Onderzoek: 1 op de 5 Werknemers slecht geïnformeerd. En nu?

Belangrijke updates blijven ongezien, instructies verdwijnen tussen tientallen meldingen en werknemers missen cruciale informatie. Uit recent onderzoek in opdracht van Netpresenter onder meer dan 1000 respondenten blijkt dat ruim 1 op de 5 werknemers zich onvoldoende geïnformeerd voelt. Dat is niet zonder risico.

Wanneer werknemers niet goed geïnformeerd zijn ontstaan er fouten, vertragingen en zelfs veiligheidsrisico’s. Denk aan een gemiste phishing waarschuwing of een aangepaste veiligheidsinstructie die niet doorkomt bij het juiste team. Onvoldoende informatievoorziening tast het vertrouwen en de betrokkenheid van werknemers aan, verlaagt hun productiviteit en zet druk op de prestaties en veiligheid van de hele organisatie. In dit artikel ontdek je een aantal onderliggende factoren en leer je hoe je ze effectief kunt aanpakken.

32% ervaart informatieoverload

Werknemers worden vandaag de dag overspoeld met informatie. Ze ontvangen voortdurend e-mails, Teams-berichten, intranetupdates, interne nieuwsbrieven en meer. Daarbovenop strijden platforms als WhatsApp en LinkedIn voortdurend om hun aandacht. Het is dan ook geen verrassing dat informatie-overload een serieuze uitdaging is geworden binnen veel organisaties. Sterker nog: 1 op de 3 werknemers geeft aan dat ze alleen al vanuit hun eigen organisatie zoveel informatie ontvangen dat ze niet alles meer lezen. Belangrijke berichten verdwijnen daardoor eenvoudig in de massa.

Oplossing: Vergroot de impact van je communicatie door gebruik te maken van natuurlijke aandachtsmomenten. Met Lock Screens, Wallpapers, Corporate Screensavers en Narrowcasting bereik je werknemers precies wanneer ze niet actief aan het werk zijn en je boodschap dus écht binnenkomt, zonder hun werk te verstoren. Combineer dit met targeting op functie, locatie of team via desktop, mobiel of TV om alleen je doelgroep te informeren op de manier waarop zij dit wensen en voorkom onnodige ruis. Stel ook prioriteitsniveaus in zodat belangrijke informatie altijd de juiste zichtbaarheid krijgt en minder belangrijke informatie naar de achtergrond verdwijnt. Last but not least: gebruik Attention Boosters om berichten alleen te herhalen bij wie ze nog niet heeft gezien en voorkom zo onnodige herhaling voor de rest.

36% checkt niet dagelijks het intranet

Het intranet is bij veel organisaties een van de belangrijkste informatiebronnen. Echter raadpleegt meer dan 1/3e van de onderzochte werknemers het intranet niet dagelijks. Werknemers moeten informatie op het intranet vaak zelf opzoeken. Door een gebrek aan tijd, motivatie of zelfs toegang in het geval van non-desk werknemers zijn ze vervolgens niet goed of zelfs helemaal niet geïnformeerd.

Oplossing: Breng intranet-content zoals die van SharePoint actief onder de aandacht op plekken waar jouw doelgroep deze écht ziet. Afhankelijk van wie je wilt bereiken, kan dat op tv-schermen, pc’s of mobiele apparaten zijn. Met de SharePoint Connector toon je headlines op een visueel aantrekkelijke manier, waarbij werknemers eenvoudig het intranet kunnen bezoeken voor het hele verhaal via QR codes en call to action knoppen.

31% ervaart late of onduidelijke communicatie

Communicatie moet snel en duidelijk zijn. Dit geldt zeker in tijden van crisis, maar ook voor algemene werknemerscommunicatie. Ruim 31 procent van de werknemers ervaart desondanks dat de communicatie binnen hun organisatie vaak te laat komt en/of onduidelijk is. Het gebruik van traditionele kanalen zoals e-mail nieuwsbrieven speelt hierbij een belangrijke rol. Hierdoor wordt informatie namelijk niet rechtstreeks, op de juiste manier en bij de juiste groep werknemers onder de aandacht gebracht.

Oplossing: Zorg dat belangrijke informatie op het juiste moment en in een duidelijk format bij de juiste mensen terechtkomt. Pushcommunicatie via tools zoals de Desktop Ticker, Alerts of notificaties en pop-ups speelt hierin een belangrijke rol. Zeker in situaties waarin tijd beperkt is, zoals bij een IT-hack of andere crisis, wil je niet afhankelijk zijn van het moment waarop de ontvanger tijd of zin heeft om een uitgebreide e-mail te lezen. In zulke gevallen moet je de aandacht meteen grijpen en de boodschap direct en duidelijk onder de ogen van de juiste mensen brengen. Weet je dat er iets belangrijks aankomt? Plan het bericht alvast in, zodat het precies op het juiste moment en via de juiste kanalen zichtbaar wordt.

71% moet zelf bijblijven

Informatie moet onder de aandacht van werknemers worden gebracht. In de praktijk is het tegendeel vaak waar. Het blijkt dat bijna driekwart van de werknemers ervaart dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor het verzamelen en bijhouden van informatie en updates. Ze hebben vaak onvoldoende tijd, motivatie of middelen om voortdurend zelf naar relevante informatie te zoeken, waardoor ze niet of zelden echt up-to-date zijn.

Oplossing: Stap over van passieve pull-communicatie naar actieve push-communicatie, zodat werknemers informatie niet zelf hoeven op te zoeken maar deze op het juiste moment onder ogen krijgen. Kies voor een omnichannel-aanpak en combineer kanalen zoals de Desktop Ticker, Alerts, SMS, Werknemersapp, Narrowcasting en de Corporate Screensaver om iedereen te bereiken, ongeacht locatie of werkplek. Plan daarnaast berichten vooruit en breng onderwerpen al voorzichtig onder de aandacht voordat actie nodig is. Naarmate een deadline nadert, kun je de intensiteit en zichtbaarheid verhogen met Attention Boosters.

13% mist updates bij thuiswerken

Thuiswerken is inmiddels een vast onderdeel van elke organisatie. Meer dan één op de acht werknemers geeft aan belangrijke updates te missen tijdens het thuiswerken. Doordat informele communicatie grotendeels wegvalt en zaken zoals prikborden en bedrijfstv’s ontbreken, zijn thuiswerkers vooral aangewezen op kanalen zoals e-mail, intranet en Teams. Die blijken echter onvoldoende effectief om iedereen consistent en snel op de hoogte te brengen.

Oplossing: Bereik thuiswerkers effectief door informatie direct naar hun mobiele telefoon en PC te brengen. Met een Werknemersapp, Corporate Screensaver en Lock Screen informeer je hen snel, opvallend en visueel aantrekkelijk. Bovendien kunnen thuiswerkers via de werknemersapp reageren op berichten en polls, waardoor niet alleen de informatievoorziening verbetert, maar ook de betrokkenheid toeneemt.

Tijd voor verandering

Veel organisaties maken nog altijd de fout hun interne communicatie sterk afhankelijk te maken van een traditionele aanpak met kanalen zoals e-mail en intranet. Deze middelen voldoen echter steeds minder, omdat ze bijdragen aan én verdrinken in een overvloed aan informatie, afhankelijk zijn van intrinsieke motivatie van werknemers, en non-desk werknemers nauwelijks bereiken. Daarnaast ontbreekt het aan variatie in communicatiekanalen, wordt visuele en directe communicatie onvoldoende benut en worden doelgroepen te weinig persoonlijk benaderd.

Herkenbaar binnen jouw organisatie? Tijd om hier verandering in te brengen. Plan een gratis gesprek met een van onze experts en zet vandaag nog de eerste stap naar betere werknemerscommunicatie. Benieuwd naar ons platform? Doe dan hier (gratis) een begeleide tour.