Zo verhoog je de betrokkenheid bij je thuiswerkende collega’s

Geschatte leestijd: 8 minuten

Thuiswerken is al een tijdje heel normaal. Toch zagen niet alle organisaties thuiswerken meteen als een constructieve nieuwe manier van werken. Een grote bron van zorg: de betrokkenheidsniveaus van thuiswerkers. Omdat je elkaar niet meer dagelijks face-to-face ziet en meekrijgt wat er allemaal speelt op de werkvloer, ontstaat er toch een zekere afstand tot de organisatie. Hoe zorg je er nou voor dat je de betrokkenheid van je werknemers hoog houdt, en dat thuiswerken voor langere tijd werkt binnen je organisatie? Met deze vijf verhoog je de betrokkenheid bij thuiswerken!

• Blijf verbonden via de juiste technische middelen
• Wees alert op problemen bij werknemers
• Stel duidelijke doelen
• Geef (meer) erkenning
• Promoot leuke extra’s en secundaire arbeidsvoorwaarden

Blijf verbonden via de juiste technische middelen

Om goed op afstand te kunnen werken, hebben werknemers meer nodig dan alleen hardware zoals een werklaptop en een telefoon. Personeel moet over de juiste technische middelen beschikken om goed met elkaar te kunnen communiceren. De meeste organisaties zijn inmiddels wel vertrouwd met Teams, Zoom, of een andere soortgelijke oplossing voor alle meetings. Maar werknemerscommunicatie behelst meer dan alleen chatten en videobellen. Het zou niet moeten uitmaken waar werknemers hun werk uitvoeren, iedereen moet dezelfde informatie tot zich krijgen.

Met een communicatieplatform dat meerdere kanalen benut, zoals Netpresenter, heb je een centrale plek voor alle werknemerscommunicatie. Van een belangrijke mededeling van de CEO, tot leuke interne nieuwtjes als verjaardagen en jubilea; iedereen is iedere dag weer in één oogopslag op de hoogte van alles wat binnen de organisatie speelt.

Met Netpresenter bepalen werknemers zelf welk apparaat ze gebruiken om berichten te lezen. Op kantoor lopen ze langs narrowcastingschermen, terwijl ze thuis via de screensaver, in Teams of via de mobiele app dezelfde berichten zien. Werknemers kunnen bovendien op berichten én elkaar reageren. Zo blijven alle werknemers verbonden, ongeacht waar iedereen aan het werk is. Er is dus eigenlijk geen verschil meer, of iemand nu op kantoor of thuis werkt.

Gemeente Sittard-Geleen zet Netpresenter sinds de coronacrisis voor precies voor dit doel in. ‘Saamhorigheid is een belangrijk onderdeel van onze organisatiecultuur,’ vertelt Remco van Rijt, Adviseur Digitale Communicatie bij Gemeente Sittard-Geleen. ‘Nu we zoveel thuiswerken is dat nog extra belangrijk geworden. Er is al zoveel afstand tot je organisatie, dus via de screensavers van Netpresenter laten we graag dingen zien die een gevoel van saamhorigheid en verbondenheid bij personeel oproepen. Dat werkt perfect.’

Wees alert op problemen bij werknemers

Het kan moeilijk zijn om in te schatten of alles goed gaat met iedereen als collega’s elkaar niet dagelijks in levenden lijve zien. Krijgt iedereen het werk af of loopt er iemand op zijn of haar tandvlees? En wat speelt er allemaal in privélevens dat van invloed is op het welzijn en de werkprestaties?

Uiteraard is het belangrijk om af en toe een gesprek aan te knopen en te vragen hoe het met iemand gaat. Gesprekken met thuiswerkende collega’s hoeven zeker niet altijd werkgerelateerd te zijn; dat zijn de gesprekken op kantoor immers ook niet. Maar er zijn meer manieren om een oogje op ieders welzijn te houden.

Met periodieke pulse enquêtes hou je op een eenvoudige manier in de gaten hoe het met iedereen gesteld is. Vraag bijvoorbeeld iedere week hoe het met iedereen gaat, of hoe ze over de organisatie denken. De resultaten worden vervolgens overzichtelijk weergegeven. Zie je een neerwaartse trend, dan weet je meteen dat er iets aan de hand is. Zo weet je sneller hoe je ervoor kan zorgen dat werknemers hun werk makkelijker kunnen doen of met meer plezier uitvoeren. Stimuleer bijvoorbeeld gezonde gewoontes met onze gratis Workplace Wellness Templates.

Stel duidelijke doelen

Als iedereen in z’n eentje thuiswerkt, kan het uitdagend zijn om zicht te houden op de gemeenschappelijke doelen. Bovendien werken sommige mensen liever op flexibele tijden, zodat ze hun werk en privéleven beter kunnen combineren. Dat maakt het extra lastig om dagelijks of wekelijks op gezette tijden te vergaderen en processen af te stemmen.

In dat soort gevallen helpt het om niet naar de processen te kijken, maar naar ieders output. Iedereen is dan zelf verantwoordelijk voor zijn of haar werk. Maar dan moet wel duidelijk zijn wat de doelstellingen zijn en wat er dus van iedereen verwacht wordt.   

Stel daarom collectieve doelen op en communiceer hier helder over. Promoot de doelstellingen bijvoorbeeld op screensavers of in de mobiele app, of toon live Power BI dashboards met de belangrijkste KPI’s. Werknemers krijgen dan meer inzicht in wat hun bijdrage in het grotere geheel is. Ze kunnen hun taken of de manier waarop ze werken eventueel aanpassen om ervoor te zorgen dat hun (positieve) impact op het succes van de organisatie groter wordt. Dat geeft zelfvertrouwen en motiveert werknemers om taken zo goed mogelijk uit te voeren. En het geeft de werkgever ook vertrouwen als hij ziet dat iedereen lekker productief bezig is en op schema ligt om de doelen te halen.

Geef (meer) erkenning

Wanneer het gaat om erkenning uitdelen, is het juist belangrijk om niet alleen naar het einddoel te kijken. Door op afstand te werken wordt minder duidelijk welk steentje iedereen bijdraagt. Voor het management, maar ook voor elkaar. Maak daarom zichtbaar wat er allemaal gebeurt binnen de organisatie. Besteed met berichten op narrowcastingschermen, in de desktop app en in de mobiele app aandacht aan ieders prestatie. Daarmee geef je je collega’s erkenning voor hun werk en zorg je voor saamhorigheid. Zo ziet iedereen immers tóch hoe hard er gewerkt wordt!

Het Brooklyn Hospital Center laat graag op die manier de goede prestaties van werknemers zien. Eric Sommer, Senior Schrijver & Redacteur bij Brooklyn Hospital Center legt uit: ‘De tv- en pc-schermen hebben een enorm effect gehad op het verbeteren van de tevredenheid en het moreel van de werknemers én op het creëren van een gemeenschapsgevoel. Wanneer een team iets opmerkelijks doet, de zogenaamde small victories, ga ik langs, maak een foto, ga terug naar mijn kantoor en zet het nieuws en de foto op de screensavers en narrowcastingschermen. Het team weet dan dat iedereen van hun prestatie op de hoogte zal zijn, waardoor ze zich gewaardeerd voelen. Het heeft een onmiddellijk ‘feel-good’-effect.’

Promoot leuke extra’s en secundaire arbeidsvoorwaarden

Organisaties doen steeds meer om het hun werknemers naar hun zin te maken. Ze creëren een inspirerende werkomgeving, organiseren een gezamenlijke lunch, of maken het werk met andere extra’s aantrekkelijk en inspirerend. Als werknemers veel op afstand werken, is het lastiger om op de vertrouwde manieren waardering te laten blijken. Fysieke extraatjes zoals een gratis lunch zijn dan wat minder vanzelfsprekend.

Interne communicatie kan die extra’s niet een-op-een vervangen, maar wel op een andere manier worden ingezet om te laten blijken dat de organisatie zijn werknemers hoog in het vaandel heeft. De screensaver en app kunnen bijvoorbeeld worden ingezet om secundaire arbeidsvoorwaarden te promoten waar mensen ook thuis iets aan hebben, zoals een abonnement op de sportschool, kortingen bij winkels of door het werk aangeboden opleidingen.

Zoek jij nieuwe manieren om de werknemers betrokkenheid bij thuiswerken te verhogen? Vraag een demo aan of plan een gesprek in; we laten graag zien wat Netpresenter voor jouw organisatie kan betekenen! Of download de gratis zelfevaluatie over werknemersbetrokkenheid dat je gaat helpen bij het verhogen van de betrokkenheidsniveaus in je organisatie.