Microsoft Teams: hét platform voor al je bedrijfscommunicatie … toch?

Geschatte leestijd: 6 minuten

De tijd dat je uitsluitend met je collega’s op kantoor werkte, is voorbij. De uitbraak van het coronavirus heeft de manier waarop we werken voorgoed veranderd, denkt Lars Martens, Business Manager bij Microsoft 365-specialist ShareOne. ‘We zitten nu in een transitiefase. Waar eerst een soort taboe op thuiswerken lag, blijkt thuiswerken nu in veel branches tóch succesvol te zijn. Ik denk dat dat taboe daardoor blijvend zal veranderen. Het was door het coronavirus niet meer mogelijk om fysiek samen te werken, organisaties moesten opeens digitaal samenwerken. Veel organisaties zijn in het diepe gesprongen, en dat heeft goed uitgepakt’, blikt Martens terug. Hij verwacht niet dat de oude situatie nog terugkeert: ‘Teams is een blijvertje!’

Bij het begin van de lockdown door de uitbraak van het coronavirus zag Microsoft Teams de dagelijkse actieve gebruikers exponentieel groeien met maar liefst zeventig procent: van 32 miljoen gebruikers naar 75 miljoen gebruikers. Ook ShareOne zag een enorme vlucht in het gebruik van Teams. ‘En er was daarbij geen sprake van gefaseerde implementatie’, vertelt Martens. Daardoor werden de voordelen van het werken met Teams voor veel bedrijven van de ene op de andere dag zichtbaar.

Diepgaande simultane samenwerking

Het grootste pluspunt van Teams zit niet alleen in de chat- en belfunctionaliteiten, die veel mensen al kenden van Skype for Business. De mogelijkheid om binnen Microsoft Teams zogenaamde teams te creëren en daarin digitaal samen te werken rondom documenten – dat is wat Teams volgens Martens zo’n krachtig platform maakt. Die simultane samenwerking binnen één document neemt de noodzaak weg om diezelfde documenten nog rond te mailen, zoals voor veel mensen toch nog gebruikelijk was. Er ontstaat één centrale opslagplek, waar iedereen de meest recente versie van een document terugvindt. Dat maakt het makkelijker om op een diepgaande en efficiënte manier samen te werken, ook in ‘normale’ tijden.

Wildgroei aan kanalen

Ondanks de sterke fundering van Microsoft Teams, ziet Martens wel dat het nog regelmatig fout gaat bij organisaties: ‘Teams kan leiden tot een grote ‘informatiespaghetti’’. Als een bedrijf geen regels vaststelt, ontstaat er al snel een wildgroei aan kanalen en chats. ‘Vaak worden er geen afspraken gemaakt van wat er met een team gebeurt als het project waaraan werd gewerkt, is afgerond. Blijft dat dan tot in de eeuwigheid bestaan, of ga je het archiveren, verwijderen, of alleen de documenten ergens opslaan?’ Daarnaast gebruiken veel bedrijven nog andere opslaglocaties naast Microsoft Teams, wat de centrale structuur juist weer ondermijnt.

Ook informatiemanagement is van belang. Martens: ‘Als organisatie kun je het beste op zoek gaan naar één centrale structuur. Welk opslagmedium je ook kiest, in dat medium bouw je je volledige informatiestructuur op. ShareOne gebruikt daarvoor SharePoint. We combineren dat met Teams, en andersom. Zo is het vanuit gebruikersoogpunt niet belangrijk waar ik moet gaan zoeken. Of ik nou vanuit SharePoint of vanuit Teams kijk, ik kom altijd bij hetzelfde document uit. We zorgen dus voor één waarheid, die we als organisatie op meerdere manieren aanbieden. Zo heb je de grootste kans om die informatiespaghetti te vermijden.’

Teams: iedereen bereikbaar? 

Microsoft Teams is volop in ontwikkeling, benadrukt Martens. Er worden regelmatig nieuwe functies toegevoegd. Denk aan aangepaste achtergronden, meer participanten en de mogelijkheid om virtueel je hand op te steken tijdens het videobellen. De nieuwe functionaliteiten helpen letterlijk om iedereen in beeld te brengen en ieders stem hoorbaar te maken. Althans, voor werknemers met rechtstreekse toegang tot Microsoft Teams. Werknemers zoals chauffeurs of fabrieksmedewerkers (de zogenaamde non-desk medewerkers) vallen zo alsnog buiten de beeld; zij hebben vanwege de aard van hun werkzaamheden vaak geen constante toegang tot een laptop of smartphone.

Met al die verschillende werknemers als fulltimers, parttimers, flexwerkers en non-deskworkers én daarnaast nog eens variërende werktijden en werklocaties, is het bovendien idealistisch om aan te nemen dat iedereen een bericht in Microsoft Teams wel vanzelf meekrijgt. De hoeveelheid aan documenten, berichten en mentions die via Teams dagelijks wordt overgebracht, kan tussen de normale werkzaamheden door enorm oplopen. Zo leidt dit krachtige platform tóch tot een informatiespaghetti, waardoor werknemers in de ruis van informatie en meldingen alsnog het overzicht kwijtraken.

Herhaling is key

‘Als je de belangrijkste berichten kunt herhalen of extra onder de aandacht brengt, blijven ze beter hangen’, vertelt Martens. ‘Een mooie oplossing zou bijvoorbeeld de mogelijkheid zijn om de berichten en highlights uit een Teamskanaal via andere communicatiekanalen te laten zien. Ik denk dan aan het rechtstreeks publiceren van belangrijke Teamskanalen op de narrowcastingschermen in de kantine of de screensavers op de laptops van je werknemers. Dan is er die SharePointkoppeling, een herhaling van de boodschap in het oorspronkelijke Teamskanaal én een weergave op de schermen. Wie dan nog een bericht mist, heeft niet opgelet’, lacht hij.

Incoming: unieke integratie! 

Bij Netpresenter zijn we dagelijks innovatief bezig en zoeken we continu naar nieuwe manieren om de interne communicatie van organisaties naar een hoger niveau te tillen. Zo brachten we eerder al Power BI en Microsoft SharePoint naar alle schermen binnen een organisatie. Momenteel wordt ‘achter de schermen’ de laatste hand gelegd aan een unieke integratie van Netpresenter met Microsoft Teams. Wil je meer weten én als eerste op de hoogte zijn van deze spannende ontwikkelingen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en we vertellen je binnenkort alles!