Interne communicatie trends

Geschatte leestijd: 16 minuten

Het is weer zover: tijd om terug te kijken op alle ontwikkelingen in interne communicatie, die leiden tot de interne communicatie trends in 2023. De afgelopen jaren werd interne communicatie op de kaart gezet, maar mag het in 2023 niet allemaal een tikkie minder? Wat is de toekomst van AI in interne communicatie? En hoe zit het met communicatie met werknemers op afstand? Kortom: in welke richting gaat interne communicatie in 2023? 

Interne communicatie trend 1: AI in interne communicatie: stroomlijnen van taken

Om de eerste trend kunnen we écht niet heen, want het internet stond er vol mee de afgelopen tijd: Artificial Intelligence, en dan met name de nieuwe chatbot van OpenAI, ChatGPT. Geautomatiseerde campagnes, een bot die content creëert, en AI-chatsystemen; slechts enkele voorbeelden die laten zien dat AI al lang niet meer een toekomstbeeld is. Ook het automatisch opnemen van notules van een meeting, het vertalen of een transscript maken van een call, of automatisch meetings inplannen en uittypen zijn AI-toepassingen die je al dagelijks kunt gebruiken via handige tools of features ingebouwd in programma’s als Microsoft Teams. AI is er al een tijdje, en nu ook klaar om interne communicatie te transformeren en stroomlijnen. Een aantal toepassingen zijn daarbij denkbaar:

Writer’s block doorbreken? Laat AI je content creëren

In een wereld waarin de hoeveelheid content die we consumeren blijft toenemen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je interne communicatie eruit springt en de aandacht van je werknemers trekt. Nogal een klus voor communicatieteams, die misschien af en toe te maken krijgen met een ‘writer’s block’.

Om zo’n writer’s block te doorbreken of de aanpak te stroomlijnen, is het aannemelijk dat communicatieteams AI en bots als ChatGPT gaan inzetten om content te creëren. Niet om content creators te vervangen, want interne communicatie moet altijd afgestemd worden op de organisatie , de gebeurtenissen binnen en met betrekking tot die organisatie, en de doelgroepen waarop de communicatie gericht is. Bovendien kan AI ook ongewenste of onjuiste informatie creëren. Het is dus van belang om altijd zelf te blijven nadenken en controleren, en AI niet blindelings te vertrouwen. Maar AI kan wel ingezet worden om snel en op grote schaal structuren en algemenere content te creëren.

Denk daarbij aan cybersecuritycampagnes en tips om veiliger digitaal te werken, leuke berichtjes om een collega te feliciteren met een jubileum, een uitnodiging voor een evenement of cursus, of nice-to-know informatie. AI schrijft gemakkelijk en snel content; communicatieteams bewerken de output vervolgens tot de gewenste, specifieke informatie die je werknemers nodig hebben.

Deze aanpak laat de toekomst van AI in interne communicatie mooi zien: de mens en AI, hand in hand, werkend om taken te stroomlijnen en makkelijker te maken – maar toch ook kwalitatieve, emotionele en vooral menselijke communicatie te blijven leveren.

Geautomatiseerde chatbots om vragen te beantwoorden

Op de vraag ‘Hoe kun je AI inzetten voor interne communicatie?’ geeft ChatGPT zelf als eerste het volgende antwoord:

‘Chatsystemen: AI-gebaseerde chatsystemen kunnen worden gebruikt om medewerkers te helpen bij het vinden van informatie of het oplossen van problemen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan met behulp van chatbots die zijn getraind om specifieke vragen te beantwoorden of om medewerkers door te verwijzen naar de juiste mensen of documenten.’

Eén van de toepassingen waar wij mensen waarschijnlijk zelf ook als eerste aan denken. Veel mensen maakten namelijk voor het eerst bewust kennis met AI in de vorm van AI-assistenten zoals Alexa, Google Assistant, of Siri. Zij zijn voorbeelden van hoe AI ons leven bewust makkelijker maakt.

Deze geautomatiseerde bots, misschien beter in de vorm van chatbots, kunnen ook geïntegreerd worden in de informatievoorzieningen van organisaties. Dan kunnen ze helpen bij het beantwoorden van veelgestelde vragen, of om zoekopdrachten van gebruikers interactiever en directer te maken. Het succes van chatbots is namelijk al vastgesteld: ze beantwoorden meer dan tachtig procent van alle vragen die ze gesteld krijgen met succes.

Ook dit is een manier om de werkzaamheden van werknemers te stroomlijnen. Er zal immers wel werk moeten worden gestoken in het verschaffen van de juiste informatie aan de chatbot. Zo kan die de juiste, voor die organisatie specifieke informatie aan werknemers bieden. Als alles getest is en werkt, kan zo’n chatbot gebaseerd op AI een heleboel werk uit handen nemen van communicatieteams, waardoor zij hun focus kunnen leggen op andere taken.

Een voorbeeld hiervan kun je nu al zien bij zoekmachine Bing: ook daar is een chatbot geïmplementeerd. Door deze extra feature hoef je niet meer zelf het internet af te zoeken, maar kom je via vraag en antwoord snel bij het gewenste resultaat. De informatie komt dan dus naar jou toe, in plaats van dat jij op zoek moet gaan naar de informatie. Eenzelfde systeem kun je dus introduceren in je internecommunicatiestrategie.  

AI als bron van data: analyse van communicatiepatronen

Daarnaast kan AI gebruikt worden als bron van data: chatbots, bijvoorbeeld, kunnen immers meten welke vragen het vaakst gesteld worden door werknemers en welke problemen het vaakst voorkomen. Als die data worden bijgehouden, kan de informatie worden omgezet in actiepunten om de communicatiestrategie aan te passen.

Interne communicatie trend 2: Communicatie wordt steeds meer datagedreven

De laatste toepassing van AI brengt ons meteen bij een nieuwe interne communicatie trend voor 2023. Want als je AI gaat inzetten om data te verzamelen, kun je die data ook gebruiken om je werknemerscommunicatie te verbeteren. Communicatieplatforms, e-mailsoftware en intranetsoftware geven vaak al behoorlijk uitgebreid allerlei informatie weer over verschillende zaken, van hoe vaak werknemers een e-mail openen tot op welk tijdstip ze het vaakst een bericht lezen.

Inzicht in het gedrag van je werknemers kan data verschaffen over:

• hoe vaak werknemers communiceren met elkaar;
• hoe vaak werknemers antwoorden op e-mails of berichten;
• op welke momenten bepaalde berichten het meest gelezen worden;
• wat voor soort content het populairst is;
• welke vragen werknemers het meeste stellen;
• welke documenten het vaakst worden opgezocht;
• hoe welke communicatietool gebruikt wordt om te bepalen hoe tools beter kunnen worden ingezet.

Met informatie over het gedrag van werknemers en interne communicatie kunnen communicatieteams beslissen wat er nodig is om de communicatie te verbeteren. Zijn er bijvoorbeeld andere kanalen nodig? Is er meer of minder informatie nodig? Hebben werknemers behoefte aan bepaalde content? Met de juiste data kun je op deze manier steeds je communicatiestrategie bijstellen om die optimaal te houden. Zo zorg je ervoor dat je drukke personeelsbestand alleen relevante informatie krijgt en niet onnodig wordt afgeleid tijdens het uitvoeren van een belangrijke taak.

Naast het inzetten van deze vaak automatisch gegenereerde data, blijft het belangrijk om je werknemers af en toe gewoon te vragen: hoe voel jij je in je werk, en wat kunnen wij verbeteren? Gebruik daarvoor (eventueel anonieme) enquêtes of polls die je verstuurt via een intranet, of mobiele of desktop app: zo verzamel je gemakkelijk informatie over wat je werknemers écht denken. Als je die naast de andere data legt, krijg je een heel mooi en volledig beeld van hoe je je werknemers het beste kunt voorzien van informatie, waar je ze tegemoet moet komen, en wat er moet veranderen in je interne communicatiestrategie (en zelfs in je organisatie).

Interne communicatie trend 3: Zoveel informatie: mag het allemaal een tikkie minder?

We hebben behoorlijk wat stof gehad om over te communiceren de afgelopen jaren: telkens veranderende lockdownmaatregelen, aangescherpte hygiënevoorschriften, thuiswerkregelingen, nieuwe secundaire arbeidsvoorwaarden in verband met dat thuiswerken … Op het werk én in privésferen hebben we enorm veel informatie gekregen. En dat allemaal nog eens náást de informatie die toch al rondging binnen je organisatie.

Waarschijnlijk zorgt al dat nieuws ervoor dat sommige werknemers er af en toe genoeg van hebben. Misschien is er al een informatieoverload ontstaan in jouw organisatie, komen werknemers er simpelweg niet meer aan toe om alles te lezen, en maken communicatieteams vaak content voor niks. Dan ontstaat er een behoefte aan meer relevantie: heeft iedereen wel écht al die informatie nodig? Of kunnen we ook manieren vinden om ervoor te zorgen dat iedereen die informatie krijgt die daadwerkelijk belangrijk is, het liefst ook nog op een fijne, overzichtelijke manier?

Eén ding is zeker: in 2023 hebben werknemers meer rust nodig op het (interne) communicatiefront. Daarmee doel ik er niet op dat je hele dagen niks van je moet laten horen of maar moet stoppen met communiceren. Communicatieteams hebben uiteraard nog steeds de verantwoordelijkheid om werknemers op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen hun organisatie. Het gaat erom bewust stiltemomenten in te lassen waarin werknemers niet gestoord of onderbroken kunnen worden met ‘belangrijke’ informatie.

Minder is meer in 2023

In 2023 is minder dus meer. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? Timing is alles als het gaat om interne communicatie: een communicatieschema of content kalender helpt veel communicatieteams om hun strategie tot in de puntjes uit te kunnen voeren.

In 2023 neem je daarin dus ook de momenten op waarin er niet gecommuniceerd wordt. Communicatie moet immers niet leiden tot extra stress, maar juist relevant zijn. Goede communicatie helpt je werknemers hun werk beter te doen of zich prettiger te voelen binnen een organisatie.

Irrelevante informatie, daarentegen, draagt echt alleen maar bij aan de informatieoverload en zorgt ervoor dat je werknemers stress ervaren. Alleen al de hoeveelheid e-mails die werknemers krijgen kan al tot extra stress leiden: veel ongelezen e-mails zorgt bij 92 procent van de ondervraagden in een enquête voor een verhoogde hartslag en hogere bloeddruk. Dat wil je dus echt voorkomen!

Als je gaat plannen voor het nieuwe jaar, kijk je nog eens goed naar je planning en naar de relevantie van alle communicatie. Vervolgens las je ook perioden van ‘stilte’ in. Publiceer bijvoorbeeld geen bedrijfsnieuws tijdens lunchpauzes, zodat mensen in alle rust kunnen pauzeren. Publiceer niet op dagen dat er belangrijke projecten worden afgerond. Publiceer minder in weken dat het toch al heel druk is.

Zet daarnaast ook andere communicatiekanalen in, zoals narrowcasting, intranet, of een app voor smartphones: eigenlijk alles waarmee werknemers informatie rustig tot zich kunnen nemen op momenten die zij zelf uitkiezen. Zo voorkom je de stress van overvolle inboxen of de verwachting dat werknemers meteen moeten reageren en creëer je wat ruimte die je collega’s kunnen gebruiken om zich te focussen op hun werk.

Interne communicatie trend 4: Visuele communicatie trekt de aandacht in 2023

Dankzij socialmediaplatforms zoals Instagram, Pinterest, Snapchat en TikTok is het creëren, delen en bekijken van visuele content nog nooit zo makkelijk geweest. Deze platforms blijven maar groeien; in 2022 kwamen er 190 miljoen nieuwe gebruikers op sociale media. Begrijpelijk: sociale media geven hun gebruikers een gepersonaliseerde feed waarop ze eindeloos door aantrekkelijke en gratis visuele content kunnen scrollen. Die visuele content trekt onmiddellijk de aandacht, en behoudt die in veel gevallen veel beter dan tekstuele informatie.

Het huidige personeelsbestand bevat bovendien een groeiend aantal (jonge) werknemers die gewend zijn aan deze visuele communicatie in hun persoonlijke leven – daarom verwachten ze dat soort content ook steeds meer in hun professionele leven. In dit tijdperk van informatieoverload kun je, naast het inlassen van communicatiepauzes, de aandacht van je personeel ook trekken met behulp van visuele communicatie. In 2023 is het dus tijd om visuele communicatie in te zetten om je drukke werknemers te bereiken!

Visuele communicatie kan verschillende teams in je organisatie helpen: je communicatieteam, de HR-afdeling, je IT-team en zelfs het management. Zij kunnen visuele communicatie inzetten om je werknemers effectief en snel te bereiken.

Breng boodschappen kort en aantrekkelijk over met video

Gebruik video’s om bijvoorbeeld een boodschap van het management persoonlijker en duidelijker te maken. Een korte video is een goede manier om de aandacht te trekken tijdens een drukke werkdag. Dertig tot zestig seconden is al genoeg! Dat klinkt misschien kort, maar het geeft leiders de mogelijkheid om in contact te komen met werknemers zonder een groot deel van hun dag in beslag te nemen. Bovendien biedt het toch genoeg tijd om belangrijke zaken aan te kaarten.

Microsoft haalt bijvoorbeeld op deze interne communicatie trend in door in Microsoft Teams een nieuwe feature te introduceren; daarmee kun je via een chat nu ook een kort videobericht opnemen en versturen naar een van je contacten. Zo worden korte video snippets mogelijk gemaakt om tekst te ondersteunen of vervangen.

Videoboodschappen die naar meer mensen dan alleen je directe collega moeten, publiceer je in een mobiele app of een intranet zodat werknemers hem kunnen bekijken wanneer ze er even de tijd voor hebben. Veel persoonlijker en vaak fijner dan een lange, formele e-mail!

Ook je HR en communicatieteam kan video’s, infographics en andere visuals gebruiken om informatie efficiënter over te brengen. Verspreid bijvoorbeeld onboarding content, cursussen of trainingen en belangrijke bedrijfsinformatie. Maak data inzichtelijker met dashboards op screensavers of narrowcastingschermen en leg veranderingen binnen de organisatie uit met behulp van afbeeldingen en video’s. Op deze manier informatie overbrengen, zorgt vaak voor een hoger bereik en beter begrip.

Maak boodschappen van IT-teams opvallender

IT-teams kunnen allerlei informatie beter overbrengen met visuele communicatie. Cybersecuritycampagnes worden bijvoorbeeld veel levendiger met screenshots van een phishing e-mail die herhaaldelijk worden getoond op narrowcastingschermen, lockscreens of een nieuwsbrief.

Een belangrijke boodschap over gepland of ongepland systeemonderhoud kan veel effectiever zijn als die wordt gepubliceerd via een korte tekstuele boodschap met een opvallende visual. Publiceer hem via een desktop alert, een mobiele app of een bedrijfsbreed teams of slack kanaal om de aandacht te trekken. Of zet er een leuke of ludiek gifje bij; misschien niet het meest professionele idee, maar het trekt zeker de aandacht – én: veel van je collega’s zullen het zeker waarderen en vaker willen zien.

Veranderingen van software verlopen soepeler wanneer je je werknemers voorziet van screenshots, stroomschema’s, of screencasts die uitleg geven over de nieuwe software. Als je ze één keer creëert en vervolgens ergens opslaat waar iedereen ze terug kan vinden, zoals het intranet, kan je IT-team aandacht schenken aan andere belangrijke zaken.

Interne communicatie trend 5: Volledig remote werken: het belang van een online community

Het was vorig jaar ook al een trend – communiceren in de hybride organisatie. Komende jaren gaat hybride werken nog een stapje verder: van hybride naar volledig remote. 16 procent van alle organisaties ter wereld werkte in 2022 volledig op afstand. Dat lijkt weinig, maar als je nagaat dat 44 procent van de organisaties geen mogelijkheden heeft om op afstand te werken, wordt het al een indrukwekkender getal.

Volledig remote werk is voor steeds meer mensen aantrekkelijker: het biedt momenteel al zo’n 35 miljoen mensen over de hele wereld de mogelijkheid om te kiezen vanuit waar en wanneer ze het liefst werken. De verwachting is bovendien dat dat getal in de toekomst blijft groeien, omdat steeds meer mensen de voordelen van volledig op afstand werken inzien en er hun levens op willen inrichten.

Een manier van werken die dus uit noodzaak is gestart in coronatijd, is uitgegroeid tot een heuse beweging. Daarin gaan mensen op zoek naar een betere balans tussen hun werk- en privéleven, en naar meer (bewegings)vrijheid in hun leven. Maar al die verschillende mensen op al die verschillende plekken zijn natuurlijk niet altijd even gemakkelijk te bereiken en verbinden. Het belang van een sterke online community wordt daarmee nog groter.

Visuele communicatie zorgt voor verbinding

Visuele communicatie is niet voor niets een trend in 2023. Want hoe maak je communicatie het meest persoonlijk voor werknemers die op afstand werken? Door middel van beelden! Als je je collega’s zelden of misschien wel nooit in het echt ziet, is er altijd een afstand die je met fysieke samenwerking veel makkelijker overbrugt. Maar om toch de teamspirit te bouwen die er nodig is om taken goed en als écht team af te kunnen ronden, kan beeldmateriaal heel effectief zijn.

Denk daarbij aan videomeetings die niet alleen worden ingezet om belangrijke informatie te bespreken, maar ook om even gezellig bij te kletsen zoals je normaal zou doen bij een koffie automaat. Geef je werknemers een kans om met elkaar in contact te komen zoals ze bijvoorbeeld op social media zouden doen door ze een communicatieplatform te bieden met veel mogelijkheden tot interactie. Een desktop of mobiele app of een intranet met een commentsectie kan bijvoorbeeld voor de nodige saamhorigheid zorgen.

Installeer corporate screensavers, wallpapers, of lockscreens op laptops en laat daarop voortdurend informatie draaien die zorgt voor verbondenheid. Denk daarbij aan visuele communicatie: foto’s vanaf het strand waar je collega van marketing momenteel werkt, de surfsessie die je salescollega had in het weekend, of het uitzicht op die mooie straat in Barcelona die je collega van HR heeft vanaf zijn balkon. Je geeft werknemers daarmee een inkijkje in het leven van hun collega’s en biedt de nodige gespreksstof over elkaars levens. Werken vanaf kantoor? In 2023 is het kantoor overal – en interne communicatie zorgt voor de nodige verbinding en saamhorigheid!

In dit jaar verschuiven de behoeftes van werknemers: we willen minder informatie, we willen meer vrijheid, we willen efficiënter werken en een betere balans tussen werk en privé. Communicatieteams kunnen daar fantastisch op inspelen met deze interne communicatie trends en hun collega’s helpen om hun levens in te richten zoals zij dat willen. Zij zorgen met behulp van allerlei handige tools en AI wederom voor de verbinding die nodig is om taken en doelen tot een goed einde te brengen, vanaf waar dat ook gebeurt. Overal ter wereld werken én efficiënt geïnformeerd blijven – welkom in 2023!

Neem contact op met onze consultants of vraag een demo aan om je werknemers geïnformeerd, betrokken, productief en veilig te houden. Of download de gratis guide en vind de juiste communicatietools om jouw werknemers te bereiken.