Leiderschapscommunicatie: waarom die juist nú belangrijk is (en hoe je je personeel bereikt)

Geschatte leestijd: 8 minuten

Je werknemers die thuiswerken zijn inmiddels waarschijnlijk wel gewend aan het opzetten van Zoom calls of het samenwerken via Microsoft Teams. En terwijl verschillende landen zich schrap zetten voor de tweede golf van de pandemie, zullen de meeste van je werknemers nog wel even vanuit thuis blijven werken. Naarmate de pandemie langer duurt, moeten leiders en managers daarom de handen uit de mouwen steken en samenwerken met communicatieprofessionals om hun werknemers te ondersteunen in een van de meest ontwrichtende periodes van onze tijd. Maar hoe bereikt leiderschapscommunicatie je werknemers?

Tijdens de tweede besmettingsgolf, die in sommige landen nu aan de gang is, vertrouwen werknemers op hun connectie met hun werkgever om hen de richting en geruststelling te geven die ze nog steeds nodig hebben – werknemers hebben nog steeds te maken met onzekerheden op veel gebieden in hun leven. Leiders kunnen voor hun mensen zorgen door onzekerheden weg te nemen door middel van duidelijke communicatie.

Terug naar de werkplek: hybride organisaties

In de eerste golf van de coronacrisis hebben veel landen hun burgers een lockdown opgelegd. Als gevolg daarvan gingen de meeste organisaties (gedeeltelijk) thuiswerken en werd het merendeel van de vergaderingen online opgezet – alle deelnemers van een vergadering werden dan in een virtuele vergaderzaal samengebracht. Tussen de eerste en de tweede golf van de crisis hebben verschillende organisaties echter een korte onderbreking van dat thuiswerken gehad. Organisaties brachten (een deel van) hun personeel weer langzaam terug naar de werkvloer.

Hoewel de meeste werknemers een verandering van omgeving waarschijnlijk wel op prijs stelden, vormde deze verschuiving een nieuwe uitdaging voor organisaties. Veel organisaties waren nu namelijk deels terug op hun werkplek, en deels nog thuis aan het werk Dat kan problemen veroorzaken rond inclusie: we geven eerder het word aan degenen die zich in de fysieke vergaderruimte bevinden.

Zorg dat werknemers zich betrokken voelen

Als mensen zich niet betrokken voelen, zowel in vergaderingen als in het algemeen, zijn ze geneigd om zich afgesloten van hun collega’s te voelen, en in het ergste geval zelfs van hun organisatie. Als dit gebeurt, loop je het risico dat werknemers niet meer betrokken zijn bij de organisatie. Dat risico wordt nog groter wanneer werknemers vanuit huis hebben gewerkt. Dat is een risico dat door leidinggevenden in samenwerking met communicatie- en HR-afdelingen kan worden aangepakt. Terwijl interne communicatie belangrijk is om werknemers op de hoogte te houden, hebben berichten van senior management een echte motiverende en stimulerende impact.

Vooral wanneer mensen thuiswerken kan een bedrijf snel gezichtsloos worden terwijl werknemers in isolatie to-do-lijstjes afwerken. Dit maakt communicatie van leidinggevenden die richting bieden belangrijker dan ooit. In onzekere tijden is het belangrijk dat werknemers zich onderdeel voelen van een gemeenschap. Elke werknemer moet zich betrokken voelen. Personeel moet weten dat leiders zich bewust zijn van hun werknemers, en dat hun welzijn prioriteit heeft.

Werknemers zijn meer dan een nummertje. Ze zijn meer dan iemand die to-do-lijstjes in Trello, Jira of Asana afwerkt. Ze hebben gevoelens en behoeften, zelfs als ze aan het werk zijn. En voor veel mensen zijn die gevoelens de afgelopen maanden (deels) negatief geweest, omdat ze te maken hadden met de onzekerheden die de pandemie met zich heeft meegebracht.

Voor leiders is dit echter ook een onzekere tijd geweest. Het delen van deze ervaringen zal werknemers geruststellen dat een gevoel van onzekerheid en het ervaren van moeilijkheden niet per se negatief is in de ogen van hun organisatie – en zelfs senior managers zijn mensen, die zich misschien soms een beetje verloren voelen tijdens de coronacrisis.

Verhoog het moreel – geef nieuws en updates

Vooral in uitdagende tijden als deze huidige crisis kan communicatie van senior-level leiders gevoelens van angst of ontevredenheid verminderen. Wanneer leiders of managers updates of nieuws brengen aan hun werknemers, verhogen ze de tevredenheid van de werknemers en stimuleren ze de productiviteit en de geest. Dit is met name van cruciaal belang voor thuiswerkers of werknemers die ergens anders in isolatie aan het werk zijn. Zij lopen meer risico’s op eenzaamheid en isolement, en kunnen zich gemakkelijker losmaken van hun organisatie.

Maar hoe kunnen communicatieprofessionals en leiders op dit moment, nu het er het meest toe doet, samenwerken om hun personeel te bereiken met leiderschapscommunicatie? Hoe kunnen we onze leiders van ontoegankelijke boegbeelden veranderen in mensen met wie we ons kunnen identificeren, en waarmee we ons kunnen verbinden? Hoe kun je een brug slaan tussen je personeel en de CEO? Hoe kunnen we leiders een geruststellende rol geven in deze onzekere tijden?

Kies de juiste communicatiekanalen en -tools

Leiders kunnen een band opbouwen met hun personeel door direct te communiceren. Er is een toenemende vraag naar authenticiteit van leiders, en naar een single point of truth in organisaties. Een betrouwbare bron van informatie en geruststelling. We bouwen vertrouwen en respect voor anderen op wanneer we ervaren dat er sprake is van een gemeenschappelijke basis, en wanneer de ander authentiek is in de omgang met ons.

Dit betekent dat er geen behoefte is aan lange, formele updates per e-mail. Uitgebreide e-mails vergroten de emotionele afstand waarschijnlijk alleen maar. De technologie die je waarschijnlijk nu al gebruikt, zoals Teams of Slack, stelt leiders echter in staat om informele berichten te sturen en te praten met werknemers. In een publiek kanaal of team is iedereen vrij om deel te nemen aan zo’n gesprek. Alsof je elkaar tegenkomt bij de koffieautomaat! Deze informele berichten zijn een mooie manier om in contact te komen met al je werknemers.

Verspreid je boodschap via meerdere kanalen

Werknemers maken echter niet allemaal gebruik van dezelfde digitale tools. Kantoormedewerkers zullen van andere kanalen gebruikmaken dan fabrieksmedewerkers. Verspreid je boodschap daarom via meerdere communicatiekanalen – zo kunnen werknemers hun voorkeurskanaal kiezen om de informatie te verwerken. Publiceer belangrijke berichten met een pushnotificatie via desktop of smartphone, zodat werknemers direct op de hoogte zijn van een nieuw bericht van de CEO. Zo hoeven ze er niet naar op zoek te gaan, en heeft je leiderschapscommunicatie een directe impact op het moreel van de organisatie.

Omnichanneloplossing: niemand uitgesloten

Met een omnichanneloplossing kun je een eenmalig bericht direct via meerdere kanalen verspreiden, zodat niemand wordt uitgesloten. Publiceer het bericht van de CEO direct in een Microsoft Teams-kanaal naar keuze om je werknemers te bereiken waar ze waarschijnlijk toch al dagelijks met elkaar samenwerken en chatten. Of moedig je senior management aan om regelmatig te bloggen of vloggen, en post hun bijdrages op je intranet. Misschien kunnen ze zelfs spreken over de dingen waar zij door de crisis mee worstelen (hey, thuiswerken met twee schreeuwende kinderen of een hyperactieve kat die je kostbare planten sloopt, kan behoorlijk uitdagend zijn!). Het tonen van de menselijke kant van de baas breekt de traditionele muren tussen leidinggevenden en werknemers af en zorgt voor een meer samenhangende organisatie.

Of werknemers nou thuiswerken, op de productielijn, op kantoor of misschien wel elke dag op een andere plek; als je je leiderschapscommunicatie via een omnichannelplatform verstuurt, blijf je met iedereen in contact en houd je alle werknemers betrokken, zelfs in deze uitdagende tijden.

Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact op met een van onze consultants, zij bespreken graag hoe we je kunnen helpen je leiderschapscommunicatie naar een hoger niveau te tillen! Of download de gratis infographic 10 voordelen van effectieve leiderschapscommunicatie voor organisaties.