De ultieme gids voor werknemerscommunicatie in 2023

Geschatte leestijd: 13 minuten

De afgelopen jaren hebben onze werkomgeving en onze relatie met werk een flinke transformatie ondergaan. Die veranderingen hebben gevolgen gehad voor interne communicatieprofessionals – en ook voor de rol die werknemerscommunicatie speelt in organisaties over de hele wereld. Als communicatieprofessional is het van groot belang om deze veranderingen te begrijpen en je strategieën zodoende aan te passen. Wij maakten daarom de ultieme gids voor werknemerscommunicatie in 2023, om je door een nieuw jaar vol uitdagingen te loodsen!

Wat is werknemerscommunicatie in 2023?

In de kern verwijst werknemerscommunicatie naar de manier waarop mensen in een organisatie informatie met elkaar delen. Wanneer je je werknemers probeert te bereiken, moet je echter rekening houden met je doelgroepen en stakeholders. Verschillende groepen werknemers hebben verschillende benaderingen en kanalen nodig.

Als je niet weet hoe werknemers het liefst informatie tot zich nemen, kan het gebeuren dat je informatie publiceert via kanalen die je werknemers niet gebruiken. Dan ontvangen ze de informatie dus niet – precies het tegenovergestelde van wat je wil bereiken.

Je personeel bestaat misschien uit een mix van non-deskwerknemers, buitendienstwerknemers en kantoorpersoneel. Zij kunnen allemaal effectief worden bereikt met visuele communicatie. Maar het beste communicatiekanaal voor kantoorpersoneel is misschien niet het meest effectieve kanaal om je non-deskwerknemers te bereiken. En dat is niet de enige uitdaging waarmee communicatieteams tegenwoordig te maken krijgen.

Werknemerscommunicatie moet zich voortdurend ontwikkelen om te voldoen aan de behoeften van werknemers in een geglobaliseerde en gedigitaliseerde wereld waarin de technologie steeds beter wordt. Laten we dus eens kijken naar de uitdagingen waarmee communicatieteams tegenwoordig te maken kunnen krijgen, en uitzoeken hoe de communicatie voor de huidige werknemers kan worden geoptimaliseerd.

Wat zijn veelvoorkomende communicatie-uitdagingen in 2023?

Elk jaar heeft zijn eigen communicatie-uitdagingen, maar ook nieuwe kansen om de agenda’s te bij te stellen. Deze uitdagingen worden vaak beïnvloed door belangrijke gebeurtenissen in dat jaar (zoals de pandemie) en diverse ontwikkelingen op de werkplek. Hier volgen enkele van de belangrijkste uitdagingen communicatieteams in 2023 te maken kunnen krijgen:

• Geografisch verspreid personeel

De opkomst van werken op afstand stelt werknemers over de hele wereld in staat om altijd en overal te werken, wat voor veel werknemers over de hele wereld een fijne verandering is. Tegelijkertijd is het een uitdaging voor communicatieprofessionals.

Werken op afstand betekent dat er beperkte face-to-face-interacties zijn: met werknemers die verspreid zijn over verschillende locaties, of dat nu in dezelfde stad is of niet eens in hetzelfde land, kan het een uitdaging zijn voor communicatieteams om te zorgen voor een consistente berichtgeving en het opbouwen van relaties met werknemers. Het creëren van een gevoel van gemeenschap en saamhorigheid is dan gewoon lastiger.

Bovendien zijn er communicatiebarrières zoals verschillende tijdzones en talen, wat het een uitdaging kan maken om ervoor te zorgen dat berichten door alle werknemers worden ontvangen en begrepen en om een consistente toon te handhaven in alle communicatiekanalen.

• Opvallen tussen het informatiegeweld

Er gaat tegenwoordig zoveel informatie rond dat het moeilijk is om de aandacht van werknemers te trekken. Socialmediaplatforms zoals Instagram, Pinterest, Snapchat en TikTok hebben het creëren, delen en consumeren van visuele content gemakkelijker gemaakt.

Deze platforms blijven groeien; 190 miljoen nieuwe gebruikers zijn in 2022 lid geworden van sociale media. Begrijpelijk, ook, want sociale media geven hun gebruikers een gepersonaliseerde feed waarop ze eindeloos kunnen scrollen door aantrekkelijke en gratis visuele content.

Die visuele content trekt onmiddellijk de aandacht, en in veel gevallen houdt dat soort content de aandacht ook beter vast dan tekstuele informatie. Mensen zijn gewend om toegang te hebben tot gepersonaliseerde communicatie wanneer ze dat willen; ze hoeven alleen maar een app of website te bezoeken om eindeloos te kunnen ‘scrollen’. Steeds meer mensen verwachten deze content ook in hun professionele leven.

Al deze informatie wordt toegevoegd aan de informatiestroom in je organisatie, wat bijdraagt aan de informatie-overload waar je werknemers dagelijks al mee te maken krijgen. Als we zeggen dat mensen tegenwoordig worden overspoeld met informatie, bedoelen we dat ze écht worden overspoeld: de gemiddelde werknemer ontvangt 120 berichten per dag. Je (misschien soms wat saaie) berichten laten opvallen tussen al die informatie kan een behoorlijke uitdaging zijn.

• Irrelevantie van informatie

Werknemers ontvangen niet alleen te veel informatie per dag, veel van die informatie is ook nog eens irrelevant. De relevantie van informatie kan afhangen van verschillende factoren, waaronder de rollen en verantwoordelijkheden van werknemers, de context waarin informatie wordt gedeeld, de hoeveelheid informatie die wordt gecommuniceerd en de doeltreffendheid van de communicatiekanalen.

Irrelevante informatie kan leiden tot een overvloed aan informatie, en kan afleiding veroorzaken en de productiviteit verminderen. Dit kan vooral problematisch zijn in dynamische werkomgevingen waar werknemers zich moeten concentreren op het snel en accuraat afronden van taken.

Informatie relevant houden vereist zorgvuldige planning, inzicht in je doelgroepen en hun behoeften, en meerdere communicatiekanalen waarmee je gemakkelijk elk van je publieksgroepen kunt bereiken. Een werknemerscommunicatieplatform, waarmee je je kunt richten op vooraf gedefinieerde doelgroepen, is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat je personeel de juiste informatie krijgt die is afgestemd op hun behoeften en verwachtingen.

• Inzicht in het belang van werknemerscommunicatie

Werknemerscommunicatie is essentieel voor een succesvol bedrijf. Door regelmatig in gesprek te gaan met je werknemers begrijpen ze wat er gebeurt en wat belangrijk is in je organisatie. Het geeft ze bovendien het gevoel dat ze erbij horen, laat ze zien hoe ze hun werk kunnen optimaliseren ten behoeve van de organisatie, en leidt tot een grotere betrokkenheid en meer interesse in de organisatie.

Tweerichtingscommunicatie geeft werknemers ook de mogelijkheid om hun mening te laten horen, waardoor je je personeel laat zien dat je hun mening waardeert en ervoor wilt zorgen dat hun werkplek is geoptimaliseerd voor hen. Dit alles zal leiden tot een consistente inzet en een gedeeld begrip van de doelstellingen van de organisatie. Als werknemers de informatie krijgen die ze nodig hebben om zich in hun werk goed te voelen, kunnen ze hun output maximaliseren en het succes van de organisatie vergroten.

Hoe optimaliseer je de communicatie voor het huidige personeelsbestand?

Voor een effectieve betrokkenheid bij het huidige personeelsbestand moeten communciatieprofessionals een grondig begrip hebben van hun publiek, gezien de uiteenlopende communicatiestijlen van de vele generaties op de werkplek, de markt van de werkzoekenden en andere externe invloeden. Hieronder vind je onze tips om de communicatie met werknemers te optimaliseren.

1. Maak gebruik van meerdere kanalen

Millennials en Gen Z vormen meer dan een derde van de beroepsbevolking, en het zal niet lang meer duren eer ze de meerderheid vormen. Ze geven de voorkeur aan snelle en eenvoudige toegang tot informatie, boven verouderde methoden zoals voicemails, posters, of papieren memo’s.

In de huidige, mobielgerichte maatschappij is het belangrijk dat je een optie biedt om werknemers ‘on the go’ verbonden te houden. Een app voor smartphones kan de ideale oplossing zijn om real-time updates, polls en waarschuwingen naar je personeel te sturen, ongeacht hun locatie.

Maar: Gen X en babyboomers geven wellicht de voorkeur aan andere communicatiekanalen. E-mail is bijvoorbeeld een populair communicatiekanaal bij deze doelgroep, maar ook het intranet en visuele communicatiekanalen zoals narrowcasting en corporate screensavers zijn uitstekende kanalen om deze werknemers te bereiken.

2. Vraag je werknemers naar hun voorkeuren

Wanneer je een bericht verstuurt, is je doel dat de mensen voor wie het bestemd is het ook daadwerkelijk ontvangen. Het is echter niet onwaarschijnlijk dat een deel van je personeel berichten niet ontvangt en jij je content tevergeefs creëert. Misschien verstuur je je berichten dan via de verkeerde communicatiekanalen.

Eén ding dat je kunt doen om er zeker van te zijn dat je communicatiestrategie werkt, is het automatisch verzamelen van gegevens – maar daar komen we later op terug. Een belangrijk onderdeel om je berichten bij je personeel te krijgen, is het publiceren via kanalen die ze daadwerkelijk gebruiken. Het kan heel makkelijk zijn om uit te zoeken welke kanalen dat zijn: je moet het hen gewoon vragen!

Gebruik polls of pulse enquêtes om erachter te komen welk kanaal ze het meest waarschijnlijk zullen gebruiken als ze belangrijke informatie of bedrijfsnieuws willen vinden. Analyseer de antwoorden nadat je ze hebt verzameld en definieer publieksgroepen op basis van voorkeuren om ervoor te zorgen dat je het juiste kanaal gebruikt om de mensen te bereiken die je zou moeten bereiken. Je zult zien dat het je zal helpen om je lezersaantallen en doorklikpercentages sterk te verhogen.

3. Weet wanneer je stil moet blijven

Er is de afgelopen jaren veel gebeurd om over te communiceren: veranderende lockdownmaatregelen, strengere hygiënevoorschriften, protocollen voor thuiswerken en nieuwe, bijpassende arbeidsvoorwoorden. We hebben een enorme hoeveelheid informatie ontvangen, zowel op het werk als in ons privéleven – boven op de enorme informatiestroom die al in je organisatie circuleerde.

Voor sommige van je werknemers zou deze hoeveelheid informatie kunnen leiden tot een informatieoverload. In 2023 is het dan ook geen slecht idee om af en toe het motto ‘less is more’ te hebben als het gaat om interne communicatie.

Dat betekent uiteraard niet dat je helemaal moet stoppen met communiceren; communicatieteams hebben immers gewoon de verantwoordelijkheid om werknemers op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen hun organisatie. Het gaat er meer om dat je bewust momenten van stilte inbouwt waarin werknemers niet gestoord of onderbroken kunnen worden door ‘belangrijke’ informatie.

Neem in 2023 dus ook momenten zonder communicatie op in je contentkalender. Publiceer geen nieuws tijdens lunchpauzes en laat mensen in alle rust pauzeren. Publiceer niet op dagen dat belangrijke projecten worden afgerond. Publiceer minder nieuws in drukkere weken. Balans is de sleutel!

4. Gebruik visuele communicatie en video’s

Wanneer je werknemers druk bezig zijn met hun werk, hebben ze geen tijd om een lange, zakelijke memo te lezen. Het is dus belangrijk om communicatie aan te bieden in formaten die het voor je personeel gemakkelijker maken om de boodschap te begrijpen en te onthouden. Zoals we al eerder vertelden, is er veel concurrentie en strijdt elk stukje informatie om de aandacht tegenwoordig.
De oplossing voor dit probleem ligt in visuele communicatie, die perfect geschikt is om snel de aandacht te trekken en vast te houden. Het gebruik van pakkende afbeeldingen, infographics of video’s om je boodschap over te brengen is effectiever dan ze een flinke lap tekst voor te leggen.

Werknemers voeren hun taken zelfs zeven procent sneller uit wanneer de communicatie afbeeldingen bevat, en 67 procent van de werknemers presteert beter wanneer er visueel met ze gecommuniceerd wordt in plaats van alleen via tekst.

Probeer verschillende formats uit en kijk welke goed aanslaan bij je publiek. Je kunt je laten inspireren door de stijl van videocontent op socialmediaplatforms zoals YouTube of TikTok. Deze korte video’s zijn een goede manier om de aandacht te trekken tijdens een drukke werkdag. Dertig tot zestig seconden klinkt misschien kort, maar het stelt managers en leiders wel in staat om contact te maken met werknemers zonder grote stukken van hun dag in beslag te nemen – en het is toch genoeg tijd om belangrijke kwesties aan te kaarten.

5. Werknemersfeedback verzamelen

Werknemersfeedback verzamelen is een cruciaal onderdeel als het gaat om het begrijpen van de gedachten en emoties van je werknemers over hun ervaringen binnen je organisatie. Feedback verzamelen en aandacht besteden aan de zorgen van je personeel helpt organisaties om te begrijpen wat er gebeurt met hun personeel. Het helpt ook om potentiële problemen vroegtijdig te identificeren, zodat je proactief kunt handelen en kunt voorkomen dat problemen groter worden of zelfs escaleren.

Feedback verzamelen moet wel een voortdurende inspanning zijn. Meningen veranderen en het algemene sentiment van je organisatie zal altijd dynamisch zijn. Overweeg het gebruik van tools die gemakkelijk bruikbare inzichten geven in de resultaten en je helpen om de ervaring van je werknemers te verbeteren.

Gebruik korte polls of pulse enquêtes die regelmatig terugkeren. Ze kunnen bijvoorbeeld elke week, maand of kwartaal worden afgenomen. Als ze elke keer dezelfde of bijna dezelfde vragen bevatten, helpen ze je om een vinger aan de pols te houden in je organisatie en om trends in de loop der tijd te volgen.

6. Gebruik data om je strategie te optimaliseren

Aandacht besteden aan data is essentieel om te bepalen of je interne communicatiestrategie effectief is of niet. Werknemerscommunicatie bevat waardevolle informatie waarvan werknemers op de hoogte moeten zijn. Het monitoren van je werknemerscommunicatie is een effectieve manier om te zien of deze informatie de mensen bereikt die je wilt bereiken. Als bijvoorbeeld slechts 30 procent van de werknemers je berichten leest, kan dat een probleem zijn, afhankelijk van de inhoud van de berichten.

Door regelmatig de statistieken achter je interne communicatie te analyseren, kun je de effectiviteit van je strategie beoordelen. Met behulp van een interactief statistisch dashboard, zoals de statistiekfunctie van Netpresenter, kun je patronen ontdekken in de berichten die het beste presteren: het meest populaire type content, het beste tijdstip om te publiceren, of de communicatiekanalen die het best gebruikt kunnen worden. In plaats van alleen deze resultaten te bekijken, kun je de verzamelde gegevens gebruiken om je strategie en algehele communicatie met werknemers te optimaliseren.

Data helpen je om het juiste communicatiekanaal aan de juiste doelgroep te koppelen, vast te stellen welke soorten communicatie het meest effectief zijn en waar verbetering nodig is, om de timing te verbeteren, en om je communicatie doelgerichter te maken.

Door de aankomende trends voor te blijven, kun je met goede werknemerscommunicatie de uitdagingen van het komende jaar effectief aanpakken. Maar zonder de juiste technologie om je communicatiestrategie te ondersteunen, zullen hun inspanningen waarschijnlijk onvoldoende zijn. Wil je weten hoe Netpresenter je kan helpen om je communicatie-uitdagingen aan te gaan? Neem dan contact op met onze consultants of plan een gratis demo van 30 minuten in om te zien wat we voor je organisatie kunnen betekenen. Of download de gratis guide en vind de juiste communicatietools om jouw werknemers te bereiken.