Interne communicatie Blog

10 Interne communicatie-uitdagingen en hoe je ze oplost: deel 1

De meest voorkomende interne communicatie-uitdagingen in organisaties, van kleine startups tot wereldwijde ondernemingen, zijn zo wijdverspreid dat ze als normaal kunnen gaan aanvoelen. Het kan gemakkelijk zijn om te vergeten dat uitdagingen op het gebied van interne communicatie de productiviteit van je werknemers en het succes van je organisatie behoorlijk kunnen beïnvloeden. Met de juiste tools kan het aanpakken van de meest voorkomende uitdagingen echter óók gemakkelijk zijn. Een werknemerscommunicatieplatform kan de oplossing zijn voor je uitdagingen.

Laten we eens kijken naar vijf veelvoorkomende interne communicatie-uitdagingen en bekijken hoe je die kunt overwinnen met een werknemerscommunicatieplatform:

1. E-mailmoeheid

De meeste organisatie gebruiken e-mail nog steeds als een van hun belangrijkste communicatiemethoden. Uit een enquête van Superhuman blijkt echter dat 38 procent van de kantoorwerknemers zou overwegen hun baan op te zeggen vanwege ‘e-mailmoeheid’ en overvolle inboxen. Als je je personeel tevreden wilt houden, is het belangrijk om het aantal (bulk) e-mails in je organisatie terug te dringen.

Het is efficiënter om andere communicatiekanalen te gebruiken, die zijn ontworpen om relevante informatie snel, naadloos en zonder extra inspanning voor je collega’s naar je personeel te brengen. Het inzetten van verschillende communicatiekanalen zoals narrowcasting, een corporate screensaver en een bedrijfsapp geeft je werknemers de keuze om informatie te consumeren via het kanaal van hun voorkeur. Het brengt belangrijke informatie naar je werknemers terwijl je bulk e-mails vermijdt – wat je personeel geïnformeerd én betrokken zal houden.

2. Gebrek aan communicatie

Te veel e-mails, berichten en informatie zijn niet wenselijk, maar te weinig communicatie ook niet. Werknemers kunnen ernstig ontevreden raken over hun baan als hun organisatie ze niet genoeg informatie geeft. Veranderingen die niet worden gecommuniceerd naar werknemers, managers die slecht communiceren met hun teams, een gebrek aan informatie over andere teams en afdelingen, updates over nieuwe richtlijnen of producten – dat zijn allemaal momenten om te communiceren met de juiste werknemers.

Een directe lijn naar elke werknemer in je organisatie kan deze communicatiekloof dichten, zoals een werknemerscommunicatieplatform als Netpresenter. Zo’n platform voorziet je werknemers van relevante, accurate en real-time informatie. Het stelt werknemers in staat om het communicatiekanaal van hun voorkeur te kiezen: TV, PC of mobiel apparaat. Sociale features, zoals een commentaarsectie in een bedrijfsapp, kunnen een plek zijn waar je personeel vragen kan stellen, over problemen kan praten of met elkaar in contact kan komen. De juiste kanalen houden je werknemers verbonden en geïnformeerd, waar ze ook zijn.

3. Frontline-werknemers bereiken

Frontline-werknemers zijn van cruciaal belang voor je klanttevredenheid en succes. Ze zijn je storytellers, je eigen ambassadeurs en je kans om klanten positief te beïnvloeden. Daarom is het van cruciaal belang om je frontline-werknemers zoveel mogelijk in hun werk te ondersteunen en bij je bedrijf te betrekken. Een communicatieplatform met meerdere communicatiekanalen kan uitkomst bieden, zoals enkele van onze klanten al snel ontdekten in hun zoektocht naar een methode om hun frontline-werknemers te bereiken.

‘Netpresenter is een essentieel communicatiemiddel voor Sky Lakes’

John Gaede, Director of Information Services bij onze klant Sky Lakes Medical Center, ziet Netpresenter als ‘een essentieel communicatiemiddel’ om hun frontline-werknemers te bereiken: ‘Netpresenter is een belangrijk instrument geworden in ons communicatietraject. We hebben meerdere communicatiemethoden en niet elke persoon in het ziekenhuis heeft de mogelijkheid elke vorm van communicatie tot zich te nemen. Ons klinisch personeel heeft bijvoorbeeld niet altijd toegang tot omroepberichten of e-mail – maar ze gebruiken allemaal pc’s, Netpresenter is ons belangrijkste communicatiekanaal voor deze collega’s. Telkens wanneer we Netpresenter gebruiken, informeren we ze met berichten die ze in real-time nodig hebben. Om deze redenen beschouwen we Netpresenter als een essentieel communicatiemiddel voor Sky Lakes. Het is niet het enige communicatiekanaal dat we hebben, maar het is zeker wel uniek in wat het voor ons doet.’

4. Een versnipperd personeelsbestand bereiken

Je organisatie bestaat nu misschien uit een mix van werknemers die thuis werken, op afstand, in fabriekshallen of op werkvloeren, op locatie of zelfs vanuit een ander land. Het bereiken van deze geografisch verspreide werknemers kan een hele puzzel zijn. En ook nog een moeilijke, zonder meerdere communicatiekanalen: je informatie en je communicatiekanalen moeten op maat gemaakt zijn en gericht op je verschillende publieksgroepen. Zo hou je je informatie relevant en de werknemerservaring soepel en moeiteloos.

Een omnichannel communicatieplatform als Netpresenter kan je helpen om je volledige personeelsbestand te bereiken, waar je personeel ook is. Je bedrijfsapp bereikt je werknemers die onderweg zijn; de screensaver informeert het deel van je personeel dat achter het bureau zit (op kantoor of ergens anders); narrowcastingschermen in openbare ruimtes zoals een fabriekshal of kantine bereiken je fabriekswerknemers. Je kunt berichten creëren en versturen vanuit één contentmanagementsysteem naar elk verbonden apparaat in de wereld. Een gebrek aan relevantie kan worden opgelost door je content te targetten met onze Targeting feature. Met Netpresenter kun je meerdere categorieën aanmaken, die wij ‘sites’ of ‘kanalen’ noemen. Met meerdere kanalen die zijn verbonden aan specifieke apparaten, kun je je content richten op specifieke locaties, afdelingen of teams om ervoor te zorgen dat je content altijd relevant is voor elke werknemer.

5. Meer verkeer naar het intranet

Je intranet kan een betrouwbare stroom van relevante informatie en nieuws voor je werknemers zijn. Het houdt je werknemers op de hoogte en verbindt verschillende afdelingen en teams met elkaar. Het intranet kan die functie echter alleen innemen voor je organisatie als werknemers weten wat je publiceert en waar ze die specifieke informatie kunnen vinden. Veel van onze klanten kwamen ons platform tegen in hun zoektocht naar een manier om meer verkeer naar het intranet te leiden. Ze vonden een oplossing in onze SharePoint integratie. Die heeft ervoor gezorgd dat het intranet van onze klant Rotterdam World Gateway nu ‘populairder dan ooit’ is, volgens Niels Dekker, Public Affairs & Communication Manager bij RWG.

‘Ons intranet is nog nooit zo populair geweest’

Niels legt uit: ‘Wij hebben verschillende grote schermen opgehangen in onze kantoorgebouwen en onze containerterminal. Netpresenter toont automatisch een verkorte versie van ons intranet op deze schermen. Daarnaast gebruiken we de screensaver om nieuwsberichten van het intranet automatisch op de computers van ons personeel te tonen. Werknemers kunnen gewoon op het item klikken, en worden dan doorverwezen naar het volledige nieuwsbericht op het intranet. De populariteit en het verkeer van ons intranet zijn aanzienlijk toegenomen; intranetberichten worden écht meer gelezen.

Klinken deze uitdagingen jou bekend in de oren? En wil je onmiddellijk op zoek naar een oplossing? Plan een gratis demo of neem contact op met onze consultants; zij bekijken je situatie graag en helpen je om je grootste communicatie-uitdagingen direct op te lossen!

Bente
Bente Pieters

Bente is, naast taalpurist, allesweter op het gebied van interne communicatie. Ze kent op dat vlak dan ook alle ins en outs en deelt die graag in foutloze taal. In haar vrije tijd vind je haar in de sportschool of op de bank met een boek.