6 redenen waarom ook jouw organisatie voor een alles-in-één communicatieplatform moet kiezen

Technologie dient de mens. Door ontwikkelingen op gebied van cloudtechnologie, schaalbare besturingssystemen en applicaties, en flexibele hardware vervagen klassieke grenzen steeds verder. Een tablet met toetsenbord is ineens een volwaardig werkstation, e-mail check je op je smartwatch, en halverwege een aflevering van je favoriete serie op Netflix wissel je moeiteloos van tv naar smartphone. Kortom, hardware en software zijn geen leidende factoren meer, maar staan in dienst van de gebruikservaring.

Eindgebruikers anno 2020 zijn gewend te doen wat zij willen doen, op het apparaat van hun keuze, op een moment dat het hen uitkomt. Ook bij zakelijke software zien we deze trend. Kijk maar naar Microsoft: apps zoals Office, Outlook en Teams zijn allang niet meer voorbehouden aan Windows-gebruikers, maar werken ook gewoon op Macs, iPhones en Android-apparaten. Bedrijfscommunicatie kan daarom niet achterblijven. We hebben de zes belangrijkste redenen op een rijtje gezet om ook voor je interne communicatie voor een alles-in-één oplossing te kiezen.

1. Verschillende generaties geven de voorkeur aan verschillende kanalen

Verschillende generaties geven de voorkeur aan verschillende manieren van communiceren. Zowel privé als zakelijk is een duidelijke trend zichtbaar. Hoe jonger de doelgroep, hoe meer zij snelle, digitale vormen van communicatie omarmen. Terwijl de gemiddelde Baby Boomer (55+) nog steeds graag face-to-face communiceert, maakt Generatie X (40-55 jaar oud) nog altijd veel gebruik van e-mail. Millennials (20-40 jaar) communiceren dan weer vooral via hun mobiele telefoon. Generatie Z, de werknemers van de toekomst, is zelfs volledig opgegroeid in een digitaal tijdperk en verwacht dat technologie zonder enige frictie werkt, ongeacht apparaat of locatie.

Binnen een bedrijf heb je al snel te maken met verschillende generaties, misschien zelfs wel alle vier tegelijk. Daardoor is er behoefte aan een communicatieaanpak die gebruikmaakt van meerdere kanalen. Toon bijvoorbeeld een videoboodschap van de CEO op narrowcastingschermen, terwijl via de interactieve screensaver op pc’s en in de app op mobiele apparaten een korte samenvatting van de boodschap te lezen is, die weer doorlinkt naar intranet of SharePoint waar het volledige verhaal te lezen valt. Zo krijgt elke generatie dezelfde informatie mee, maar wel op een manier die voor iedereen aantrekkelijk is.

2. Non-desk workers bereik je via andere kanalen dan desk workers

Buiten de voorkeuren van verschillende generaties werknemers, zijn meerdere kanalen ook vanuit een ander praktisch oogpunt noodzakelijk. Niet alle werknemers hebben namelijk toegang tot dezelfde technologische middelen. Vooral non-deskmedewerkers, denk aan fabrieksmedewerkers, schoonmakers, bezorgers, artsen en leraren, zijn door de aard van hun werk minder makkelijk te bereiken met traditionele communicatiemiddelen zoals e-mail. Sterker nog, 83% van de non-desk werknemers heeft niet eens een zakelijk e-mailadres.

alles-in-één

Het is dus belangrijk een communicatiestroom op te zetten waartoe alle werknemers toegang hebben. Het voordeel van een alles-in-één oplossing, is dat dezelfde content op meerdere apparaten (cross-device) beschikbaar is. Met een bedrijfsapp bereik je bijvoorbeeld de werknemers die veel buiten de deur werken, zoals bezorgers of verkopers. Een narrowcastingscherm is daarentegen weer ideaal voor werknemers die op een vaste locatie werken, maar slechts beperkt of geen toegang hebben tot een pc, zoals fabrieksmedewerkers en verplegers. Hoewel iedereen dus in een andere mate toegang heeft tot technologische middelen, kun je met een alles-in-één platform toch iedereen zo effectief mogelijk bereiken.

Overigens is het met Netpresenter ook mogelijk om content juist te richten op een bepaalde doelgroep. Zo kun je bepaald nieuws alleen aan een speciale doelgroep, of op een specifieke locatie tonen. Zo hou je de content relevant voor iedereen.

  • Tip: Meer weten over effectief communiceren met non-desk werknemers? Download dan deze gratis guide!

3. Organisaties besparen geld met een alles-in-één platform

Bij bedrijfssoftware worden vaak de indirecte kosten over het hoofd gezien. Organisaties die op een realistische manier de Return on Investment (ROI) willen berekenen, moeten ook alle extra kosten meenemen in hun berekening. Dit wordt ook wel de Total Cost of Ownership (TCO) genoemd. Deze kosten stijgen vaak exponentieel zodra je meerdere applicaties in gebruik neemt, en blijven je achtervolgen zolang je de software gebruikt.

Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van gebruikerslicenties en het trainen van zowel beheerders als gebruikers, maar ook aan het beheren, updaten en ondersteunen van applicaties. Hostingkosten zullen stijgen, of je nou zelf een datacenter hebt of dat uitbesteedt. De IT-afdeling moet er ook weer voor zorgen dat verschillende applicaties veilig zijn om te gebruiken en geen kwetsbaarheden vertonen. Een alles-in-één oplossing is daarom vaak goedkoper dan verschillende applicaties naast elkaar te gebruiken, zelfs als de initiële aanschafprijs hoger is. Met slechts één applicatie om te beheren, reduceer je de vaste en terugkerende kosten.

4. Gebruiksgemak voor de contentbeheerders

Een alles-in-één oplossing maakt het werk van de contentbeheerders een stuk makkelijker. Content wordt op één plek beheerd en vervolgens vertoond op de apparaten naar keuze. Je hoeft content dus niet dubbel in te voeren in verschillende systemen. Met één druk op de knop is een nieuwtje of foto dus cross-device zichtbaar binnen je organisatie, of zelfs daarbuiten via een mobiele app of op laptops van flex- en thuiswerkers.

alles-in-één

Netpresenter gaat hierin zelfs nog een stapje verder. Want waarom zou je content maken die al bestaat? Je kunt Netpresenter bijvoorbeeld koppelen met Microsoft SharePoint, PowerBI, Excel, Facebook, Twitter of Google Calendar. Daardoor kun je dus content blijven beheren via de software waarmee je al vertrouwd bent, en die toch publiceren op een breed scala aan apparaten en schermen.

5. Je bereikt iedereen onmiddellijk, zélfs in geval van nood

Met een alles-in-één oplossing weet je zeker dat je iedereen binnen je organisatie bereikt, ongeacht iemands functie of locatie. Ons platform is gemaakt om te informeren zonder af te leiden tijdens het werk; werknemers zien berichten juist op de momenten dat ze even niet druk bezig zijn. Berichten zijn zichtbaar tijdens de pauze, of als werknemers hun pc ontgrendelen of op weg zijn naar de koffiehoek. Door de dag heen komt iedereen dus wel in aanraking met de berichten die je op je bedrijfskanaal plaatst.

Maar er zijn ook momenten waarop je iedereen tegelijkertijd en in no-time wilt bereiken. Bijvoorbeeld bij een noodgeval, zoals brand. Of bij een belangrijke bedrijfsupdate, waarvan iedereen onmiddellijk op de hoogte moet zijn. In dat geval stuur je een pushbericht of sms naar telefoons, wordt de melding beeldvullend op narrowcastingschermen weergegeven, en verschijnt er een opvallende pop-up of Windows notificatie in beeld op alle pc’s en laptops. Zo weet je zeker dat echt niemand je belangrijke bericht mist!

6. De kracht van herhaling

Met een alles-in-één oplossing weet je zeker dat je iedereen binnen je organisatie bereikt, wat hun voorkeurskanaal dan ook is. Maar een veelheid aan verschillende communicatiekanalen binnen één organisatie zorgt er niet alleen voor dat je werknemers de boodschap inderdaad onder hun ogen krijgen; ze zien daarnaast via al die verschillende kanalen telkens dezelfde boodschap. Herhaling, herhaling, herhaling, dus. En effectieve communicatie heeft herhaling nodig. Want zonder die herhaling gaan belangrijke boodschappen verloren of worden ze misschien niet goed begrepen.

Dat zit zo: onderzoek heeft uitgewezen dat, hoe vaker iemand dezelfde boodschap tot zich neemt, hoe meer het brein hierop reageert en zich de boodschap kan herinneren. In de negentiende eeuw stelde de Duitse psycholoog Hermann Ebbinghaus vast dat het beoefenen en herhalen van bepaalde patronen in de loop van de tijd het leren en het geheugen beïnvloedde. Hij ontdekte dat een proces genaamd ‘spaced repetition’ individuen hielp om te leren en belangrijke boodschappen te onthouden. Vandaag de dag is het vroege onderzoek van Ebbinghaus op waardevolle wijze van toepassing op zakelijke communicatie: hoe vaker mensen belangrijke informatie zien, hoe meer ze onthouden wat ze hebben gelezen of geleerd. Zoveel mogelijk herhalen is dus het devies. Laat je werknemers telkens kleine stukjes van dezelfde boodschap zien. Als je werknemers dezelfde informatie voorgeschoteld krijgen op hun smartphone, PC én op narrowcastingschermen weet je zeker dat ze de boodschap zullen onthouden!

Wil je weten of een alles-in-één communicatieplatform ook voor jouw organisatie de beste oplossing is? Tijdens een gratis demo laten we je graag alle voordelen en mogelijkheden zien!

Over de auteur

mm

Lars Cornelis

Lars is een echte digital native. Hij weet daarom als geen ander hoe je digitaal moet communiceren, zowel intern bij een organisatie als extern. In zijn vrije tijd is Lars een fanatiek gamer.