Veelgebruikte communicatietools in 2023: de voor- en nadelen
Geschatte leestijd: 14 minuten
Intranet, e-mail, narrowcasting, screensavers … er zijn veel verschillende opties als het gaat om communicatietools in 2023. En als je ze goed uitkiest, goed gebruikt en goed implementeert in je communicatiestrategie, kunnen ze het verschil maken tussen een betrokken, gemotiveerd en geïnformeerd personeelsbestand óf een organisatie met lage betrokkenheidsniveaus, hoog verloop en lage productiviteit – en dat is juist niet wat je beoogt te bereiken. In deze blog kijken we daarom eens naar veelgebruikte communicatietools in 2023, hun voor- en nadelen en hoe je ze het beste kunt inzetten!
De behoeften en gewoonten van je werknemers op het gebied van informatieconsumptie veranderen mee met de veranderingen op de werkplek (zoals het overwegend hybride werken) en op basis van nieuwe technologieën. Je personeel op de hoogte houden en hun aandacht vasthouden is dan ook een behoorlijke uitdaging met zoveel verschillende technologieën.
Een verscheidenheid aan kanalen is het meest effectief om al je werknemers, waar ze ook zijn, geïnformeerd en betrokken te houden. Maar welke mix kun je het beste gebruiken? En wat kan elke communicatietool bieden voor jouw organisatie? Hieronder volgt een lijst van veelgebruikte communicatietools in 2023 en hun voordelen en nadelen:
Een smartphone app
Een smartphone app is een communicatieapp die geïnstalleerd kan worden op de smartphones van je werknemers. Zo’n app kan allerlei verschillende opties hebben, zoals het delen van nieuws, reageren op berichten, polls en enquêtes beantwoorden, documenten delen, of chatten met andere werknemers.
Voordelen
Een smartphone is een prima kanaal om in te zetten als je je werknemers wilt bereiken. Kantoorpersoneel, non-deskwerknemers, chauffeurs, verkoopadviseurs; wie of waar je werknemers ook zijn – een werknemersapp zorgt ervoor dat ze altijd het laatste bedrijfsnieuws op zak hebben. Onze Employee App kan geïnstalleerd worden op de smartphones van je werknemers, zodat je ze altijd en overal kunt bereiken.
Met een app kun je eenvoudig verschillende doelgroepen bereiken. Je kunt doelgroepen aanmaken per locatie of afdeling, of richten op individuele werknemers. Het biedt ook eenvoudige mogelijkheden voor sociale interactie. Werknemers kunnen reageren op berichten met een ‘like’ of commentaar geven op je bericht. Zo kunnen je werknemers hun mening geven over bepaald nieuws.
Een app voor smartphones kan je helpen gemakkelijk de aandacht te trekken met pushmeldingen die in je startscherm verschijnen om de aandacht te trekken en je boodschap bij je werknemers te krijgen. Al met al is een smartphone app een geweldige manier om elke werknemer in je organisatie te bereiken en erbij te betrekken!
Nadelen
Met een smartphone app kun je je werknemers dus heel gemakkelijk werkelijk overal bereiken en de aandacht trekken door middel van push notificaties. Dat betekent echter ook dat je je werknemers kunt afleiden met zo’n pushmelding (logisch – het doel is aandacht trekken!). En dat wil je juist voorkomen als je werknemers hard aan het werk zijn en zich focussen op hun belangrijke taken.
Gebruik pushmeldingen dus spaarzaam en alleen als je écht belangrijk nieuws hebt. Zo voorkom je dat je werknemers onnodig stoort of lastigvalt tijdens hun werkzaamheden en draag je niet bij aan de informatieoverload. Ook blijven de berichten die je wel met een pushnotificatie stuurt juist éxtra opvallen en de aandacht trekken, waardoor werknemers ook eerder geneigd zijn om nieuws dat je via hun smartphones verstuurt, wel tot zicht nemen.
Intranet
Een intranet is een krachtige tool die organisaties kan helpen de interne communicatie te verbeteren, activiteiten te stroomlijnen en de betrokkenheid van werknemers te vergroten. Het biedt een gecentraliseerd platform voor het delen van informatie, zodat werknemers toegang hebben tot essentiële documenten, beleid en procedures.
Voordelen
Een intranet stelt je in staat om informatie gemakkelijk te delen met je hele organisatie. Het biedt een gecentraliseerd platform waarmee de communicatie en samenwerking binnen teams en afdelingen kan worden verbeterd.
Met een modern intranet kunnen teams namelijk open discussies voeren, individuen kunnen kennis delen, het (top)management kan in contact blijven met werknemers en afdelingen zoals HR, communicatie en IT kunnen gemakkelijk bedrijfsbrede updates geven. Veelal is de communicatie tweerichtingsverkeer, waardoor er niet alleen maar top-down-communicatie plaats vindt – en werknemers zelf ook een stem krijgen en hun mening kunnen uiten.
Nadelen
Een intranet kan snel een informatiedoolhof worden als het niet goed gestructureerd is of te veel informatie bevat. Bovendien vinden veel werknemers misschien niet de tijd om het intranet te bezoeken, waardoor ze belangrijk nieuws zouden missen.
Een intranet werkt het beste wanneer het wordt gecombineerd met, en zelfs gekoppeld aan, andere communicatiekanalen zoals narrowcasting, een corporate screensaver of een mobiele app. Met een integratie hoeven werknemers niet te zoeken naar de informatie; de informatie vindt hen. Door minder tijd te besteden aan het zoeken naar informatie, kan een combinatie van kanalen de productiviteit en efficiëntie van werknemers verhogen.
Narrowcastingschermen
Narrowcastingschermen zijn grote tv-schermen die, vaak visueel aantrekkelijke, informatie vertonen. Ze worden opgehangen op strategische plekken waar veel mensen langskomen, zodat ze zoveel mogelijk mensen bereiken: een wachtkamer, kantine, hal, of drukbezochte gang, bijvoorbeeld.
Voordelen
Narrowcasting kan een effectieve oplossing bieden voor de overdaad aan informatie waarmee je personeel dagelijks te maken heeft. Door een visueel aantrekkelijk platform te bieden dat de aandacht van werknemers kan trekken, kan narrowcasting helpen om belangrijke boodschappen effectief te communiceren.
Het kanaal kan zeer breed worden ingezet en is voor elk bedrijf een mooie en moderne manier om intern (de eigen werknemers) en extern (klanten, bezoekers of patiënten) te communiceren. Het trekt de aandacht omdat het perfect is voor visuele en dynamische communicatie.
Narrowcastingschermen worden zelfs vierhonderd procent meer bekeken dan statische schermen – onze blik wordt automatisch naar beweging getrokken, dus een scherm dat beweging weergeeft zal zeker de aandacht vangen.
Maar narrowcastingschermen trekken niet alleen de aandacht, ze helpen je ook om de aandacht van je personeel vast te houden. In tegenstelling tot een laptop of smartphone kan een narrowcastingscherm niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Zo’n scherm hoeft zijn schermruimte dus niet te delen met andere content. Het zal alleen laten zien wat jij wilt dat het laat zien. Bovendien is het toegankelijk voor veel werknemers.
In theorie kan een bericht op je schermen aan een oneindig aantal werknemers worden getoond, aangezien ze meestal worden geplaatst op openbare locaties waar veel werknemers regelmatig langskomen. Op deze manier weet je zeker dat je boodschap iedereen bereikt – je kantoorpersoneel, non-deskwerknemers en zelfs buitendienstmedewerkers.
Nadelen
Het kan moeilijk zijn om je narrowcastingcontent visueel aantrekkelijk te maken: het gebruik van de juiste verhoudingen, gebruik van kleuren en lettertype en mooie afbeeldingen of foto’s maken je narrowcastingschermen meteen een stuk aantrekkelijker voor je werknemers, maar niet iedereen is een grafisch designer in spe.
Dit probleem los je makkelijk op met de juiste software: onze software biedt bijvoorbeeld allerlei templates waarmee je slides kunt aanmaken voor je narrowcastingschermen. Daarin zijn de juiste verhoudingen al toegepast, en hoef je alleen maar een template te selecteren voor je doel: alleen afbeeldingen vertonen, video’s vertonen, of visuals met tekst.
Geef de slide een titel, typ een kort tekstje, voeg eventueel een klikbare button naar meer content toe, en klaar is kees. Upload een afbeelding of voeg een stockphoto rechtstreeks vanuit onze stockphoto-bibliotheek toe. Onze AI content generator suggereert zelfs bijpassende afbeeldingen, zodat je daar niet eens meer over hoeft na te denken.
Een ander nadeel kan zijn dat je niet de volledige tekst kunt weergeven op een narrowcastingscherm, maar ook dat is zo opgelost. Met onze narrowcastingsoftware kunnen content creators aan elke dia ook nog een QR-code toevoegen. Op die manier worden mensen zonder extra moeite naar de juiste informatie geleid, wat het bereik van je berichten nog groter maakt!
Zakelijke e-mail
E-mail behoeft volgens ons geen extra uitleg. Het blijft een cruciaal instrument voor interne communicatie, en het is essentieel om te begrijpen wanneer en hoe je het effectief kunt gebruiken. Interne e-mails zijn het meest geschikt voor het overbrengen van belangrijke berichten waarover zorgvuldig moet worden nagedacht of die moeten worden gedocumenteerd.
Voordelen
E-mail is goedkoop of zelfs gratis, snel, en de meeste mensen weten wel hoe ze ermee moeten werken. Het is gemakkelijk in gebruik, berichten kunnen opgeslagen worden in de inbox en overal weer worden geopend. Kleinere documenten kunnen er gemakkelijk mee worden gedeeld. Eén e-mail kan bovendien in enkele minuten de gehele organisatie bereiken.
Nadelen
E-mail kan niet in zijn eentje de standaard communicatiemethode zijn. Volgens een analyse van McKinsey besteedt de gemiddelde werknemer ongeveer 28 procent van de werkdag aan het lezen en beantwoorden van e-mail, wat overweldigend kan worden en kan leiden tot een overdaad aan informatie.
Bovendien kan e-mail van bedrijven ook wel wat hulp gebruiken. Uit de statistieken blijkt dat e-mail niet langer de meest effectieve manier is om werknemers te bereiken: ongeveer twee op de drie werknemers gaven aan dat ze bedrijfsbrede e-mails soms, vaak of altijd negeren.
Daarom zien we dat veel van onze klanten hun e-mails opvolgen met een bericht op hun werknemerscommunicatieplatform. Ze zetten bijvoorbeeld een samenvatting van een belangrijke e-mail nog in een smartphone app, op een screensaver of op hun narrowcastingschermen.
Zo benadrukken ze de belangrijkste informatie uit de e-mail en geven ze het personeel een heads up over het belangrijke nieuws – zonder dat personeel meteen in de inbox hoeft te duiken en wordt afgeleid door de honderden andere e-mails.
Corporate screensaver
Een corporate screensaver is een geweldige manier om narrowcasting in het thuiskantoor van je werknemers te brengen. Het is een tool die opvallende, gerichte communicatie naar het scherm van elke werknemer brengt, waar en wanneer ze ook werken. Het transformeert hun inactieve computerschermen in dynamische narrowcasting, waarbij belangrijke berichten rechtstreeks aan je werknemers worden overgebracht zonder hun focus te verbreken of hen te onderbreken van hun belangrijke dagelijkse taken.
Voordelen
Als werknemers hun computer niet gebruiken, bijvoorbeeld als ze even naar het toilet gaan, een kopje koffie zetten, of een praatje maken met een familie- of gezinslid, zal de screensaver dynamische, visuele communicatie gaan delen. Bij hun terugkeer, wanneer ze het meest ontvankelijk zijn voor berichten, zullen ze de laatste bedrijfsupdates te zien krijgen en zich volledig verbonden voelen met je organisatie en haar doelstellingen.
Ze kunnen worden gekoppeld aan je bestaande tools zoals SharePoint of PowerBI om dubbele invoer te voorkomen en het bereik van en de toegang tot SharePoint-content en PowerBI dashboards te vergroten. Zo kan de content ook mensen bereiken die hem normaal niet zouden ontvangen.
Daarnaast is een screensaver een zeer opvallende verschijning die de aandacht van mensen onmiddellijk trekt (mits de content natuurlijk aanspreekt!) en die snel en makkelijk korte berichten herhaaldelijk bij al je werknemers brengt, waardoor de informatie ook écht blijft hangen.
Nadelen
Werknemers kunnen de content op een screensaver als irrelevant zien en, wanneer de content niet vaak genoeg wordt geüpdatet, de screensaver als een monotoon communicatiekanaal zien omdat het elke keer opnieuw dezelfde content laat zien.
Kies daarom voor een screensaver met een CMS dat je in staat stelt om content te targeten op vooraf gedefinieerde doelgroepen. Daarmee zorg je ervoor dat de content die je publiceert alleen bij de juiste mensen terecht komt. Dat maakt je screensaver meteen een stuk relevanter.
Daarnaast is het belangrijk om de content up-to-date te houden en ervoor te zorgen dat je hem regelmatig update en niet te lang laat zien aan je werknemers. Nieuwe content zal de aandacht sneller trekken, en van je screensaver een relevanter communicatiekanaal maken.
Desktop app
Een desktop app is het centrale punt van je werknemerscommunicatie. Hiermee kun je need-to-know en nice-to-know informatie, bedrijfsnieuws, polls, KPI’s en updates delen met werknemers zonder hun mailboxen te overspoelen. Het lijkt een beetje op een sociaal intranet, waarbij werknemers ook met elkaar kunnen communiceren en gemakkelijk op je berichten kunnen reageren.
Voordelen
Als je tools gebruikt zoals Microsoft Teams, PowerBI een intranet, zakelijke e-mail en social media, kan een desktop app het ultieme informatiecentrum zijn om ze allemaal samen te brengen en je werknemers één centrale ruimte te bieden waar ze alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.
Een app biedt werknemers een ‘single source of truth’: ze kunnen nieuws lezen, commentaar geven op elkaars commentaar, met elkaar communiceren, documenten vinden, video’s bekijken, collega’s en hun gebruikersprofielen zoeken en zien wat er in het algemeen binnen je organisatie gebeurt. Daarnaast kunnen werknemers gemakkelijk polls of enquêtes invullen via een desktop app, waardoor ze hun mening kunnen geven en de organisatie periodiek werknemersfeedback kan opvragen.
Een intelligent algoritme bepaalt welke informatie de aandacht van elke werknemer vraagt. Dit betekent dat je elke werknemer een persoonlijke ervaring biedt en ervoor zorgt dat informatie nooit irrelevant is. Hun informatiecentrum is uniek en afgestemd op hun behoeften. Relevanter kan niet in dit tijdperk van informatieoverload!
Nadelen
Een groot nadeel van een desktop app is dat het een tool is die alleen toegankelijk en beschikbaar is op de computer waarop hij wordt geïnstalleerd. Vaak betekent dat dat ze niet gebruikt kunnen worden op andere apparaten, zoals smartphones of tablets. Daarmee valt een deel van je personeel misschien buiten de boot – met name je non-deskwerknemers kunnen via een desktop app niet geïnformeerd worden.
Een multichannel communicatieplatform zoals Netpresenter heeft daarvoor echter een slimme oplossing: je voert je informatie één keer in ons contentmanagementsysteem in, en publiceert het via meerdere outputs: screensavers, narrowcastingschermen, smartphones, en, jawel hoor: de desktop app.
Op die manier bereik je elke werknemer via één CMS, door meerdere communicatiekanalen te gebruiken. Je selecteert gewoon welke kanalen je wilt gebruiken om je werknemers te informeren; de software doet de rest!
Wil jij weten welke mix van veelgebruikte communicatietools in 2023 de beste mix is voor jouw organisatie? Download dan deze guide om te achterhalen wat jouw ideale combi is. Of neem contact op met een van onze consultants; zij bespreken graag de behoeften van jouw organisatie en laten je in een gratis demo van 30 minuten alles zien wat ons communicatieplatform te bieden heeft!
