Zo maak je van SharePoint een crisis-proof communicatiemiddel

Geschatte leestijd: 4 minuten

Nu men vanwege het coronavirus massaal thuiswerkt, is goede interne communicatie belangrijker dan ooit. Terwijl er tal van communicatietools zijn om onderling te chatten, zijn er voor de bedrijfswijde communicatie krachtigere oplossingen voorhanden om een goed intranet te realiseren, zoals SharePoint. Met slechts een kleine aanpassing maak je SharePoint een crisis-proof communicatiemiddel.

Sharepoint is al beschikbaar op ieder apparaat via het web en apps. Zeker als je organisatie nu voor een groot deel vanuit huis moet werken, is dat wel zo handig. Maar dat medewerkers de informatie zelf moeten opzoeken, blijft een drempel om SharePoint te bezoeken.  Dat maakt SharePoint minder handig om belangrijk bedrijfsnieuws of zelfs realtime updates te delen. Je weet immers niet hoe snel iemand het nieuwsbericht leest – en of iemand het überhaupt leest. Dat is een probleem dat we van veel bedrijven horen, maar daar hebben we iets op gevonden: de SharePoint integratie.

Sharepoint Integratie

Het voordeel van de SharePoint Integratie is dat mensen je SharePoint niet meer hoeven op te zoeken: SharePoint komt naar hén. Of je nou narrowcastingschermen gebruikt, of alleen desktops en laptops hebt staan – berichten die je plaatst op SharePoint, verschijnen dan automatisch op ieder scherm in je organisatie. De content verschijnt zelfs op de mobiele telefoon van je medewerkers. Indien nodig kunnen mensen vanaf hun laptop of telefoon meteen doorklikken naar SharePoint om meer te lezen.

Je bereikt dus ook meteen mensen die niet achter een computer werken. Denk aan verpleegkundigen in een ziekenhuis, of magazijnmedewerkers. Zelfs bezoekers krijgen via een narrowcastingscherm ineens toegang tot je intranet, iets dat normaal gesproken natuurlijk niet mogelijk is (het heet niet voor niets intranet). Juist bij bedrijven waar men niet thuis kan werken of waar toch nog bezoek ontvangen moet worden, gelden nu allerlei aangescherpte hygiëne- en omgangsregels. Met de SharePoint Integratie zorg je ervoor dat die regels bij iedereen bekend zijn, wat zeker in de gezondheidssector momenteel essentieel is.

Maar ook voor je medewerkers die nu thuis achter hun pc of laptop zitten, blijft goed gestructureerde communicatie essentieel. Vergeet niet dat alle communicatie nu plotseling digitaal gebeurt. Of dat nou via Slack, Teams, Skype of e-mail gaat, de hoeveelheid digitale berichten die iemand nu moet verwerken, kan erg overweldigend zijn. Laten we daarom niet óók nog eens bedrijfsnieuws via die kanalen verspreiden. Efficiënter is om het nieuws via SharePoint en de integratie te verspreiden, zodat je mensen niet nog meer overspoelt met berichten terwijl ze ondertussen ook nog proberen hun werk te doen. En heb je écht belangrijk nieuws (stel dat iedereen ineens weer terug naar kantoor kan, bijvoorbeeld) dan bereik je via een pushmelding ook echt íedereen tegelijkertijd.

Geen dubbel werk

We snappen dat je in de huidige situatie niet zit te wachten op meer rompslomp, maar ook daar is aan gedacht. Je SharePoint-berichten worden namelijk automatisch doorgeplaatst naar je narrowcastingschermen, pc’s en mobiele telefoons. Je hoeft informatie dus niet op meerdere plekken te beheren. Je blijft gewoon je content op SharePoint beheren, het enige verschil is dat je nu ook écht je personeel goed bereikt op de momenten dat het ertoe doet. Zo is SharePoint ineens een crisis-proof communicatiemiddel!

Meer weten over onze SharePoint Integratie? Of de functionaliteit eens in het echt zien? Neem dan gerust contact met mij op. Lees ook eens onze gratis Infographic met 5 tips om je sharepoint adoptie een boost te geven.