Interne communicatie Blogs

5 belangrijke factoren bij het meten van interne communicatie

Met interne communicatie informeer, betrek en inspireer je je collega’s. Je publiceert heldere berichten, bouwt vertrouwen op en levert consistent belangrijke boodschappen en informatie. Maar hoe bewijs je de effectiviteit van je werk? In deze blog beschrijven we vijf belangrijke factoren bij het meten van interne communicatie.

Werknemers verwachten gerichte en relevante interne communicatie van hun organisatie. Door je werkzaamheden te meten en bij te houden, verbeter je je communicatie en communicatiestrategie en zorg je voor die relevante interne communicatie. Relevante communicatie begint bij gepersonaliseerde communicatie: je stuurt relevante berichten naar specifieke doelgroepen, op het juiste moment en via het juiste kanaal. Data over je interne communicatie kan je helpen bepalen welke content het beste aansluit bij je werknemers, welke kanalen hun voorkeur hebben, en wanneer je het beste berichten kunt sturen.

Als je gegevens verzamelt over je interne communicatie, zijn dit vijf belangrijke maatstaven:

Het bereik van je bericht

Misschien is het bereik het eerste waar je aan denkt als je interne communicatie gaat meten, en dat is een prima eerste gedachte. Je bereik is heel belangrijk: als je berichten niemand bereiken, dan weet je meteen zeker dat niemand de informatie leest. Het bereik van je berichten en kanalen in kaart brengen, kan helpen bij het aanpassen van je communicatiestrategie om ervoor te zorgen dat je bereik optimaal is.

Als het gaat om dat bereik, houd dan vooral je verschillende doelgroepen in gedachten: je kantoorwerknemers, je thuiswerkers en je non-deskmedewerkers. Niet elk bericht moet al je doelgroepen bereiken (je wilt je berichten ook relevant houden), maar je moet ze wel allemaal tegelijk kunnen bereiken als je een belangrijke boodschap hebt.

Je kunt een hoop tijd besparen door gebruik te maken van een werknemerscommunicatieplatform dat automatisch je bereik toon. Bovendien helpt het je je communicatiestrategie aan te passen. Onze statistiekenfunctionaliteit houdt automatisch allerlei gegevens bij, zoals je bereik, het aantal lezers en de interactie. Zo hoef jij je daar zelf niet druk om te maken!

(Lees)bevestigingen

Nadat je je bereik hebt gemeten, weet je hoeveel werknemers je berichten ontvangen. Maar lezen ze die ook daadwerkelijk? Om dat te achterhalen, gebruik je een werknemerscommunicatieplatform waarmee je (lees)bevestigingen aan je berichten kunt toevoegen. Zo kun je niet alleen zien of werknemers berichten hebben geopend, maar zie je ook snel of ze een bericht hebben gelezen en hebben doorgeklikt op bepaalde hyperlinks of calls-to-action.

Door een leesbevestigingsknop toe te voegen aan je berichten, kun je zien wie heeft bevestigd je bericht te hebben gelezen. Daardoor krijg je een beter overzicht van wie je bericht daadwerkelijk heeft gelezen. Je kunt deze functie combineren met onze attention boosters voor werknemers die je berichten (nog) niet hebben gelezen.

Elke attention booster campagne bestaat uit meerdere pogingen om je doelgroep automatisch te bereiken met notificaties of pop-ups die je niet kunt missen. Automatische retargeting zorgt ervoor dat je alleen díe werknemers bereikt die nog een specifieke actie moeten ondernemen, zoals een leesbevestiging geven. De campagne stopt automatisch zodra je doel is bereikt. Zo verklein je de kans dat je boodschap ondergesneeuwd raakt door andere berichten en vergroot je de kans dat je werknemers je berichten écht lezen.

Gebruik van communicatiekanalen

Inzicht in de voorkeuren van je werknemers krijg je door het succes van je kanalen te meten. Het gebruik van elk kanaal achterhalen is makkelijker met een werknemerscommunicatieplatform dat een automatisch overzicht geeft. Bekijk de activiteit binnen elk kanaal en bepaal zo welk kanaal veel gebruikt wordt, en welk kanaal minder of niet.

Met deze informatie kun je beslissen of je de juiste kanalen inzet om bepaalde boodschappen over te brengen. Misschien is je conclusie bijvoorbeeld wel dat je andere kanalen moet inzetten om bepaalde belangrijke boodschappen te publiceren, of om een bepaalde doelgroep binnen je organisatie beter te bereiken. Met een intranet bereik je bijvoorbeeld wel je kantoorwerknemers, maar misschien je non-deskwerknemers niet?

Gegevens over het gebruik van je communicatiekanalen kunnen inzicht geven in de effectiviteit van je communicatiestrategie en kunnen je helpen beslissen of je andere kanalen moet gebruiken om je collega’s beter te bereiken.

Betrokkenheid bij je berichten

Inzicht in de betrokkenheid van je werknemers bij je berichten helpt je te begrijpen hoe je werknemers informatie tot zich nemen. Je komt er zo achter wat hun voorkeurskanalen zijn, op welke dagen en tijdstippen ze het vaakst berichten lezen, welke (soort) content ze het liefst zien, enzovoorts.

Onze statistiekenfunctionaliteit houdt automatisch allerlei soorten gegevens bij over de betrokkenheid bij je berichten: van likes en reacties tot Click-Through-Rates en leesbevestigingen. Deze gegevens staan allemaal in een rapport met data van een door jou gekozen periode.

Testen of je werknemers écht betrokken zijn bij je content geeft je een goed beeld van hoe goed je berichten het doen bij verschillende doelgroepen en op verschillende tijdstippen. Als je in een oogopslag kunt zien hoeveel werknemers actief reageren op je berichten, begrijp je beter wat voor soort content het beste past bij bepaalde afdelingen, teams en zelfs individuen. Na verloop van tijd kun je je strategie hierop aanpassen en de betrokkenheid bij je berichten optimaliseren.

Tevredenheid over de communicatie

Een belangrijk doel is de gebruikerstevredenheid over je communicatie(kanalen). Die tevredenheid kun je meten door gewoon aan je werknemers te vragen hoe tevreden ze zijn over de beschikbare kanalen en de communicatie zelf. Zet bijvoorbeeld regelmatig een pulse enquête uit om de mening van je werknemers in kaart te brengen en bij te houden.

Dat kan door bijvoorbeeld een soort eNPS te sturen: een employee Net Promoter Score. Daarmee houd je (veranderingen in) de mening van je werknemers bij en kun je je strategie aanpassen op basis van hun antwoorden. Vragen zoals ‘Zou je dit communicatiekanaal aanraden?’ of ‘Hoe zou je dit communicatiekanaal beoordelen?’ kunnen heel goed weergeven hoe tevreden je werknemers zijn.

Houd jij al rekening met deze vijf belangrijke factoren bij het meten van interne communicatie of heb je nog wat hulp nodig? Neem contact op met onze consultants voor advies; zij kijken graag naar je specifieke situatie om je te helpen het meeste uit je communicatie te halen. Wil je graag zien hoe Netpresenter statistieken kunnen bijdragen aan je communicatiestrategie? Plan dan een gratis demo van 30 minuten in om Netpresenter in actie te zien.

Bente
Bente Pieters

Bente is, naast taalpurist, allesweter op het gebied van interne communicatie. Ze kent op dat vlak dan ook alle ins en outs en deelt die graag in foutloze taal. In haar vrije tijd vind je haar in de sportschool of op de bank met een boek.