cartoon mannetje dat wegrent van informatie overload

Hoe vermijd je informatieoverload op het werk

De meeste ontwikkelingen op het gebied van communicatie en technologie hebben een positieve invloed op het bedrijfsleven. Via het internet kunnen we gemakkelijk communiceren en samenwerken met onze collega’s, ook als we niet fysiek in dezelfde ruimte aanwezig kunnen zijn. En tegenwoordig kan informatie via allerlei digitale kanalen naar werknemers worden gebracht. Uit onderzoek blijkt echter dat de groeiende hoeveelheid aan beschikbare informatie van invloed kan zijn op de besluitvorming, innovatie en productiviteit. En het eist ook een financiële tol: informatieoverload kost de Amerikaanse economie bijvoorbeeld jaarlijks 900 miljard dollar. Ai! Dus, hoe vermijd je die informatieoverload op het werk?  

Het meest logische om te doen, en misschien het eerste wat in je gedachten opkomt, is het verminderen van de informatie die je met je organisatie deelt. Maar misschien heb je niet altijd een impact op die hoeveelheid. In plaats daarvan zou je opnieuw kunnen bekijken welke kanalen je gebruikt om informatie bij je werknemers te krijgen. E-mail is bijvoorbeeld niet meer de meest effectieve manier om werknemers te bereiken: 60,8 procent van de respondenten in een enquête over communicatievoorkeuren op de werkplek negeert af en toe, vaak of altijd, informatie-e-mails op het werk. Dus, terwijl je denkt dat je iedereen via e-mail kunt bereiken, draag je misschien alleen maar meer bij aan de overload en overspoel je de inboxen van je werknemers met onnodige e-mails.

Wat veroorzaakt informatieoverload …

E-mail is niet de enige bron van informatieoverload in je organisatie. Normaliter betekent de term ‘overload’ ‘te veel van iets’. Informatieoverload op het werk verwijst dus meestal naar de overweldigende hoeveelheid informatie en gegevens die werknemers dagelijks verwerken tijdens hun werk.

Informatieoverload heeft echter niet alleen te maken met de hoeveelheid informatie die op de werkplek wordt gedeeld. Informatie van slechte kwaliteit draagt ook bij aan die overload. En met ‘slechte kwaliteit’ bedoelen we informatie die niet relevant is voor (een deel van) je werknemers. Informatieoverload op de werkvloer is gerelateerd aan:

  • (Zoals eerder gezegd,) te veel informatie die in de organisatie wordt uitgewisseld;
  • Een gebrek aan coördinatie tussen de verschillende communicatiekanalen;
  • Irrelevante informatie die in de organisatie wordt gedeeld;
  • Een gebrek aan tijd om de gedeelde informatie te verwerken.

… En hoe vermijd je informatieoverload

Een van de centrale oorzaken van informatieoverload op het werk is de overvloed aan informatiekanalen die organisaties gebruiken om te communiceren met hun werknemers. Neem je eigen organisatie als voorbeeld. Misschien maak je gebruik van e-mail, intranet, nieuwsbrieven, narrowcasting, private messaging apps, whiteboards, screensavers, samenwerkingsplatformen, videoconferencing software, een bedrijfsapp, platformen voor het delen van documenten enzovoorts.

Door het gebruik van al deze kanalen tegelijkertijd wordt het voor je werknemers makkelijk om zich te verliezen in digitale afleiding en de grip op alle discussies en informatie die binnen deze kanalen gedeeld worden kwijt te raken.

Stem kanalen op elkaar af

Maar het echte probleem is niet het aantal kanalen; als je al je kanalen op elkaar zou afstemmen, zo het probleem aanzienlijk verminderen. Het is dus vooral het gebrek aan coördinatie tussen deze kanalen dat voor verwarring zorgt. Daarom is de oplossing voor dit probleem niet noodzakelijkerwijs het onmiddellijk uitbannen van sommige van deze kanalen: sommige werknemers zullen hun informatie liever bijvoorbeeld vanaf narrowcastingschermen tot zich nemen, terwijl andere weer liever op een bedrijfsapp kijken.

Maak gebruik van verschillende centrale plekken waar je werknemers (inclusief je externe en non-deskwerknemers) gemakkelijk al het laatste bedrijfsnieuws vinden, evenals de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen. Ons omnichannelplatform stelt je in staat om dezelfde boodschap te publiceren via verschillende communicatiekanalen zoals narrowcastingschermen, een bedrijfsapp, de screensavers van je werknemers, of via Microsoft Teams, zodat je je communicatiekanalen beter kunt coördineren. Werknemers hoeven niet meer elk beschikbaar communicatiekanaal te checken, aangezien de berichten die via deze kanalen worden overgebracht dan op elkaar zijn afgestemd. Dan kunnen ze er dus voor kiezen om informatie tot zich te nemen via het communicatiekanaal van hun voorkeur.

Maak content relevant

Heb je je al afgevraagd waarom 60,8 procent van de werknemers bedrijfs-e-mails negeert? Als je werknemers het gevoel hebben dat een bericht voor hen irrelevant is, zullen ze het niet lezen. Een van de beste manieren om de informatieoverload op de werkplek te verminderen, is dus je werknemers benaderen met content die voor hen relevant is. Creëer content op basis van de functies van je werknemers, hun locaties, de taal die ze spreken en hun afdeling. Jij hebt immers misschien niet zoveel interesse in die nieuwe collega die in het kantoor in Alkmaar start terwijl je zelf in Maastricht werkt; die zul je waarschijnlijk toch nooit ontmoeten …

Stuur relevante content vervolgens alleen naar de werknemers die echt baat hebben bij deze informatie. Op die manier zullen je berichten je collega’s aanspreken. En je collega’s zullen daardoor niet meer het gevoel hebben dat de informatie die je stuurt deel uitmaakt van de informatieoverload; ze zullen het gevoel hebben dat ze je berichten nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.

Stop het multitasken

De constante verbondenheid met het internet die we eerder bespraken, zorgt ervoor dat we allemaal (gedwongen) multitaskers worden. We stellen ongelofelijke eisen aan onze tijd terwijl we steeds meer taken en bezigheden in dezelfde 24 uur proberen te passen. Als we meer werk moeten verzetten, betekent dat in de meeste gevallen dat we meer informatie moeten verwerken. En het betekent meestal ook dat we die informatie snel moeten verwerken, tussen alle taken door.

Om je werknemers de kans te geven met deze informatiestroom om te gaan, geef je ze het beste de tijd om de oceaan aan informatie binnen je organisatie op hun gemak te verkennen. Zorg ervoor dat er manieren zijn waarop je werknemers belangrijke berichten kunnen lezen wanneer het hén uitkomt, niet wanneer het jou uitkomt (behalve informatie die ze direct moeten krijgen, zoals veiligheidswaarschuwingen).

Publiceer de informatie bijvoorbeeld in je bedrijfsapp, zodat ze door de app kunnen scrollen op de momenten die ze meestal toch al op hun telefoon doorbrengen en door nieuwsapps of social media scrollen. Zo bereik je je werknemers zonder de informatie op te dringen; informatie die hen niet wordt opgedrongen, zal minder overweldigend aanvoelen. Je kunt ze nog steeds storen met écht cruciale informatie via sms’jes of push-meldingen die hun telefoon aan het trillen brengen of oplichten en zo meteen de aandacht trekken. Gebruik die functies echter niet te veel: push-systemen dragen bij aan informatieoverload.

Uiteindelijk zijn de juiste hulpmiddelen en een goede communicatiestrategie de oplossingen voor informatieoverload in jouw organisatie. Blijf communiceren met je werknemers, maar zorg ervoor dat je de juiste boodschap aan de juiste werknemer overbrengt. Kun je hier wat hulp bij gepruiken? Neem dan gerust contact op met een van onze consultants, of download onze negen tips om afleiding te verminderen en begin direct met het verbeteren van je communicatie!

Over de auteur

mm

Bente Pieters

Bente is, naast taalpurist, allesweter op het gebied van interne communicatie. Ze kent op dat vlak alle ins en outs en deelt die graag in foutloze taal. In haar vrije tijd vind je haar in de sportschool of op de bank met een boek.