Hybride werken: is jouw organisatie er wel al klaar voor?

Geschatte leestijd: 7 minuten

Nu het einde van de coronamaatregelen in steeds meer landen in zicht komt, buigen organisaties zich over hoe er in de toekomst bij hen gewerkt wordt. De coronapandemie was en is op veel vlakken enorm ontwrichtend, maar bewees wel dat thuiswerken in veel sectoren heel goed mogelijk is én voordelen heeft. Veel organisaties neigen daardoor nu naar ‘hybride werken’ als nieuw normaal. Dat lijkt misschien het beste van twee werelden, maar organisaties zullen wel bij zichzelf te rade moeten gaan of ze daadwerkelijk klaar zijn voor deze nieuwe manier van werken.

De voordelen van flexibel thuiswerken zijn niet te ontkennen. Volgens de 2021 Work Trend Index zorgt vooral minder reistijd ervoor dat mensen meer tijd hebben om te ontspannen en met hun familie door te brengen. Niet voor niets wil 73% van de werknemers flexibel blijven werken. Maar er is ook een groot nadeel: thuiswerken creëert een afstand tussen werknemers of afdelingen. 67% van de werknemers wil dan ook weer meer met elkaar samenwerken, zodra dat veilig kan. Dat nadeel zal niet spontaan verdwijnen dankzij hybride werken.

Informatiestress en silo-vorming

Door het werken op afstand weten leidinggevenden steeds minder goed hoe hun werknemers zich voelen. Er vinden immers geen informele gesprekjes meer bij de koffieautomaat plaats, waarin mensen even aan elkaar vragen hoe het gaat. Er ontstaat daardoor een discrepantie tussen de beleving van de twee bedrijfslagen. Leidinggevenden geven aan dat het voorspoedig gaat en dat zij sterke relaties kunnen opbouwen, terwijl onder werknemers een minder positief geluid klinkt. Met name alleenstaanden, nieuwe werknemers, frontliniewerkers en mensen van Generatie Z geven aan dat zij vooral bezig zijn met ‘worstelen en overleven’.

Dat zoveel werknemers worstelen met hun werk, komt niet alleen doordat ze hun collega’s minder vaak of zelfs helemaal niet zien. Het probleem zit dieper geworteld. Door het thuiswerken voelen veel mensen een hogere druk om te presteren, terwijl ze tegelijkertijd worden overstelpt met informatie. Uit de statistieken van Microsoft 365 blijkt dat werknemers tweeëneenhalf keer zoveel tijd in de weer zijn met Microsoft Teams als voor de coronacrisis. Meetings duren sinds het begin van de pandemie gemiddeld tien minuten langer, en er worden meer chatberichten verstuurd – ook buiten kantooruren. Bovendien is deze wildgroei aan communicatie grotendeels ongestructureerd en ongepland; 62% van alle telefoongesprekken en meetings vindt ad-hoc plaats. Alles tezamen zorgt deze manier van werken voor flink wat informatiestress.

De informatiestress vormt een steeds groter wordend probleem. Hoewel we al ruim een jaar veelvuldig thuiswerken, neemt de hoeveelheid e-mails, chats, meetings en gedeelde documenten nog steeds alleen maar toe. Dat draagt bij aan de hogere werkdruk, vooral omdat de helft van de werknemers de druk voelt om binnen vijf minuten te reageren op berichten.

Generatie Z wordt harder geraakt

Het probleem is echter niet bij iedereen even groot. Generatie Z wordt vanwege een samenloop van factoren onevenredig hard geraakt door informatiestress. Deze mensen zijn vaker alleenstaand, waardoor isolatie bij hen harder aankomt. Omdat ze nog aan het begin van hun carrière staan, hebben ze ook nog geen professioneel netwerk om op terug te vallen. Bovendien hebben ze minder financiële middelen om een goede, gezonde en comfortabele thuiswerkplek te creëren. Dat zorgt ervoor dat ze minder motivatie en energie voelen dan andere generaties.

Het kleinere netwerk is overigens niet uitsluitend een probleem waar Generatie Z mee worstelt. Uit gegevens van Outlook en Microsoft Teams blijkt dat we nu vooral werken met ons directe team en niet meer veel contact hebben met een breder netwerk. Organisaties bestaan dus steeds meer uit silo’s. Dat is nadelig, want minder connecties leiden tot minder innovaties.

Overbrug de kloven om werknemers te behouden

Er spelen dus een aantal zaken die ertoe leiden dat er kloven ontstaan binnen een organisatie. We zien kloven tussen werknemers en leidinggevenden, maar ook tussen verschillende afdelingen en generaties. Die kloven worden niet automatisch gedicht met hybride werken. Veel organisaties denken erover om hun kantoor meer in te zetten als een ontmoetingsplek. Maar wanneer werknemers alleen met hun eigen team afspreken, doorbreek je de silo’s niet. Bovendien bestaat het risico op een neerwaartse spiraal als juist ongemotiveerde werknemers minder participeren in zulke ontmoetingen.

Er staat voor organisaties veel op het spel om de problemen rondom hybride werken tijdig te overwinnen. Uit de 2021 Work Index blijkt namelijk ook dat eenenveertig procent van de werknemers overweegt om nog dit jaar van baan te veranderen. Zesenveertig procent denkt dat van baan wisselen laagdrempeliger is geworden omdat ze op afstand kunnen werken. De fysieke afstand tot een kantoor of werkplek is dan immers minder belangrijk geworden.

Het is dus van groot belang dat organisaties voorbereid zijn op hybride werken. Ze zullen moeten beschikken over een flexibele instelling om zich aan te passen aan de behoeften van werknemers. Behalve dat ze de fysieke ruimte en technologische oplossingen nodig hebben om fysiek en op afstand samen te werken, hebben organisaties ook de middelen nodig om digitale uitputting, informatiestress en isolatie tegen te gaan.

Behoefte aan sterke interne communicatie

Organisaties hebben daarom behoefte aan sterke interne communicatie, die afdelingen en teams overstijgt. Interne communicatie speelt een belangrijke rol in het tegengaan van informatiestress en het doorbreken van silo’s. Bovendien is interne communicatie cruciaal om ervoor te zorgen dat iedere werknemer gehoord wordt binnen een organisatie.

Met een omnichannel communicatieplatform beschik je over alles wat je nodig hebt om met alle werknemers te communiceren, ongeacht wat ze doen of waar ze zich bevinden. Die flexibiliteit is cruciaal bij hybride werken. Door belangrijk bedrijfsnieuws en mededelingen te vertonen op onder andere screensavers op de laptop bij mensen thuis, op narrowcastingschermen in de kantoorruimtes, en in een mobiele app, worden werknemers ook minder gestoord tijdens hun werk en neemt zo de informatiestress af. Het geeft managers en de CEO ook de gelegenheid om rechtstreeks in contact te komen met de werknemers, of zij nou thuis achter een laptop werken of aan een productieband in een fabriekshal staan. Tweeweg communicatie stimuleert bovendien sociale interactie. Werknemers kunnen hun mening geven, berichten delen, liken en op elkaar reageren. Zo draagt interne communicatie bij om iedereen aan boord te houden en niemand uit het zicht te verliezen.

Wil je weten hoe jij jouw interne communicatie optimaliseert voor het nieuwe hybride werken? Ga het gesprek aan met onze consultants en ontdek welke oplossing bij jouw organisatie past. Of download deze gratis infographic met tips om flexibel werken op een juiste manier toe te passen.