Interne communicatie-uitdagingen

Geschatte leestijd: 13 minuten

De meest voorkomende interne communicatie-uitdagingen in organisaties, van kleine startups tot wereldwijde ondernemingen, zijn zo wijdverspreid dat ze als normaal kunnen gaan aanvoelen. Het kan gemakkelijk zijn om te vergeten dat uitdagingen op het gebied van interne communicatie de productiviteit van je werknemers en het succes van je organisatie behoorlijk kunnen beïnvloeden. Met de juiste tools kan het aanpakken van de meest voorkomende interne communicatie-uitdagingen echter óók gemakkelijk zijn. Een werknemerscommunicatieplatform kan de oplossing zijn voor je uitdagingen.

Laten we eens kijken naar veelvoorkomende interne communicatie-uitdagingen en bekijken hoe je die kunt overwinnen met een werknemerscommunicatieplatform:

1. E-mailmoeheid is een veelvoorkomende interne communicatie-uitdaging

De meeste organisatie gebruiken e-mail nog steeds als een van hun belangrijkste communicatiemethoden. Uit een enquête van Superhuman blijkt echter dat 38 procent van de kantoorwerknemers zou overwegen hun baan op te zeggen vanwege ‘e-mailmoeheid’ en overvolle inboxen. Als je je personeel tevreden wilt houden, is het belangrijk om het aantal (bulk) e-mails in je organisatie terug te dringen.

Het is efficiënter om andere communicatiekanalen te gebruiken, die zijn ontworpen om relevante informatie snel, naadloos en zonder extra inspanning voor je collega’s naar je personeel te brengen. Het inzetten van verschillende communicatiekanalen zoals narrowcasting, een corporate screensaver en een bedrijfsapp geeft je werknemers de keuze om informatie te consumeren via het kanaal van hun voorkeur. Het brengt belangrijke informatie naar je werknemers terwijl je bulk e-mails vermijdt – wat je personeel geïnformeerd én betrokken zal houden.

2. Gebrek aan communicatie is de grootste interne communicatie-uitdaging

Te veel e-mails, berichten en informatie zijn niet wenselijk, maar te weinig communicatie ook niet. Werknemers kunnen ernstig ontevreden raken over hun baan als hun organisatie ze niet genoeg informatie geeft. Veranderingen die niet worden gecommuniceerd naar werknemers, managers die slecht communiceren met hun teams, een gebrek aan informatie over andere teams en afdelingen, updates over nieuwe richtlijnen of producten – dat zijn allemaal momenten om te communiceren met de juiste werknemers.

Een directe lijn naar elke werknemer in je organisatie kan deze communicatiekloof dichten, zoals een werknemerscommunicatieplatform als Netpresenter. Zo’n platform voorziet je werknemers van relevante, accurate en real-time informatie. Het stelt werknemers in staat om het communicatiekanaal van hun voorkeur te kiezen: TV, PC of mobiel apparaat. Sociale features, zoals een commentaarsectie in een bedrijfsapp, kunnen een plek zijn waar je personeel vragen kan stellen, over problemen kan praten of met elkaar in contact kan komen. De juiste kanalen houden je werknemers verbonden en geïnformeerd, waar ze ook zijn.

3. Frontline-werknemers bereiken

Frontline-werknemers zijn van cruciaal belang voor je klanttevredenheid en succes. Ze zijn je storytellers, je eigen ambassadeurs en je kans om klanten positief te beïnvloeden. Daarom is het van cruciaal belang om je frontline-werknemers zoveel mogelijk in hun werk te ondersteunen en bij je bedrijf te betrekken. Toch is frontline-werknemers bereiken een van de belangrijkste interne communicatie-uitdagingen die communicatieprofessionals tegenwoordig hebben. Een communicatieplatform met meerdere communicatiekanalen kan uitkomst bieden, zoals enkele van onze klanten al snel ontdekten in hun zoektocht naar een methode om hun frontline-werknemers te bereiken.

‘Netpresenter is een essentieel communicatiemiddel voor Sky Lakes’

John Gaede, Director of Information Services bij onze klant Sky Lakes Medical Center, ziet Netpresenter als ‘een essentieel communicatiemiddel’ om hun frontline-werknemers te bereiken: ‘Netpresenter is een belangrijk instrument geworden in ons communicatietraject. We hebben meerdere communicatiemethoden en niet elke persoon in het ziekenhuis heeft de mogelijkheid elke vorm van communicatie tot zich te nemen. Ons klinisch personeel heeft bijvoorbeeld niet altijd toegang tot omroepberichten of e-mail – maar ze gebruiken allemaal pc’s, Netpresenter is ons belangrijkste communicatiekanaal voor deze collega’s. Telkens wanneer we Netpresenter gebruiken, informeren we ze met berichten die ze in real-time nodig hebben. Om deze redenen beschouwen we Netpresenter als een essentieel communicatiemiddel voor Sky Lakes. Het is niet het enige communicatiekanaal dat we hebben, maar het is zeker wel uniek in wat het voor ons doet.’

4. Een versnipperd personeelsbestand bereiken

Je organisatie bestaat nu misschien uit een mix van werknemers die thuis werken, op afstand, in fabriekshallen of op werkvloeren, op locatie of zelfs vanuit een ander land. Het bereiken van deze geografisch verspreide werknemers kan een interne communicatie-uitdaging zijn. En ook nog een moeilijke, zonder meerdere communicatiekanalen: je informatie en je communicatiekanalen moeten op maat gemaakt zijn en gericht op je verschillende publieksgroepen. Zo hou je je informatie relevant en de werknemerservaring soepel en moeiteloos.

Een omnichannel communicatieplatform als Netpresenter kan je helpen om je volledige personeelsbestand te bereiken, waar je personeel ook is. Je bedrijfsapp bereikt je werknemers die onderweg zijn; de screensaver informeert het deel van je personeel dat achter het bureau zit (op kantoor of ergens anders); narrowcastingschermen in openbare ruimtes zoals een fabriekshal of kantine bereiken je fabriekswerknemers. Je kunt berichten creëren en versturen vanuit één contentmanagementsysteem naar elk verbonden apparaat in de wereld. Een gebrek aan relevantie kan worden opgelost door je content te targetten met onze Targeting feature. Met Netpresenter kun je meerdere categorieën aanmaken, die wij ‘sites’ of ‘kanalen’ noemen. Met meerdere kanalen die zijn verbonden aan specifieke apparaten, kun je je content richten op specifieke locaties, afdelingen of teams om ervoor te zorgen dat je content altijd relevant is voor elke werknemer.

5. Meer verkeer naar het intranet is een relatief onbekende interne communicatie-uitdaging

Je intranet kan een betrouwbare stroom van relevante informatie en nieuws voor je werknemers zijn. Het houdt je werknemers op de hoogte en verbindt verschillende afdelingen en teams met elkaar. Het intranet kan die functie echter alleen innemen voor je organisatie als werknemers weten wat je publiceert en waar ze die specifieke informatie kunnen vinden. Veel van onze klanten kwamen ons platform tegen in hun zoektocht naar een manier om meer verkeer naar het intranet te leiden. Ze vonden een oplossing in onze SharePoint integratie. Die heeft ervoor gezorgd dat het intranet van onze klant Rotterdam World Gateway nu ‘populairder dan ooit’ is, volgens Niels Dekker, Public Affairs & Communication Manager bij RWG.

‘Ons intranet is nog nooit zo populair geweest’

Niels legt uit: ‘Wij hebben verschillende grote schermen opgehangen in onze kantoorgebouwen en onze containerterminal. Netpresenter toont automatisch een verkorte versie van ons intranet op deze schermen. Daarnaast gebruiken we de screensaver om nieuwsberichten van het intranet automatisch op de computers van ons personeel te tonen. Werknemers kunnen gewoon op het item klikken, en worden dan doorverwezen naar het volledige nieuwsbericht op het intranet. De populariteit en het verkeer van ons intranet zijn aanzienlijk toegenomen; intranetberichten worden écht meer gelezen.

6. Gebrek aan leiderschapscommunicatie

Organisaties met gezonde interne communicatie betrekken alle niveaus van hun organisatie, inclusief het leiderschap. Daarnaast gaat gezonde interne communicatie om constant communiceren. Consistentie is belangrijk: als je leiders alleen met werknemers communiceren als er iets verandert of als er problemen zijn, zal je personeel bang worden voor leiderschapscommunicatie. In plaats daarvan moet het de standaard zijn voor werknemers om te horen wat er gaande is. Een echte band en een gevoel van loyaliteit en vertrouwen ontstaan alleen als je medewerkers regelmatig iets horen van de mensen aan de top.

Met een communicatieplatform voor werknemers verbind je elke werknemer rechtstreeks met het management en stem je je personeel af op je visie, strategie en doelstellingen. Je maakt van je leiders een centraal punt door ze uit te rusten met een platform dat de transparantie vergroot in je organisatie. Bovendien verklein je de emotionele afstand tussen personeel en leiders. Met een platform zoals Netpresenter, dat over verschillende communicatiekanalen beschikt, zoals narrowcasting, corporate screensavers en een mobiele app voor werknemerscommunicatie, kunnen je leiders elke werknemer bereiken – waar die zich ook bevindt. Sociale functies of een integratie met Microsoft Teams stellen je leiders in staat om kleine en persoonlijke inspanningen te leveren in een ‘openbare’ digitale ruimte. Zo verhelp je deze interne communicatie-uitdaging.

7. Overload aan irrelevantie

Door twee factoren is er tegenwoordig een omgeving van irrelevantie en informatie overload ontstaan: het gemak waarmee berichten kunnen worden verzonden én de toename van het aantal communicatiekanalen. Elke dag worden werknemers overspoeld met communicatie die niet echt relevant en van weinig waarde is. Deze overvloed aan irrelevantie zal er alleen maar toe leiden dat je werknemers je communicatie negeren. Ze zullen misschien zelfs geïrriteerd raken door berichten, omdat ze geen toegevoegde waarde hebben.

Je kunt berichten gemakkelijk relevant maken met onze targetingfunctie. Onderzoek je doelgroep, deel die in op behoeften en werknemersgroep, en communiceer relevante berichten naar werknemers. Stuur gepersonaliseerde content naar specifieke groepen zoals afdelingen, teams, of (kantoor)gebouwen. Als je berichten relevant zijn voor je medewerkers, zullen ze die niet alleen daadwerkelijk lezen, ze zullen er ook blij mee zijn: ze helpen hen immers om hun werk beter te doen.

8. Verschillende communicatiekanalen

Tegenwoordig zijn er veel communicatiemiddelen en -kanalen voor werknemers. Maar: je collega’s zullen waarschijnlijk geen gebruik maken van tools die ze, om wat voor reden dan ook, niet graag gebruiken. Daardoor zal je boodschap niet altijd iedereen bereiken, en doe je soms werk voor niks. Om er zeker van te zijn dat je berichten je werknemers bereiken, moet je ze de kans geven een apparaat te gebruiken dat ze graag gebruiken. Individuele voorkeuren kunnen natuurlijk verschillen. Sommigen gebruiken graag hun computer, anderen kijken liever op hun telefoon. Weer anderen vinden het misschien fijner om naar een narrowcastingscherm te kijken.

Welk apparaat werknemers ook het liefst gebruiken, ze zullen het fijn vinden als ze zelf kunnen kiezen via welk kanaal ze informatie kunnen ontvangen. Dat betekent dat je waarschijnlijk alle bovengenoemde kanalen nodig hebt, omdat niet alle werknemers hetzelfde apparaat graag gebruiken. Een omnichannel aanpak is daarom cruciaal. Het Netpresenter platform werkt volgens deze aanpak en heeft al deze kanalen, zonder extra werkdruk voor content creators en communicatieprofessionals. Het stelt content creators in staat om één bericht te creëren in hun contentmanagementsysteem, wat dan via al je beschikbare kanalen wordt gepubliceerd. Nul extra moeite, maar zóveel effectiever, zoals onze klant Catholic Health kan beamen.

Juliana McCabe, Internal Communications Manager bij Catholic Health, beschrijft: ‘We wilden de mogelijkheid hebben om te kunnen targeten, en Netpresenter biedt ons die mogelijkheid. We hebben nu een mix van berichten op afdelingsniveau en organisatiebreed; allemaal goed gecoördineerd, met een standaard, merklook. Netpresenter heeft ons geholpen het bereik van onze communicatie te vergroten en die beter te beheren en te stroomlijnen. De mogelijkheid om een bericht tegelijkertijd op drie platforms te publiceren – tv, pc en app – geeft ons meer impact voor ons werk.’

9. Geen statistieken

Het meten van interne communicatie-inspanningen is tegenwoordig een van de belangrijkste interne communicatie-uitdagingen voor veel communicatieprofessionals. Alleen communiceren met je personeel is echter niet genoeg. Als je niet kunt meten of je je communicatiedoelstellingen bereikt en hoe je berichten het doen, hoe weet je dan of je inspanningen effectief zijn? Meten is weten: het is belangrijk voor de verbetering van je communicatiestrategie.

Met onze statistiekfeature kun je relevante gegevens verzamelen om inzicht te krijgen in de prestaties van je communicatie. Je statistiek dashboard toont niet alleen het bereik en de impact van je berichten; het geeft je ook precieze informatie over het aantal apparaten, het type apparaten waarop uw bericht werd getoond, en de Click Through Ratio. Het vertelt u ook het exacte aantal apparaten dat verbonden is, of was, hoeveel van uw berichten actief zijn, en het aantal gepubliceerde berichten. Op deze manier kunt u een contentstrategie creëren die werkt voor uw organisatie of optimaliseren wat u al doet!

10. Werknemers betrekken

Betrokkenheid van werknemers is een topprioriteit voor organisaties over de hele wereld. Wij denken dat cultuur en betrokkenheid beginnen met verbinding. Het bereiken en betrekken van je werknemers en naadloos verbinding creëren voor je werknemers zal bijdragen aan een soepele werknemerservaring. Het creëren van een cultuur van transparantie en erkenning kan je werknemers empoweren en hen het gevoel geven dat ze een waardevol onderdeel van je organisatie zijn. Betrokkenheid wordt gedreven door het gevoel dat men deel uitmaakt van een organisatie. Het gaat erom mensen op de eerste plaats te zetten. Voor onze klant Barenbrug is dat een belangrijke factor in de bedrijfscultuur.

Mirella van de Sant, Global Marketing Director bij Barenbrug, legt uit hoe zij Netpresenter gebruiken om de betrokkenheid van werknemers te vergroten: ‘Onze bedrijfscultuur draait heel erg om mensen. Zorgen voor elkaar is essentieel voor ons. Wij vinden mensen erg belangrijk; ze maken het verschil in ons bedrijf. Om mensen op de eerste plek te zetten, delen we allerlei prestaties van werknemers via Netpresenter. We geven aandacht aan allerlei projecten en prestaties: van duurzaamheidsprojecten tot veranderingen in verpakkingen, mensen die in het nieuws zijn geweest, extra trainingen, goede marketingcampagnes. En ik merk dat onze collega’s daar enthousiast over zijn. Ze praten over de successen die we delen. Het geeft ze een gevoel van trots op hun organisatie.’

Klinken deze interne communicatie-uitdagingen jou bekend in de oren? En wil je onmiddellijk op zoek naar een oplossing? Plan een gratis demo of neem contact op met onze consultants; zij bekijken je situatie graag en helpen je om je grootste communicatie-uitdagingen direct op te lossen! Of download de gratis guide de grootste uitdagingen (en oplossingen) bij communiceren met non-deskwerknemers.