De do’s en don’ts van communiceren met non-deskwerknemers

Geschatte leestijd: 8 minuten

Non-deskwerknemers zijn essentieel voor veel organisaties. Zij staan in de spreekwoordelijke frontlinie. Door de aard van hun werk zitten ze niet vaak achter een pc, waardoor ze niet vanzelf alle e-mailtjes voorbij zien komen. Ze zijn bij de klant, staan aan een ziekenhuisbed, aan een productieband of rijden rond om goederen te bezorgen. Ze bereiken is al een uitdaging op zich. Hoe kun je het beste communiceren met non-deskwerknemers?

Wij vroegen onze klanten hoe zij hun non-deskwerknemers bereiken met behulp van Netpresenter. Dit zijn de do’s en don’ts:

• Do: Pas je kanalen aan op je werknemers
• Do: Breng werknemers in contact met elkaar
• Do: Erken hun werk
• Don’t: Vertrouwen op email
• Don’t: Je non-desk werknemers over het hoofd zien
• Don’t: Overload aan irrelevante info

1 – Do: Pas je kanalen aan op je werknemers

Om je werknemers optimaal te bereiken, moet je allereerst denken aan welke kanalen voor hen het meest toegankelijk zijn. Een kantoorwerknemer werkt de hele dag met een pc. Het is dus logisch om ook via die pc te communiceren met je kantoorwerknemers, bijvoorbeeld met behulp van een screensaver of via Teams. Maar wat als een werknemer helemaal geen tijd heeft om plaats te nemen achter een pc?

Andere kanalen zijn dan een stuk pragmatischer en ontworpen om juist mensen zonder toegang tot een pc te bereiken. Mobiele devices zoals smartphones en tablets zijn bijvoorbeeld erg geschikt om iedereen te bereiken. Met een bedrijfsapp heb je een centrale plek voor je bedrijfsnieuws op ieders telefoon, terwijl je met pushberichten en zelfs sms-notificaties, indien nodig, zelfs actief de aandacht kunt grijpen. Uiteindelijk moet je communicatie je werknemers in hun werk ondersteunen, dus gebruik kanalen die je werknemers zelf ook graag gebruiken.

2 – Do: Breng werknemers in contact met elkaar

Non-deskwerknemers kunnen door de aard van hun werk een beetje geïsoleerd raken van de rest van de organisatie. Chauffeurs of sales consultants, bijvoorbeeld, werken alleen of misschien in een team, maar hebben weinig tot geen contact met andere collega’s. Zelfs met mensen die exact hetzelfde werk doen in een ander team. Terwijl juist de informele gesprekken zo belangrijk zijn voor je bedrijfscultuur en de onderlinge cohesie.

Sandy Roozen van Automatic Signal zag ook dat non-desk werknemers op dit vlak extra aandacht nodig hebben. ‘Als je op kantoor werkt, heb je toch wat sneller contact met collega’s bij een kopje koffie, wat meer verbondenheid, je hoort wat meer over het bedrijf. Vooral de collega’s ‘buiten’, die buiten de kantoormuren werken, wilden we het gevoel geven: wij horen ook bij dit bedrijf, wij zijn er onderdeel van. Daar heeft Netpresenter zeker bij geholpen.’

Belangrijk daarbij is dat je werknemers ook in staat stelt om op elkaar te reageren. Je wil werknemers immers in contact met elkaar brengen, niet alleen maar informatie zenden. Een virtueel duimpje kan soms al genoeg zijn, maar in andere gevallen wil je je werknemers ook in staat stellen om inhoudelijk te reageren of via een poll hun stem te laten horen. Een bedrijfsapp is daarvoor bij uitstek geschikt.

3 – Do: Erken hun werk

Sommige werknemers zien elkaar niet, bijvoorbeeld omdat ze op verschillende locaties werken of veel onderweg zijn. Dan is het soms moeilijk om te zien wat iedereen bijdraagt aan de organisatie. Licht daarom ook regelmatig belangrijke werkprestaties uit. Zo deel je enerzijds erkenning uit, maar zorg je ook voor een bepaalde saamhorigheid. Je maakt zichtbaar dat we allemaal in hetzelfde team zitten!

Het Brooklyn Hospital Center licht regelmatig goede prestaties van werknemers uit. Eric Sommer, Senior Schrijver & Redacteur bij Brooklyn Hospital Center legt uit: ‘De tv- en pc-schermen hebben een enorm effect gehad op het verbeteren van de tevredenheid en het moreel van de werknemers én op het creëren van een gemeenschapsgevoel. Wanneer een team iets opmerkelijks doet, de zogenaamde small victories, ga ik langs, maak een foto, ga terug naar mijn kantoor en zet het nieuws en de foto op de screensavers en narrowcastingschermen. Het team weet dan dat iedereen van hun prestatie op de hoogte zal zijn, waardoor ze zich gewaardeerd voelen. Het heeft een onmiddellijk ‘feel-good’-effect.’

4 – Don’t: Vertrouwen op email

Hoeveel e-mails krijg jij per dag? Uit een enquête van Wakefield Research blijkt dat zo’n 38 procent van de kantoorwerknemers zoveel e-mails krijgt dat de e-mailmoeheid die eruit voortkomt ze ertoe zet om te overwegen met hun baan te stoppen. Aan die e-mailmoeheid bijdragen met organisatiebrede e-mails is dus niet zo’n goed idee. Een werknemerscommunicatieplatform dat werknemers informeert, betrekt en interactie stimuleert zonder e-mail te gebruiken, kan er zomaar voor zorgen dat werknemers productiever zijn, en enthousiaster over hun werk(dag).

Madelyn Swanepoel, Internal Communications and Employee Experience Specialist bij onze klant BankservAfrica, wil in de toekomst volledig afstappen van organisatiebrede interne communicatie via e-mail. Om te communiceren met non-deskwerknemers én kantoorpersoneel, gebruikt ze het Netpresenter platform om met narrowcasting, screensavers en de mobiele app zo’n 400 collega’s te bereiken.

Madelyn: ‘Ik heb gemerkt dat mensen het zat zijn om ellenlange e-mails te lezen die nergens over gaan. Met Netpresenter krijgen mensen nieuws on the go. Wij zijn niet langer een ‘brievenbus’, maar mensen hebben nu een socialmedia-achtige pagina waar ze trots op kunnen zijn. Netpresenter stelt iedereen in staat om met één druk op de knop het nieuws te lezen, wanneer zij dat willen. Het geeft naadloos en gemakkelijk toegang tot informatie en draagt bij aan de werknemerservaring. En mijn ervaring leert: als je een goede werknemerservaring creëert, krijg je vanzelf grotere betrokkenheid’.

5 – Don’t: Je non-desk werknemers over het hoofd zien

Hoewel 80 procent van de werknemers ‘bureauloos’ werkt, is nog altijd 99 procent van de technologische toepassingen toegespitst op kantoormedewerkers. Bovendien wordt er in 89 procent van de gevallen door C-level of middenmanagement besloten welke technologische toepassingen worden geïmplementeerd. Kortom: de non-deskwerknemers, de eindgebruikers in dit geval, worden over het hoofd gezien.

Dat terwijl het juist je non-deskwerknemers zijn die in de frontlinie staan. Zij werken dagelijks met klanten of patiënten, en weten dus wat er speelt. Zorg er dus voor dat je beleid niet uitsluitend in de vergaderzalen van het hoofdkantoor wordt gevormd, maar geef je non-deskwerknemers de gelegenheid om ook input te leveren. Vraag regelmatig hun feedback over zaken of hou zelfs met Pulse enquêtes een vinger aan de pols van je organisatie. Zo ontvang je onmiddellijk feedback van je werknemers – waar ze zich ook bevinden.

6 – Don’t: Overload aan irrelevante info

Werknemers worden tegenwoordig vaak overspoeld met (irrelevante) informatie. Dat komt doordat er tegenwoordig zoveel verschillende communicatiekanalen zijn én het vaak ook nog gemakkelijker is om een boodschap te publiceren met één druk op de knop (denk aan e-mail, nieuwsbrieven, SharePoint, Slack, Teams). Die overload aan irrelevante informatie kan ervoor zorgen dat werknemers je berichten gewoon niet meer lezen en communiceren met non-deskwerknemers een stuk moeilijker wordt; ze sparen kostbare tijd door berichten te negeren die voor hen geen waarde hebben. Daarmee loop je echter het risico dat werknemers berichten die wél relevant zijn ook niet meer meekrijgen.

Het is daarom zaak ervoor te zorgen dat je je werknemers altijd voorziet van relevante informatie. Dat kan heel makkelijk met onze slimme targeting feature. Je kunt je werknemers indelen in verschillende publieksgroepen en gepersonaliseerde boodschappen naar hen sturen. Je zou zelfs op één enkele werknemer kunnen targeten – alles is mogelijk.

Onze klant Barenbrug maakt dankbaar gebruik van deze functie. Barenbrug heeft vestigingen en onderzoeksfaciliteiten in meer dan tweeëntwintig landen en meer dan achthonderd werknemers. Mirella van de Sant, Global Marketing Director bij Barenbrug legt uit: ‘Door Netpresenter communiceren we meer. We hebben voor elk land een lokaal kanaal ingericht, en een globaal kanaal met informatie die voor iedereen relevant is. Zo krijgt iedereen informatie die relevant is, en kunnen ze ook nog het globale nieuws volgen.’

Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het communiceren met non-deskwerknemers? Download dan onze gratis guide ‘Zo communiceer je effectief met non-deskwerknemers’. Of plan vandaag nog een gratis demo of een gesprek. We laten graag zien wat Netpresenter allemaal voor jouw organisatie kan betekenen!