5 manieren waarop gestroomlijnde werknemerscommunicatie je onboarding verbetert

Geschatte leestijd: 7 minuten

Een nieuwe baan is altijd spannend, zowel voor werknemer als werkgever. Ondanks dat beide partijen ongetwijfeld vol frisse moed aan de nieuwe werkrelatie beginnen, overweegt een op de drie nieuwe werknemers al binnen zes maanden om weer verder te kijken. Dat zou voornamelijk te wijten zijn aan een slechte eerste ervaring bij de nieuwe werkgever. Om dat te voorkomen, hebben wij 5 tips om je onboarding te verbeteren door middel van een werknemerscommunicatieplatform als Netpresenter.

• Organiseer een warm welkom
• Plan al je berichten en updates vooraf in
• Houd nieuw werknemers meteen op de hoogte
• Verzamel voortdurend feedback
• Moedig sociale interactie aan

Organiseer een warm welkom

Een werknemerscommunicatieplatform is al meteen op de eerste werkdag van je nieuwe collega een heel erg geschikt middel om een warm welkom mee te organiseren. Door de nieuwe werknemer welkom te heten op onder andere narrowcastingschermen door het gehele gebouw, voelt de kersverse aanwinst zich gelijk gewaardeerd. Hoe leuk is het als je nieuwe collega bij binnenkomst gelijk een foto van zichzelf met een leuk welkomstberichtje op het grote scherm bij de ingang ziet staan?

Onze klant Richemont pakt het al zo aan. “Wanneer er een nieuwe collega begint, zetten we een welkomstboodschap op de tv-schermen,” legt Laura Laustriat, Brand Ambassador en E-commerce bij Richemont uit. Deze berichten dienen ook als snelle en eenvoudige introductie van nieuwkomers. “Voordat ik de welkomstboodschap publiceer, hou ik een kort gesprekje met onze nieuwe collega’s, zodat ze me een beetje meer over zichzelf kunnen vertellen. Deze informatie wordt vervolgens getoond op alle schermen in ons kantoor. Op die manier kunnen collega’s nieuwkomers beter leren kennen, zonder dat ze telkens dingen over zichzelf moeten gaan herhalen,” aldus Laustriat.

Ook als je werknemers niet allemaal aanwezig zijn op kantoor, kun je deze methode goed toepassen. Met Netpresenter bereik je via onder andere Teams en de mobiele app namelijk zelfs de werknemers die buiten de deur actief zijn of thuiswerken. Zo hoeft niemand zich ooit meer af te vragen wie ‘die nieuwe’ is.

Plan al je berichten en updates vooraf in

Een goed onboardingstraject kan dagen of weken in beslag nemen. Dat begint meestal bij het voorzien van fysieke en technologische middelen om überhaupt aan de slag te kunnen, zoals een werkplek en een laptop of telefoon. Maar daarna begint de onboarding eigenlijk pas écht. De nieuwe werknemer moet kennis maken met collega’s, toegang krijgen tot bepaalde systemen en programma’s, of misschien zelfs training volgen om daarmee te kunnen werken. Kortom, er komt een boel op de nieuwe werknemer af, maar óók op de HR-afdeling die dat allemaal in goede banen moet leiden.

Om je nieuwe collega steeds goed op de hoogte te houden van wat de volgende stappen zijn, kun je met Netpresenter berichten klaarzetten voor het hele traject met onze scheduling feature. Door berichten te targeten zijn ze alleen beschikbaar voor de nieuwe collega en dus niet voor de rest van de organisatie. Je kunt hem of haar zo op de eerste dag een persoonlijk welkomstberichtje sturen, een paar dagen later informatie toesturen voor een interne training en na een week uitnodigen voor een korte kennismaking met de CEO.

De HR-afdeling kan al die berichten al klaarzetten nog voordat de nieuwe collega daadwerkelijk is begonnen. Als de werknemer eenmaal aan de slag is, heb je er verder geen omkijken meer naar: het uitsturen gaat dan volledig geautomatiseerd. En beginnen er meerdere werknemers tegelijkertijd? Dan kun je per bericht instellen of het slechts voor een individuele werknemer bedoeld is, of voor alle nieuwe collega’s. Zo bespaar je dus ook weer tijd!

Houd nieuw werknemers meteen op de hoogte

Om je nieuwe collega het gevoel te geven dat hij of zij er echt bij hoort, is het natuurlijk cruciaal dat hij of zij nergens bij vergeten wordt. Toch kan het gebeuren dat mensen vergeten om ook de nieuwe collega op de hoogte te houden van lopende zaken, of per ongeluk niet uitnodigen voor een meeting of een gezellige vrijdagmiddagborrel. Met onze Office 365 integratie hoef je je in ieder geval geen zorgen te maken dat je nieuwe collega belangrijk bedrijfsnieuws en andere interne communicatie misloopt.

Netpresenter synchroniseert automatisch met de gebruikersgroepen in Office 365. Zolang de IT-afdeling dat goed beheert, krijgt de nieuwe werknemer automatisch al het bedrijfsnieuws dat voor hem of haar relevant is te zien. Bovendien hoeft er niet eens een apart account in Netpresenter aangemaakt te worden. Dankzij Single Sign-On kunnen werknemers hun Windows login gebruiken voor de Netpresenter desktop app en mobiele app. Wel zo makkelijk.

Verzamel voortdurend feedback

Onboarding is meer dan iemand voorzien van alle middelen en kennis om aan de slag te gaan. Een belangrijk aspect is ervoor te zorgen dat de nieuwe collega zich ook op zijn of haar gemak voelt binnen de organisatie. Pulse Enquêtes helpen bijvoorbeeld om je voortdurend zicht te geven op het wel en wee van je nieuwe collega’(s). Voelen ze zich bijvoorbeeld welkom en hebben ze alles dat ze nodig hebben om hun werk goed uit te voeren?

Met Netpresenter kun je Pulse Enquêtes automatisch herhalen op gezette tijden, en richten op specifieke personen. Zo kun je collega’s die pas kort bij je organisatie werken, gericht vragen naar hoe zij zich voelen en wat zij van de organisatie vinden. Eventuele problemen kun je zo dus vroegtijdig signaleren, zodat een manager of leidinggevende op tijd kan ingrijpen en bijsturen. Zo zijn Pulse Enquêtes een belangrijk middel om te voorkomen dat ook bij jouw organisatie een op de drie werknemers alweer binnen zes maanden vertrekt.

Moedig sociale interactie aan

Om de band met de nieuwe collega nog verder te versterken, is het niet alleen belangrijk om via Pulse Enquêtes hun gemoedstoestand bij te houden. Het is ook belangrijk dat nieuwe aanwinsten de mogelijkheid krijgen om de sociale interactie met hun collega’s aangaan, ook met collega’s buiten hun eigen team.

Met onze applicaties voor mobiele telefoons en pc’s kunnen werknemers reageren op berichten. We kunnen bovendien met Teams integreren, zodat specifieke kanalen op Teams automatisch zichtbaar zijn op narrowcastingschermen. Zo krijgen nieuwe werknemers een completer beeld van wat hun collega’s allemaal doen en wat er bij iedereen speelt. Zelfs als die collega’s op een hele andere afdeling of veel thuis werken.

Kan jouw onboarding wel wat technologische ondersteuning van Netpresenter gebruiken? Plan een demo of een gesprek in; we laten je graag alle mogelijkheden zien!