- en crisiscommunicatie. Geavanceerde software-oplossingen, zoals Netpresenter, maken meer gerichte, real-time communicatie mogelijk, waardoor de effectiviteit van zowel nood- als crisiscommunicatie wordt verbeterd. Noodcommunicatiesoftware is een cruciaal instrument geworden voor het beheer van noodsituaties. Het wordt ook wel Emergency Notification Software genoemd en verzorgt communicatie naar de ontvangers via sms-berichten, pushmeldingen of soms zelfs telefoongesprekken. MarketsandMarkets voorspelt dat de markt voor massameldingssystemen zal stijgen van 10,8 miljard dollar in 2021 tot 27,3 miljard dollar in 2026, wat het toenemende belang ervan aangeeft. Deze middelen kunnen een snelle verspreiding van informatie tijdens noodsituaties gemakkelijk maken, wat bijdraagt aan een effectievere respons. Ze kunnen ook real-time updates geven, zodat snel kan worden ingespeeld op veranderende situaties.

Emergency Notification Software op G2

Elk kwartaal publiceert G2 zijn nieuwe Grid Report for Emergency Notification, waarin ze badges toekennen aan bedrijven die zichzelf in hun branche hebben overtroffen en positieve beoordelingen van hun klanten hebben ontvangen. Netpresenter is blij deel uit te maken van de leiders in de Emergency Notification categorie. Je kunt ook onze Grid positie hieronder bekijken.

Bij het selecteren van de juiste software voor noodcommunicatie moeten verschillende factoren in overweging worden genomen. Begin met het in kaart brengen van de specifieke behoeften van de organisatie. Met wat voor soort noodsituaties krijg je waarschijnlijk te maken? Hoeveel mensen moet je bereiken? Moet dit op meerdere locaties of zelfs in meerdere landen?

Een waarschuwing moet met één druk op de knop op elk scherm en apparaat binnen de organisatie verschijnen. Zorg voor omnichannel waarschuwingsmogelijkheden (narrowcasting, screensavers, pushmeldingen of sms-berichten) zodat er altijd een betrouwbare manier is om de personen te bereiken. De software moet gebruiksvriendelijk zijn, zowel voor beheerders die waarschuwingen versturen als voor werknemers die ze ontvangen. Vergeet niet te vragen om een ontvangstbevestiging wanneer ze in veiligheid zijn!

Het beste voorbeeld voor doeltreffende noodcommunicatie

Voor een doeltreffende communicatie in noodsituaties moeten bepaalde best practices worden toegepast. Volgens de Centers for Disease Control and Prevention (2018) kan het verstrekken van duidelijke, beknopte en accurate informatie de reactie van het publiek op noodsituaties aanzienlijk verbeteren. Dit omvat het gebruik van toegankelijke taal, het herhalen van kritieke informatie en het benutten van meerdere communicatiekanalen om zoveel mogelijk mensen te bereiken. Daarnaast is het belangrijk om updates te geven naarmate de situatie zich ontwikkelt, zodat het publiek geïnformeerd en voorbereid blijft.

Zoals blijkt uit een van de casestudies van Netpresenter, gebruikte Rijnmondveilig.nl haar platform om een hele regio te informeren en te waarschuwen met één druk op de knop. De regio Rotterdam-Rijnmond bevat de grootste haven van Europa en er wonen 1,2 miljoen mensen. Gelegen in een zeer industrieel en dichtbevolkt deel van Nederland, is het een zaak van nationale veiligheid dat deze mensen onmiddellijk worden gewaarschuwd en weten wat ze moeten doen in geval van nood, en dat ze ook worden betrokken en op de hoogte worden gehouden van dringende politiewaarschuwingen, dat het belang van noodcommunicatie aantoont.

Het beste voorbeeld voor doeltreffende crisiscommunicatie

De best practises voor crisiscommunicatie omvatten planning, transparantie en consistente berichtgeving. 54% van de organisaties die over een crisisplan beschikten, hadden het na een crisis beter dan organisaties die dat niet hadden. Dit benadrukt het belang van paraatheid en strategische planning bij het beheersen van crises. Zorg ervoor dat het crisiscommunicatieplan snel en gestructureerd kan worden uitgevoerd door middel van visuele crisiscommunicatieprotocollen en een duidelijke rolverdeling. Transparantie is ook cruciaal; organisaties moeten open zijn over de situatie en hun reactie om het vertrouwen te behouden.

Een voorbeeld van effectieve crisiscommunicatie is te zien in een van de klantverhalen van Netpresenter. In 2019 selecteerde Charlotte Eye Ear Nose & Throat Associates (CEENTA) Netpresenter om met haar bezoekers en patiënten te communiceren via narrowcasting. Vandaag de dag wordt Netpresenter gebruikt op alle narrowcastingschermen in de bijna twintig locaties van CEENTA. Het resultaat: een efficiënter en productiever marketingteam en berichtgeving van hoge kwaliteit, zelfs in tijden van crisis. De wereld kampte bijvoorbeeld met manieren om het coronavirus te bestrijden. Zodra dat nieuws kwam, kon CEENTA een slide maken om patiënten en bezoekers te informeren over de regelgeving met betrekking tot het coronavirus.

Conclusie

Zowel noodcommunicatie als crisiscommunicatie van vitaal belang bij het beheer van onverwachte situaties. Hoewel ze verschillende doelen dienen en soms zelfs verschillende doelgroepen, hebben ze beide tot doel de schade te beperken, of het nu gaat om mensenlevens of de reputatie van een organisatie. Software voor noodcommunicatie speelt een belangrijke rol bij het verbeteren van de effectiviteit van beide soorten communicatie. Het is cruciaal voor individuen en organisaties om het verschil tussen deze twee soorten communicatie te begrijpen en de best practises op elk gebied toe te passen. In een wereld die steeds onvoorspelbaarder wordt, kan het belang van effectieve communicatie tijdens noodsituaties en crisissituaties niet genoeg worden benadrukt. Dit kan onze collectieve veerkracht bij tegenslagen aanzienlijk vergroten. Neem contact op met een van onze consultants; zij bespreken graag de behoeften van jouw organisatie en laten je in een gratis demo van 30 minuten alles zien wat ons werknemers- en crisiscommunicatieplatform te bieden heeft! Of download de gratis checklist crisisvoorbereiding.