Onboarding werknemers Blogs

Onboarding in coronatijd vraagt vooral om meer aandacht

De coronacrisis duurt voort, maar organisaties proberen hun bedrijfsvoering toch zo goed en zo kwaad als het kan door te laten gaan. Alledaagse zaken, zoals het inwerken van nieuwe collega’s, vereisen in deze tijd een bijzondere aanpak. Ook onboarding moet immers nu op gepaste afstand. Ineffectieve onboarding kan je bedrijf tussen de 90 en 200 procent van een jaarsalaris kosten. Het is dus nog altijd van groot belang de onboarding van nieuwe medewerkers goed te verzorgen, ondanks de huidige moeilijke omstandigheden. Volgens Netpresenters Head of Operations, Linda van Oppen, hoef je tijdens de coronacrisis echter niet het wiel opnieuw uit te vinden. Wel vraagt het om meer aandacht.

Linda van Oppen kwam zelf voor een uitdaging te staan toen er begin april een nieuwe collega begon bij Netpresenter. Normaal loopt Van Oppen een uitgebreid programma door met nieuwe medewerkers. Dat programma is enerzijds bedoeld om iemand zakelijk gezien zo snel mogelijk op de rit te krijgen: de ‘koude’ kant van onboarding. Anderzijds waarborgt het programma ook dat iemand zich welkom voelt, kennismaakt met alle collega’s (ook buiten zijn of haar eigen team) en de bedrijfscultuur omarmt: de ‘warme’ kant van onboarding. ‘Maar het is lastig je welkom te voelen in een leeg kantoor. Dat terwijl nieuwe collega’s nu extra onzeker kunnen zijn over hun onconventionele start. Een warm welkom was dus nog nooit zo belangrijk.’

Buddy

Essentieel onderdeel daarbij is het aanwijzen van een ‘buddy’, die iemand in de eerste periode de hand reikt. In letterlijke zin is de hand reiken al sinds begin maart niet meer toegestaan, maar dat vormde voor Van Oppen geen obstakel. Ze nam zelf de rol van buddy op zich, om het proces dichter bij zichzelf te houden. ‘Het buddysysteem is nu extra belangrijk’, legt Van Oppen uit. ‘Waar je normaal gesproken toch al letterlijk met elkaar meeloopt naar bijvoorbeeld een meeting, of naar de lunch, moet je nu af en toe een extra stapje zetten om iemand goed te introduceren. Digitaal moet je voor dat warme welkom net wat meer moeite doen’.

Transparante communicatie

Ook benadrukt Van Oppen het belang om in deze situatie zo helder en transparant mogelijk te communiceren. Zelf deed zij dat ook, toen de startdatum van de nieuwe collega vanwege de onzekerheid rondom corona aanvankelijk met twee weken uitgesteld. ‘We hebben toen aldoor twee keer in de week even gebeld. Normaal is een mailtje voorafgaand aan de startdatum voldoende, maar als de start wat moeilijker gaat, is het beter om even te bellen’, aldus Van Oppen. ‘Wees dan eerlijk, zeg het als je iets ook niet weet. Dit zijn voor iedereen onzekere tijden, werkgevers hebben dit ook nog nooit meegemaakt. Zij weten ook niet altijd hoe ze met deze situatie moeten omgaan. Maak daarom duidelijke vervolgafspraken’, voegt ze toe. Maar ook na de aanvangsdatum blijft die communicatie cruciaal. ‘Wat ik belangrijk vind in zo’n eerste maand, is dat je iemand kan beoordelen op hoe diegene functioneert en binnen de organisatie past. Dat kan alleen als die persoon goed weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Spreek die verwachtingen duidelijk uit.’

Ondersteunende software

Software speelt een belangrijke ondersteunende rol in het onboardingproces. Bij Netpresenter gebruiken we momenteel Microsoft Teams voor de dagelijkse communicatie. Medewerkers communiceren onderling via Teams, maar ook interdisciplinaire communicatie verloopt zo: een wekelijks vergadermomentje zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van elkaars dagelijkse bezigheden. Ook nieuwe medewerkers krijgen daardoor snel mee wie hun collega’s zijn en waar zij aan werken.

Daarnaast publiceren we intern nieuws op onze eigen software. Ook nieuwe collega’s worden altijd voorgesteld in dit kanaal. In normale tijden is dan door het hele kantoor op alle narrowcastingschermen te zien dat er een nieuwe collega gestart is. Nu is ons kantoor vrijwel leeg. Gelukkig is het bericht ook zichtbaar in de bedrijfsapp, waar collega’s van alle afdelingen ook gelijk een welkomstberichtje kunnen achterlaten. Van die functionaliteit werd dit keer extra veel gebruikgemaakt. Hoewel onze nieuwste aanwinst de meeste van zijn collega’s nog in het echt moet ontmoeten, is hij zodoende wel op de hoogte van wat er allemaal speelt. Ook de bedrijfscultuur en de toon die daarbij hoort (casual, vriendelijk en we zijn ook niet vies van een office prank) werd zo meteen duidelijk.

Ondanks wat aanpassingen aan de uitvoering van het onboardingsprogramma, en wat extra gebruik van digitale middelen, zag onze eigen Linda van Oppen niet de noodzaak om inhoudelijk het roer volledig om te gooien. Alle gebruikelijke stappen zijn gewoon doorlopen, maar nu met nog meer aandacht. ‘Een nieuwe baan is altijd al spannend, dus leef je in de ander in’. Dat staat of valt wel met hoe goed je onboardingsproces al was, waarschuwt Van Oppen. ‘Heb je onboarding goed op orde, doe dan nu nog meer moeite om dat goed vast te houden. Heb je nog geen solide onboardingsprogramma, dan is dit het moment om het te maken!’.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het verbeteren dan je onboardingsprogramma? Bekijk dan eens onze vijf tips voor effectieve onboarding.

Luc
Luc Bormans

Luc Bormans is niet alleen Netpresenter's Hoofd Marketing, hij is ook dé expert op het gebied van Marketing Communicatie. In zijn vrije tijd rijdt Luc rond in zijn überbritse Mini Cooper.