Vijf vragen om jezelf te stellen bij het kiezen van een werknemerscommunicatieplatform

Geschatte leestijd: 9 minuten

Geen enkele organisatie is hetzelfde. Iedere organisatie stelt dus ook andere eisen aan een platform voor werknemerscommunicatie. Hoe bepaal je welk platform geschikt is om jouw interne communicatie naar een hoger level te tillen? Wij hebben vijf belangrijke vragen op een rijtje gezet die je jezelf moet stellen bij het kiezen van een werknemerscommunicatieplatform.

• Wie is mijn beoogde doelgroep?
• Wat wil ik gaan communiceren?
• Hoeveel technische kennis en ondersteuning vraagt de software?
• Wat wil ik allemaal kunnen meten?
• Hoe zetten andere organisaties het platform in?

1. Wie is mijn beoogde doelgroep?

Waarschijnlijk wil je al je werknemers bereiken met je communicatie. Maar de ene werknemer is de andere niet. Begin daarom met inventariseren. Wie is precies je doelgroep? Beschrijf dit zo concreet en specifiek mogelijk. Noteer bijvoorbeeld op welke afdeling en locatie je collega’s werken (op kantoor of in een productieomgeving), over welke apparaten en communicatiemiddelen (zoals e-mailadres of Office 365-account) zij nu al beschikken en hoe hun werkdag er in grote lijnen uitziet. Bedenk ook of je mensen wilt bereiken die niet werkzaam zijn bij je organisatie, zoals klanten, bezoekers, studenten of patiënten. Al die factoren bepalen namelijk welke kanalen je beoogde communicatieplatform nodig heeft.

Weet welke kanalen je nodig hebt

Een organisatie met veel non-deskwerknemers zal bijvoorbeeld andere communicatiekanalen nodig hebben dan een organisatie met vooral kantoorwerknemers. Terwijl je kantoorwerknemers prima via een pc (bijvoorbeeld middels een corporate screensaver of desktop app) kunt bereiken, zijn kanalen als narrowcasting of een mobiele app geschikter voor non-deskwerknemers. Ga ook het gesprek aan met de werknemers en vraag hen wat hun voorkeur heeft.

De kans is groot dat je een divers personeelsbestand hebt. Als je iedereen wilt bereiken, heb je meestal meerdere communicatiemiddelen nodig. Een alles-in-één oplossing is dan vaak de meest geschikte keuze. Losse tools naast elkaar aanschaffen is vaak duurder en vraagt bovendien meer van de IT-afdeling. De IT-afdeling moet immers de uitrol, alsook updates en onderhoud, voor meerdere applicaties uitvoeren. Ook contentbeheerders moeten met verschillende losse tools content op meerdere plekken aanmaken en beheren. Met een alles-in-één oplossing voorkom je extra kosten, onderhoud en werk. Let er dan wel op dat je berichten kunt targeten, zodat je content altijd relevant en interessant blijft voor iedere werknemer, ongeacht functie, afdeling of locatie.

Met een breed inzetbaar platform ben je bovendien meteen klaar voor de toekomst. Je weet immers wel wat je vandaag nodig hebt, maar wie weet wat je morgen nodig hebt? Wie had bijvoorbeeld kunnen voorspellen dat thuiswerken en hybride werken de afgelopen twee jaar zo’n vlucht zouden nemen? Veel organisaties zijn nog zoekende hoeveel er thuisgewerkt wordt – of moeten hun plannen steeds toch weer aanpassen aan nieuwe overheidsvoorschriften. Met meerdere kanalen tot je beschikking ben je beter voorbereid op trends en ontwikkelingen.

2. Wat wil ik gaan communiceren?

Niet alle communicatieplatformen ondersteunen dezelfde media, contenttypen en features. Bedenk dus vooraf wat jouw organisatie nodig heeft. Heb je bijvoorbeeld genoeg aan een platform waarmee je alleen kunt zenden? Of ben je ook op zoek naar een mogelijkheid om feedback van je werknemers te verzamelen door middel van polls en pulse surveys?

Misschien wil je af en toe belangrijk nieuws met je personeel delen en wil je een bevestiging als je werknemers het bericht gelezen hebben. Wil je bijvoorbeeld dat werknemers op elkaar kunnen reageren of comments kunnen plaatsen? Dan heb je een platform nodig dat sociale interactie ondersteunt. De mogelijkheden zijn eindeloos, je moet er alleen op letten bij de platformen die je op het oog hebt. Zorg ervoor dat ze de functionaliteiten ondersteunen die jij graag zou willen inzetten.

Anno 2021 hebben de meeste platformen de basisfunctionaliteiten wel goed op orde. Denk aan de mogelijkheid om via meerdere accounts content te plaatsen en een gemakkelijke editor om berichten aan te maken en tekstopmaak toe te passen. Veel platformen onderscheiden zich pas echt met hun features en integraties. Lang niet ieder werknemerscommunicatieplatform ondersteunt bijvoorbeeld Attention Boosters en pulse enquêtes. Ook de beschikbare integraties verschillen vaak per platform. Breng daarom in kaart wat voor externe informatiebronnen je graag zou willen verbinden met je werknemerscommunicatieplatform, zodat content automatisch kan worden doorgeplaatst. Merk je bijvoorbeeld dat berichten op het intranet niet of nauwelijks gelezen worden? Dan is het verstandig om te kijken naar een platform dat een koppeling kan maken met intranet. Zo zet je je intranet extra in de spotlight en genereer je sneller meer verkeer.

Maak het kiezen voor jezelf iets gemakkelijker door een lijstje te maken met ‘must-haves’ en ‘nice-to-have’-functionaliteiten die het platform moet hebben. Gebruik die lijst als steuntje als je platformen met elkaar gaat vergelijken. Zo zie je snel welke platformen wel en niet aan je eisen voldoen en dus goed bij jouw organisatie zouden passen.

Crisiscommunicatie

Ook crisiscommunicatie is vaak een andere tak van sport dan gewone werknemerscommunicatie. Crisiscommunicatie moet immers bliksemsnel en glashelder zijn. Je moet berichten met één druk op de knop kunnen aanmaken, en ervan op aan kunnen dat die berichten daarna ook snel onder ieders ogen belanden. Niet ieder communicatieplatform is zonder meer geschikt voor crisiscommunicatie.

Met Netpresenter kun je naast je dagelijkse berichten en informatie ook alerts uitsturen. Hiermee bereik je iedereen onmiddellijk in het geval van een calamiteit of noodsituatie. Denk aan een cyberaanval waardoor e-mailsystemen tijdelijk ‘offline’ zijn en je tóch iedereen wilt bereiken met actuele en belangrijke instructies. Leesbevestigingen zijn in zo’n geval een handige toevoeging: je gaat snel en efficiënt na wie het bericht ontvangen en gelezen heeft, en wie dus weet hoe hij of zij moet handelen.

3. Hoeveel technische kennis en ondersteuning vraagt de software?

Als het goed is heb je bij het eerste punt al bepaald welke apparaten je werknemers kunnen of willen gebruiken. Maar heb je ook gekeken naar hoe technisch onderlegd je werknemers zijn? En hoeveel middelen je IT-afdeling beschikbaar heeft om het werknemerscommunicatieplatform te beheren en te onderhouden? Sommige applicaties zijn eenvoudig uit te rollen naar alle apparaten binnen de organisatie, in andere gevallen moet je eindgebruiker (de werknemer dus) een of meerdere handeling verrichten. Als veel werknemers dit zelfstandig kunnen, kost de uitrol en het onderhoud de IT-afdeling minder tijd dan wanneer veel werknemers hulp behoeven. Bij sommige platformen beschik je zelfs over een vangnet, zoals SMS.  Zo weet je zeker dat de meest cruciale boodschappen altijd alle werknemers bereiken, ongeacht iemands technische vaardigheden.

Daarnaast zijn sommige platformen voorzien van handige features die het beheer op de langere termijn eenvoudiger maken. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met de user groups die je al hebt binnen Microsoft 365. In dat geval hoeft de IT-afdeling alleen maar de vertrouwde gebruikersdatabase van Microsoft 365 te beheren. Werknemers kunnen dan soms zelfs met hun veilige Microsoft-account inloggen in bijvoorbeeld een bedrijfsapp. Zo’n koppeling levert dus minder werk, meer gebruiksgemak én meer veiligheid op!

4. Wat wil ik allemaal kunnen meten?

Laten we vooropstellen: statistieken bijhouden is áltijd goed. Want alleen door resultaten te meten, kun je je communicatie verbeteren. We adviseren daarom om te kiezen voor een werknemerscommunicatieplatform dat zo veel mogelijk (nuttige) statistieken bijhoudt. Hoe vaak je berichten gelezen worden, hoeveel mensen er doorklikken op links in berichten, welke apparaten men gebruikt; statistieken geven altijd waardevolle inzichten. Handig voor communicatieprofessionals en managers of directie die willen weten hoe het ervoor staat met bepaalde zaken binnen hun organisatie (en wie wil dat nou niet?!).

Maar misschien zijn er ook wel bepaalde statistieken die je echt nodig hebt, bijvoorbeeld om de aanschaf en het gebruik van het platform intern te kunnen verantwoorden. Bedenk dus goed welke statistieken je echt nodig hebt, en welke statistieken ‘nice-to-have’ zijn. Bekijk ook of ze op een bruikbare manier worden gepresenteerd. Het is natuurlijk wel zo fijn als het systeem de belangrijkste statistieken al zelf in een overzichtelijk dashboard presenteert.

5. Hoe zetten andere organisaties het platform in?

Zelfs met goede voorbereiding kan het lastig zijn om te bepalen wat je nou echt nodig hebt. Laat je daarom adviseren door aanbieders van werknemerscommunicatieplatformen; zij hebben al veel vaker bedrijven bijgestaan bij hun interne communicatie en weten dus waar klanten behoefte aan hebben. Vraag om een demo om met eigen ogen te zien hoe alles werkt en wat je precies allemaal kan.

Bekijk ook reviews op gespecialiseerde reviewsites als Capterra en G2, en klantverhalen van de aanbieders. Misschien vind je wel de ervaringen van een erg vergelijkbare organisatie, of zelfs een branchegenoot of concurrent. In zo’n klantverhaal is meestal te lezen tegen welke uitdagingen organisaties in een bepaalde sector aanliepen, en hoe het betreffende platform heeft geholpen om deze uitdagingen te overwinnen. Wie weet krijg je zelfs nog inspiratie of leer je dingen waar je zelf in eerste instantie nog niet aan hebt gedacht.

Is jouw organisatie momenteel op zoek naar een werknemerscommunicatieplatform? Begin je zoektocht dan goed. Download deze gratis guide en ontdek welke communicatietools jij nodig hebt om jouw werknemers te bereiken. Of vraag een demo aan en ontdek wat Netpresenter te bieden heeft!