Vijf manieren om desinformatie op de werkvloer te stoppen

Geschatte leestijd: 8 minuten

‘Fake news’ bestaat niet alleen op sociale media. Ook op de werkvloer hebben we tegenwoordig te maken met desinformatie. Uit onderzoek blijkt dat 59 tot 64 procent van de werknemers zich zorgen maakt over nepnieuws op de werkvloer. Geruchten over bedrijfsresultaten of bezuinigingen kunnen voor flink wat onrust en demotivatie zorgen. Nepnieuws kan ook ingezet worden om beslissingen in twijfel te trekken en zo leiderschap te ondermijnen. Gelukkig kun je er met sterke interne communicatie iets tegen doen!

In deze blog bespreken we vijf manieren waarop je met effectieve interne communicatie desinformatie op de werkvloer kan bestrijden.

• Leiders moeten het voortouw nemen
• Geef periodieke updates
• Gebruik de kracht van herhaling
• Creëer een centrale bron van waarheid
• Maak interactie mogelijk

Leiders moeten het voortouw nemen

Desinformatie op de werkvloer ontstaat niet altijd met kwade bedoelingen. Als er te weinig wordt gecommuniceerd vanuit de organisatie, kan er een ‘informatievacuüm’ ontstaan: werknemers weten door het gebrek aan officiële informatie niet waar ze aan toe zijn. Je loopt dan het risico dat mensen het zelf gaan invullen met geruchten en speculatie. Het is aan de leiders, zoals de CEO, afdelingshoofden, product owners en projectleiders, binnen de organisatie om te voorkomen dat dit informatievacuüm überhaupt kan ontstaan.

Het goede nieuws is dat werknemers ook actief willen dat leiders zich proactief laten zien bij significante problemen op de werkplek. Maar liefst 92 procent van de werknemers vindt het belangrijk dat een CEO zich uitspreekt over belangrijke issues op de werkplek. Bijkomend voordeel is dat de CEO dan zelf de regie over het verhaal behoudt. Als er toch slecht nieuws is, heeft de CEO tenminste gelijk de kans om uit te leggen wat er aan de hand is. Door zich tijdig uit te spreken is de CEO zo geruchten voor en kunnen werknemers zoveel mogelijk gerustgesteld worden.

Met Netpresenter is het heel eenvoudig om bijvoorbeeld een videoboodschap van de CEO te vertonen aan alle werknemers, of te linken naar een uitgebreide blogpost op SharePoint. Met één druk op de knop worden alle werknemers bereikt, of ze nou op kantoor zitten, thuis werken, in een fabriekshal aan de productielijn staan, of bij een klant op bezoek zijn. Als het écht urgent is, kun je zelfs met een pushnotificatie je bericht extra kracht bijzetten. Zo kan de CEO er gerust op zijn dat iedereen op de hoogte is.

Geef periodieke updates

Leiders moeten niet pas optreden als er iets aan de hand is. Ook periodieke updates met wat er allemaal speelt binnen de organisatie of specifieke afdelingen, helpen om te voorkomen dat er een geruchtenmolen op gang komt en verhalen een eigen leven gaan leiden. Er hoeft zeker geen crisis te zijn om toch periodieke updates te geven. Ook goed nieuws helpt in de strijd tegen desinformatie. Vertel bijvoorbeeld over lopende projecten, of ga dieper in op de actuele KPI’s en of we nog op schema liggen met de bedrijfsdoelstellingen.

Het komt daarom goed van pas dat Netpresenter erg gemakkelijk in gebruik is. Een bericht aanmaken is net zo makkelijk als het versturen van een e-mail. Content hoeft dus niet uitsluitend door een select groepje communicatiemedewerkers gemaakt en gepubliceerd te worden. De salesmanager kan dus ook direct zelf een bericht aanmaken en daarmee letterlijk alle werknemers. Hij of zij kan immers het beste de salesresultaten duiden!

Gebruik de kracht van herhaling

Herhaling is een krachtig wapen bij elke vorm van communicatie. Marketeers weten als geen ander dan je een boodschap een paar keer moet vertonen voordat het blijft hangen en mensen je boodschap begrijpen. Dat geldt ook voor interne communicatie.

In veel organisaties is herhaling zelfs de enige manier om alle werknemers überhaupt te bereiken. Steeds meer werknemers werken namelijk op verschillende tijden en locaties. Sommige werknemers zijn met vakantie, werken parttime, of zijn zo druk met iets bezig dat hun aandacht ergens anders ligt. Non-deskwerknemers zijn bovendien weer via andere kanalen te bereiken dan kantoorwerknemers.

Daarom adviseren wij om boodschappen ‘zachtjes’ te herhalen via meerdere kanalen. Dat wil zeggen dat berichten vanzelf meerdere keren onder de ogen van werknemers komt, zonder dat je hen hoeft te storen tijdens het werk. Iedereen krijgt het bericht mee via verschillende apparaten en op verschillende tijdstippen, ongeacht wat ze doen en waar ze aan het werk zijn! Meer weten over de kracht van herhaling? Lees dan zeker ook deze blogpost.

Creëer een centrale bron van waarheid

Als een project of crisis lang aanhoudt, zoals de coronacrisis, is het belangrijk om een centrale plek in het leven te roepen waar het nieuws wordt bijgehouden. Je wilt immers niet bij elke update de hele geschiedenis moeten herhalen, maar het is wel belangrijk om een tijdlijn te maken zodat werknemers kunnen teruglezen wat er de afgelopen periode allemaal is gebeurd.

Denk bijvoorbeeld aan een vaste pagina op SharePoint, waar als een soort liveblog alles wordt bijgehouden. Zo’n pagina lost aan twee kanten problemen op. Enerzijds hoeven de contentbeheerders steeds maar op één plek de content te beheren, zodat de kans op fouten of verouderde informatie zo klein mogelijk is. Anderzijds is voor werknemers duidelijk waar zij terecht kunnen voor meer informatie.

Het is dan nog wel een uitdaging om ervoor te zorgen dat werknemers weten dat de overzichtspagina bestaat en weten wanneer er nieuwe informatie aan is toegevoegd. Vooral non-deskwerknemers hebben vaak maar beperkt of zelfs geen toegang tot SharePoint. Om deze problemen op te lossen, kun je met onze SharePointintegratie automatisch het bereik van SharePoint vergroten. Werknemers hoeven dan niet meer zelf op zoek te gaan, het bericht komt vanzelf naar hen toe via verschillende kanalen. Zelfs non-deskwerknemers kunnen via bijvoorbeeld televisieschermen in de kantine alsnog meelezen, zelfs als ze eigenlijk geen toegang hebben tot SharePoint.

Gebruik je iets anders dan SharePoint, dan kun je altijd nog handmatig een hyperlink toevoegen aan berichten op Netpresenter. Werknemers kunnen dan heel gemakkelijk doorklikken naar de centrale pagina waar alle informatie te vinden is. Zo combineer je de betrouwbaarheid van een centrale plek, met het bereik van herhaalde berichten die via meerdere kanalen worden verspreid!

Maak interactie mogelijk

Hoe goed je je communicatie ook voorbereid, er zullen altijd vragen en zorgen zijn. Juist dat soort onzekerheden vormen een broeinest voor geruchten. Daarom is het belangrijk dat mensen de mogelijkheid hebben om te reageren en vragen te stellen. Dan neem je de zorgen weg, en verklein je de kans dat desinformatie ontstaat.

Daarom omarmen we met Netpresenter sociale interactie. Zo kunnen werknemers met onze app rechtstreeks onder een bericht reageren. Gebruik je liever platformen als Teams of Workplace, dan kun je die met onze integraties ook op de grote schermen tonen zodat iedereen meekrijgt wat er besproken wordt.

We gaan nog een stap verder en ondersteunen ook andere vormen van interactie, zoals pulse enquêtes om te zien hoe mensen zich voelen over een kwestie. Zo hou je een vinger aan de pols tijdens een verandertraject, project of crisis. Pulse enquêtes zijn voor werknemers een laagdrempelige manier om aan te geven dat ze zich onzeker of angstig voelen. Dat soort zaken durven ze misschien niet uit te spreken in een reactie onder een bericht.

De resultaten van de pulse enquêtes geven dus waardevol inzicht in of iedereen tevreden is en of alles duidelijk is. Je weet dan precies of je bij de volgende periodieke update meer aandacht moet besteden aan een bepaald onderwerp, of zelfs een extra update moet geven om onrust (en dus de kans op desinformatie, fake news en geruchten) in de kiem te smoren.

Benieuwd hoe je binnen jouw organisatie desinformatie met Netpresenter kunt voorkomen? Plan een gratis demo of neem contact met ons op. Of download de gratis infographic de kracht van visuele werknemerscommunicatie.