Allemaal aan boord van de onboarding-trein! Vijf tips voor effectieve onboarding

Geschatte leestijd: 8 minuten

27. Dat is het percentage van de volwassenen dat momenteel al een baan heeft, maar toch actief op zoek is naar een andere baan. 25 is het percentage van werknemers dat hun bedrijf binnen twaalf maanden verlaat door ineffectieve onboarding. En het kost een bedrijf gemiddeld tussen de 90 en 200 procent van een jaarsalaris om een vervangende kandidaat te vinden en in te werken. Veel werkgevers geloven nog steeds dat hun nieuwe werknemer loyaal zal zijn aan hun organisatie wanneer beide partijen een contract hebben ondertekend. Cijfers laten echter hun ongelijk zien. Effectieve onboarding is belangrijk: het verhoogt de kans dat je nieuwe werknemer bij je organisatie blijft. Maar: effectief onboarden kan ook moeilijk zijn. Dit zijn onze tips om je onboarding op het juiste spoor te houden.

1. Zorg dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen

Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar is het in de praktijk toch niet altijd. Een Amerikaanse studie stelt dat 17 procent van de werknemers die binnen de eerste zes maanden hun baan opzegde, zou zijn gebleven als zij een warmer welkom hadden gekregen. Ook een vriendelijke glimlach of een behulpzame collega zou al verschil hebben gemaakt. Het ergste wat nieuwe collega’s kan gebeuren, is dat ze op hun eerste dag aankomen en hun werkplek is niet klaar, de receptioniste verwacht ze niet of hun collega’s weten niet dat vandaag hun eerste werkdag is.

Zorg ervoor dat nieuwe collega’s weten dat je blij bent dat ze er zijn. Zorg dat ze zich welkom voelen. Wijs een buddy aan die de eerste paar dagen intensief met ze samenwerkt en daarna aan ze verbonden blijft. Breng hun werkplek in gereedheid vóórdat ze op hun eerste dag beginnen. Als je narrowcastingschermen of een Corporate Lock Screen hebt, publiceer dan een bericht op die kanalen waarin je ze verwelkomt. Ze zullen zien dat ze door het gehele gebouw heen welkom worden geheten. Dat zorgt er weer voor dat zich welkom voelen. Met andere woorden: laat zien dat je om je nieuwe collega geeft.

2. Betrek hun team en hun manager

In een wereldwijde studie van LinkedIn geeft 96 procent van de nieuwe werknemers aan dat hun onboarding onder andere succesvol was door een-op-eengesprekken met hun directe manager. Het betrekken van teamleden is ook cruciaal; het helpt de rol van de nieuwe medewerker binnen het team te schetsen.

Plan tijd in met de manager van de nieuwe werknemer om hierover te praten. Bespreek daarin de verwachtingen van beide partijen en verduidelijk de definitie van succes binnen de organisatie. Het team betrekken is voor beide partijen fijn: in de eerder genoemde Amerikaanse HR-studie gaf 56 procent van de ondervraagden aan dat het voor hen belangrijk was om een buddy op het werk te hebben toen ze pas begonnen met hun nieuwe baan. Teamleden zijn goede leraren voor nieuwe collega’s. Ze kunnen hun collega laten zien hoe ze dingen doen. Daarnaast kunnen ze hen informeren over de bedrijfsroutines en de cultuur van het bedrijf.

Teamleden moeten daarnaast worden betrokken bij de onboarding van nieuwe collega’s om de positie van hun nieuwe teamlid te helpen verduidelijken. Nu er vers bloed in het team zit, kan het nuttig zijn om samen wat tijd te besteden aan het herdefiniëren van de verantwoordelijkheden voor het hele team. Zowel oude als nieuwe teamleden moeten duidelijk weten hoe projecten zullen lopen en hoe ze met elkaar moeten omgaan. Bovendien kan dit helpen te voorkomen dat bestaande teamleden zich bedreigd voelen door hun nieuwe collega. Het kan immers zo zijn dat zij een deel van hun taken moeten overdragen aan hun nieuwe teamlid.

3. Laat ze zichzelf voorstellen

Nieuwe medewerkers willen weten of jouw organisatie de juiste voor hen is. Ze zullen proberen een band te vormen met hun collega’s en zich geaccepteerd willen voelen. Voor je nieuwe werknemer kan het echter spannend zijn om te proberen erbij te passen! Help nieuwe werknemers door ze aan het hele bedrijf voor te stellen, niet alleen aan hun teamleden.

Laat nieuwe werknemers zichzelf voorstellen via een berichtje op je narrowcastingschermen. Laat ze ook vertellen over hobby’s of dingen waar ze passie voor hebben. Zo is het voor nieuwe werknemers en hun collega’s makkelijker om elkaar te leren kennen. Andere werknemers kunnen over hun nieuwe collega lezen op hun mobiele app of op een narrowcastingscherm. Wat blijkt: tegenpolen trekken elkaar niet aan. Dus, als je werknemers zien dat ze dezelfde interesses hebben als hun nieuwe collega, is het makkelijker om een gesprek aan te knopen. Zo kunnen ze een band opbouwen. Bijkomend voordeel: goede banden tussen collega’s verhogen de productiviteit.

4. Train voor triomf (maar voorkom overbelasting)

Het opleiden van nieuwe medewerkers is zo klaar als een klontje, toch? Iemand moet uiteraard de kneepjes van het vak leren om optimaal te kunnen presteren. Maar: nieuwe medewerkers moeten de eerste paar dagen veel informatie en trainingen verwerken. En volgens de vergeetcurve van Hermann Ebbinghaus vergeten we informatie in de loop van de tijd als we niet blijven proberen om het te onthouden.

Ebbinghaus stelt dat het tempo waarop we dingen vergeten afhankelijk is van verschillende factoren. De kracht van het geheugen en hoe betekenisvol de informatie is, spelen zeker mee. Toch zullen we nog steeds een deel van de informatie verliezen. Dit betekent dat je nieuwe medewerkers waarschijnlijk wat dingen zullen vergeten die ze geleerd hebben toen ze aan hun baan begonnen. Daarom moet je je werknemers voortdurend blijven trainen.

Om de vergeetcurve tegen te gaan, laat je de training van je nieuwe werknemers herhaaldelijk zien op hun Corporate Screensavers. Dat zal ze niet alleen helpen om de informatie beter te onthouden. Het vermindert de enorme hoeveelheid informatie die op hen afkomt ook. Je laat immers telkens maar kleine stukjes van hun training tegelijk zien.

Je kunt berichten alleen op hen targeten door een ‘training’-kanaal aan te maken in je message server. Het trouwens ook geen slecht idee om ook de rest van je personeel van tijd tot tijd te trainen (ook zij hebben immers te maken met de vergeetcurve!). Cybersecurity training bijvoorbeeld, is  zo belangrijk dat je het voor iedereen wel kan herhalen. Ook Compliance Training voor alle medewerkers kan geen kwaad. Better safe than sorry! 

5. Vier succes

Voor nieuwe werknemers bestaat hun onboarding uit een aaneenschakeling van eerste keren. Hun eerste werkprojecten en taken, de eerste keer dat ze hun talent kunnen delen met de organisatie, de eerste keer dat ze erkend worden voor hun talenten, en de eerste keer dat hun succes gevierd wordt. Het vieren van (een eerste) succes is niet alleen leuk, maar het kan ook de betrokkenheid van de werknemers verhogen. Het helpt werknemers om zich erkend te voelen voor hun werk, wat leidt tot een hogere productiviteit en klanttevredenheid. Bovendien krijgen nieuwe werknemers door hun prestatie en de erkenning die ze daarvoor krijgen, het gevoel dat ze goed bij het bedrijf passen. En dat zorgt er dan weer voor dat zij willen blijven.

De manier waarop succes gevierd wordt, hangt af van het bedrijf en hoe groot of klein het succes is. Groot succes kan reden zijn voor een groot feest. Kleine successen kunnen gemakkelijk gevierd worden door ze simpelweg te erkennen. Laat je werknemers weten dat ze het goed gedaan hebben en dat je blij met ze bent. Plaats bijvoorbeeld een bericht op je narrowcastingkanaal om iedereen binnen je bedrijf te laten weten wat je nieuwe collega goed heeft gedaan. Dit geeft iedereen ook de gelegenheid om hun collega te feliciteren. Op deze manier zal je nieuwe teamlid zich trots voelen, wat hen nieuwe energie geeft om de volgende taken ook goed uit te voeren. Het resultaat: een gelukkige werknemer, die weet hoe succes eruit ziet en er energie in steekt om die overwinning te herhalen.

Neem deze tips op in je onboardingprogramma, en je onboarding-trein is vol enthousiaste werknemers op weg naar Retentie Centraal Station. Precies waar je ‘m hebben wilt! Nieuwsgierig naar hoe we je kunnen helpen ook van jouw onboarding een succes te maken? Neem contact met ons op!