Interne communicatie Blog

Werk je vanuit huis vanwege het coronavirus? Zo houd je je medewerkers op de hoogte!

Geschatte leestijd: 5 minuten

Nu het coronavirus de wereld in zijn greep houdt, werken steeds meer mensen vanuit huis. Thuiswerken voorkomt dat je zelf besmet raakt of anderen besmet. Op deze manier kan thuiswerken uiteindelijk leiden tot een vermindering van het aantal infecties, wat kan bijdragen aan het ‘flatten the curve‘-beleid. Voor veel organisaties is thuiswerken echter makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe zorg je ervoor dat het de communicatie en samenwerking tussen collega’s niet schaadt en daarmee de algehele productiviteit? Als je thuiswerken goed organiseert, kun je het zo lang volhouden als nodig is. Hier zijn een paar tips voor het organiseren van thuiswerken.

1. Communicatie: één-op-één of in een team

Communicatie op de werkvloer is essentieel, vooral wanneer elke medewerker op een andere plek werkt vanuit huis. Dit maakt communicatie echter ook een stuk ingewikkelder.

Gelukkig zijn er allerlei tools beschikbaar om dit probleem op te lossen. Bijvoorbeeld Slack en Microsoft Teams. In beide applicaties kun je direct een collega aanspreken. Je kunt ook een groepsgesprek starten. Als je tijdens een groepsgesprek de mening van een specifieke collega nodig hebt, kun je ervoor zorgen dat deze persoon een melding ontvangt door een simpele ‘@’ te gebruiken. Op deze manier is het bijna alsof je collega’s gewoon bij je zijn!

2. Videomeetings

Meetings… niet iedereen houdt ervan, maar soms zijn ze noodzakelijk. Als je iets persoonlijk wilt bespreken of iets aan een groep collega’s wilt laten zien, kun je niet om een meeting heen. Aangezien social distancing fysieke ontmoetingen verhindert, moeten we met alternatieven komen. Om online te vergaderen, kun je programma’s zoals Skype en GoToMeeting gebruiken. Je kunt niet alleen videocalls houden (met individuele collega’s of met een grotere groep), maar ook schermen delen. Perfect voor remote meetings en presentaties! Een extra voordeel van online meetings: geen dubbelgeboekte vergaderruimtes meer!

3. Hulp op afstand

Je kunt nu digitaal chatten en brainstormen met je collega’s. Je kunt zelfs een volledige meeting opzetten. Helaas is dit het moment waarop je laptop besluit kuren te vertonen. Of het moment waarop je de hulp van een collega kunt gebruiken die het beste weet hoe je met Excel moet werken. En wat dan? Je kunt niet zomaar opzij stappen en je collega je PC laten repareren zoals je op kantoor zou doen… of toch wel? Software zoals Teamviewer en Anydesk is speciaal ontworpen voor dit doel. Je deelt niet alleen je scherm met je collega zoals op Skype – je geeft je collega volledige (tijdelijke!) controle over je PC. Met Chrome Remote Desktop kun je zelfs ondersteuning bieden of ontvangen via je browser. Op deze manier kunnen je IT-problemen mogelijk nog sneller worden opgelost dan wanneer je fysiek naar de IT-afdeling zou moeten gaan!

multichannel werknemerscommunicatie

4. Interne communicatie

Dit kan wellicht het grootste nadeel zijn van thuiswerken: alle communicatie verloopt digitaal. Zelfs het snelle maar informatieve praatje dat je normaal gesproken bij het koffiezetapparaat met een collega zou hebben. Of de onbedoelde maar productieve teamvergadering die spontaan plaatsvindt tijdens de lunchpauze. Hoe effectief het ook is om vanuit huis te werken en hoe handig de tools ook zijn om het mogelijk te maken – thuiswerken leidt waarschijnlijk tot een enorme hoeveelheid e-mails en berichten. Dit creëert nieuwe uitdagingen: hoe kun je je medewerkers nog steeds bereiken met essentiële interne informatie te midden van al deze digitale communicatieve drukte?

Er zijn meerdere manieren om je medewerkers effectief op de hoogte te houden van belangrijk nieuws op kantoor (de show must go on, zelfs als we niet fysiek dicht bij elkaar kunnen zijn) of updates over coronagerelateerde maatregelen. Zorg ervoor dat je organisatie gemeenschappelijke kanalen of platforms heeft waar altijd bedrijfsnieuws wordt getoond. Maak het je medewerkers gemakkelijk om de juiste en meest recente informatie te vinden. Een platform zoals een digitale werkplek of een intranet zoals Microsoft SharePoint kan hiervoor worden gebruikt. Het is nog makkelijker om je medewerkers op de hoogte te houden als je je intranet koppelt aan corporate screensavers op elke laptop binnen je organisatie; deze tonen bedrijfsnieuws in een loop wanneer medewerkers hun PC even niet gebruiken.

Een medewerkers-app is ook een geweldige oplossing om iedereen op de hoogte te houden. Normaal gesproken wordt deze software voornamelijk gebruikt om medewerkers zonder vaste werkplek te bereiken. In het geval van onverwacht thuiswerken kan het echter ook worden gebruikt om alle medewerkers thuis dagelijks te informeren. Om het laatste bedrijfsnieuws te lezen, hoeven je medewerkers alleen regelmatig hun smartphone te checken (wat ze waarschijnlijk toch al doen). In geval van echt belangrijk nieuws (bijvoorbeeld als je medewerkers eindelijk weer naar kantoor mogen!), kun je een pushnotificatie sturen samen met een leesbevestiging om ervoor te zorgen dat je medewerkers de informatie hebben gelezen.

Zoals je kunt zien, hoeft thuiswerken geen probleem te zijn voor je organisatie. Het enige wat je nodig hebt zijn de juiste apps, tools en mindset! Ben je op zoek naar meer tips over thuiswerken in je organisatie? Download onze gratis infographic ‘Is jouw organisatie klaar voor een flexibele werkstijl?‘.

Download button flexibele werkstijl
Photo
Linda van Oppen

Linda is Netpresenter's Head of Operations. Haar missie bestaat eruit om het beste uit elke organisatie te halen door nieuwe werknemers zich thuis te laten voelen en te trainen. Volgens Linda ben je goed bezig wanneer de werknemerstevredenheid en prestaties zijn toegenomen.