Vijf gouden regels bij het uitzetten van pulse surveys voor werknemers
Geschatte leestijd: 6 minuten
In onze vorige blogs over pulse enquêtes gaven we uitleg over hoe je feedback van werknemers verzamelt met een communicatieplatform en pulse enquêtes. Pulse enquêtes zijn echter alleen nuttig als ze werknemers het gevoel geven dat er naar hen geluisterd wordt en er iets gedaan wordt met hun feedback. Dit zijn vijf gouden regels om in je achterhoofd te houden bij het uitzetten van pulse surveys voor werknemers:
- Betrek de juiste doelgroep
- Kies het juiste moment
- Kies tussen anoniem en vertrouwelijk
- Overweeg de lengte van de pulse survey
- Stel bruikbare vragen
1. Betrek de juiste doelgroep
Wil je feedback verzamelen op een bepaald moment, bijvoorbeeld omdat er iets verandert binnen de organisatie? Dan is de kans groot dat die verandering niet op alle werknemers impact heeft. Soms hebben veranderingen vooral lokale consequenties.
Onderzoek dus eerst van wie je feedback wil krijgen. Definieer de specifieke doelgroepen die je in je pulse enquête wil ondervragen. Als je doelgroepen hebt aangewezen – op basis van bijvoorbeeld afdeling, locatie, land enzovoort – kun je ervoor zorgen dat alleen de werknemers deelnemen die iets nuttigs te zeggen hebben over het onderwerp van je pulse survey. Zo kun je de pulse survey omzetten in bruikbare inzichten en de situatie ook daadwerkelijk verbeteren voor (betrokken) werknemers.
2. Kies het juiste moment
Als je bruikbare resultaten wilt, zorg er dan voor dat je enquêtes zijn afgestemd op de employee journey van het personeel. Een werknemer die net nieuw is bij het bedrijf, zal een andere mening hebben over bepaalde zaken dan iemand die al jaren in dienst is. Pas je vragen dus daarop aan.
Het kan heel nuttig zijn om op verschillende momenten in de employee journey naar de mening van je personeel te vragen, zeker omdat die mening op verschillende momenten ook zal veranderen. Kies dus het juiste moment in de employee journey om je pulse survey uit te zetten. Aan iemand die al twee jaar bij een organisatie werkt, hoef je bijvoorbeeld niet meer te vragen hoe de onboarding was. Iemand die een half jaar in dienst is, zal daar ongetwijfeld veel nuttigere dingen over kunnen zeggen.
3. Kies tussen anoniem en vertrouwelijk
Er zijn verschillende soorten enquêtes: anonieme, vertrouwelijke, en niet-anonieme enquêtes. Met een niet-anonieme enquête kun je snel antwoorden verzamelen, bijvoorbeeld als je wilt weten wie aanwezig zal zijn bij de vrijmibo. Maar, in zo’n geval is een snelle poll waarschijnlijk wat handiger: je stelt één vraag, geeft mensen een aantal keuzes en bent heel snel op de hoogte van de stand van zaken.
In een anonieme enquête zijn de antwoorden, natuurlijk, anoniem. Dat wil dus ook zeggen dat letterlijk niemand in de hele organisatie kan achterhalen van wie de antwoorden op de enquête zijn. Dat kan soms heel handig zijn en heeft ook een aantal belangrijke voordelen. Werknemers voelen zich namelijk meer op hun gemak omdat toch niet achterhaald kan worden wie wat gezegd heeft. Daardoor zullen hun antwoorden eerlijker zijn, en zullen er ook meer werknemers deelnemen aan de enquête.
Het zal echter ook een gevoel van veiligheid creëren dat een belemmering kan vormen bij het halen van zinvolle gegevens uit de enquêteresultaten. Daarom kan een vertrouwelijke enquête de beste keuze zijn. Vertrouwelijke enquêtes voorkomen doorgaans dat een manager of collega’s iemands identiteit kunnen achterhalen op basis van gegeven antwoorden. Dat geldt bijvoorbeeld niet voor HR. Het gaat dus meer om de bescherming van iemands privacy dan om de bescherming van zijn identiteit. Wanneer de antwoorden van de respondent dan een zeer individueel karakter hebben, zal toch het gesprek aangegaan kunnen worden voor verdere verduidelijking van de antwoorden. Zo zal anonimiteit geen belemmering meer vormen voor het ondernemen van actie.
4. Overweeg de lengte van de pulse survey
Het kan erg verleidelijk zijn om het maximale te willen halen uit een mogelijkheid om feedback van werknemers te verzamelen. Je zult waarschijnlijk echter het tegenovergestelde bewerkstelligen. De lengte van een enquête kan er namelijk toe leiden dat werknemers hem niet zullen invullen, waardoor je enquête een gemiste kans wordt.
Een vuistregel voor de lengte van de pulse enquête is de frequentie van het uitsturen vergelijken met het aantal vragen in de enquête. Enquêtes die minder vaak worden uitgestuurd, zoals de jaarlijkse betrokkenheidsenquête, mag best wat langer zijn. Pulse enquêtes, die over het algemeen wat korter zijn, kun je vaker sturen om de stemming binnen de organisatie in de loop van de tijd te peilen en volgen. Maak dan een enquête met zo’n 1 tot 3 vragen om ervoor te zorgen dat mensen niet moe worden van al die enquêtes die ze telkens moeten invullen.
5. Stel bruikbare vragen
Deze regel klinkt misschien heel logisch, maar heeft wat uitleg nodig. Wat we eigenlijk bedoelen: stuur geen enquêtes uit om je eigen nieuwsgierigheid te stillen. Verstuur pulse enquêtes alleen als je de resultaten ook gaat gebruiken om iets te verbeteren of meten. Als je niet van plan bent om iets met de antwoorden te doen, is het beter om je werknemers ook niet lastig te vallen met vragen. Dat zal er waarschijnlijk alleen toe leiden dat ze in de toekomst geen enquêtes meer zullen invullen.
Als je om feedback vraagt, moet je er dus ook voor zorgen dat er iets mee gedaan wordt. Daarnaast is het belangrijk dat enquêtes gaan over onderwerpen die relevant zijn voor werknemers. Alleen dan zullen de resultaten van je enquêtes bruikbare inzichten opleveren, en uiteindelijk leiden tot algemene verbeteringen binnen en voor je organisatie.
Wil jij ook aan de slag met pulse surveys voor werknemers? Neem dan contact op met onze consultants; zij bespreken de mogelijkheden voor jouw organisatie graag of laten je in een gratis demo van 30 minuten alles zien wat Netpresenter te bieden heeft. Of download de gratis zelfevaluatie over werknemersbetrokkenheid dat je gaat helpen bij het verhogen van de betrokkenheidsniveaus in je organisatie.
