Hoe goede interne communicatie kan helpen om virusverspreiding tegen te gaan

Geschatte leestijd: 6 minuten

Op het moment van schrijven is het totale aantal bevestigde gevallen van het nieuwe coronavirus 91.320. Het virus heeft zich verspreid naar 73 landen en heeft tot nu toe 3118 doden veroorzaakt. Niet alleen burgers zijn geïnfecteerd, ook gezondheidsmedewerkers hebben het virus gekregen. Inmiddels is het virus in ons land aangekomen en zijn er achttien coronapatiënten geregistreerd. Dit heeft werkgevers in een staat van alertheid gebracht. Door de verspreiding van het dodelijke virus zoeken werkgevers naar maatregelen om hun werknemers en organisaties te beschermen. Goede interne communicatie kan virusverspreiding tegengaan. We zullen uitleggen hoe dat in z’n werk gaat.

Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) en de Rijksoverheid geven informatie en antwoorden vrij op basis van wat momenteel bekend is over het nieuwe coronavirus. De informatie die het RIVM en de Rijksoverheid hebben uitgegeven, kunnen gebruikt worden om blootstelling aan acute aandoeningen van de luchtwegen, waaronder het nieuwe coronavirus, te helpen voorkomen (op de werkplek). Als gevolg daarvan kunnen verdere besmettingen voorkomen worden. De informatie bevat verschillende aanbevolen strategieën voor werkgevers:

Werknemers op de hoogte brengen van maatregelen en ziekteverzuimbeleid

Een van de strategieën die het RIVM en de Rijksoverheid aanbevelen is ervoor zorgen dat zieke werknemers actief worden aangemoedigd om thuis te blijven als zij zich ziek voelen. Het ziekteverzuimbeleid moet daarom flexibel zijn en werknemers moeten zich bewust zijn van dit beleid. Het is echter mogelijk dat werknemers zich hiervan niet bewust zijn, omdat ze het ziekteverzuimbeleid nooit hebben moeten raadplegen. In een tijd waarin het bewustzijn van het ziekteverzuimbeleid zelfs wordt aanbevolen als strategie om besmetting te voorkomen, is het belangrijk dat werknemers weten wat ze moeten doen als ze zich ziek voelen. Je werknemers naar deze belangrijke informatie leiden in plaats van ze te laten zoeken is gemakkelijker dan je denkt. Je kunt korte berichten over je ziekteverzuimbeleid direct op hun pc’s weergeven door ze te publiceren via hun Corporate Lock Screen of Wallpaper. Op deze manier is iedereen op de hoogte van belangrijke ziekteverzuimbeleidsregels. Daarnaast kunnen werknemers vragen hebben over eventuele maatregelen die je organisatie neemt met betrekking tot het coronavirus. Ook de antwoorden op deze vragen kun je gemakkelijk via narrowcastingschermen of hun pc’s of smartphones beantwoorden.

Benadruk de ademhalingsetiquette en de handhygiëne van alle werknemers

Een tweede aanbeveling is nadruk leggen op ademhalingsetiquette en handhygiëne door alle werknemers. Deze ademhalingsetiquette en handhygiëneregels zullen echter niet bij al je werknemers bekend zijn. Wij raden je aan deze richtlijnen en regels te publiceren op narrowcastingschermen. Met narrowcasting kun je binnen enkele ogenblikken boodschappen ontwerpen en publiceren, waardoor je je personeel onmiddellijk informeert over deze belangrijke etiquette. Je kunt je werknemers op deze manier proactief op de hoogte houden van de richtlijnen die de officiële instanties publiceren met betrekking tot het voorkomen van verspreiding van het virus. Bovendien worden deze boodschappen via je narrowcastingschermen herhaaldelijk aan werknemers getoond, zodat ze de informatie onthouden. Zo kunnen ze deze belangrijke etiquette ook daadwerkelijk dagelijks toepassen.

Compliance communicatie

Compliance communicatie is van het grootste belang, vooral in zorginstellingen. De meest voorkomende problemen met het voorkomen of stoppen van de verspreiding van een infectie zijn te wijten aan een fout in de naleving van regels, wanneer de procedures niet volgens het boekje worden gevolgd. Compliance communicatie gaat over het communiceren van de regels en voorschriften die van toepassing zijn op een bepaalde industrie of een specifieke rol van werknemers. Er zijn veel redenen voor een fout in de naleving van de regels, daarom is het aan te raden dat werknemers in de gezondheidszorg deze regels regelmatig bekijken. Met behulp van narrowcastingschermen, Corporate Lock Screens en Wallpapers, Corporate Screensavers of een mobiele app kunnen de regels herhaaldelijk worden getoond via meerdere apparaten. Op deze manier zijn ze altijd toegankelijk en zal de ruimte voor fouten afnemen, omdat werknemers altijd op de hoogte zijn van belangrijke regelgeving. Zo weten ze precies hoe ze zich aan deze regels kunnen houden wanneer dat nodig is.

Communiceren met werknemers thuis

Wanneer corona in de privéomgeving gesignaleerd is, zijn mensen volgens de richtlijnen van het RIVM en de Rijksoverheid verplicht om thuis te blijven vanwege mogelijke besmetting met het virus. Sommige van je werknemers zullen daarom uit voorzorg thuisblijven, ook al zijn ze nog in staat om te werken. Je organisatie kan deze werknemers stimuleren vanuit thuis te werken; dan kunnen ook de werknemers die thuis moeten blijven nog steeds hun werk doen. Als je werknemers niet naar kantoor kunnen of mogen komen, kan het echter moeilijk zijn om ze op de hoogte te houden van belangrijk kantoornieuws. Een corporate app of corporate wallpaper kan een oplossing bieden: de laatste updates over allerlei verschillende zaken kunnen direct via de smartphone of wallpaper van je werknemers gecommuniceerd worden – dat kan met alle soorten nieuws, zowel regulier kantoornieuws als updates of aanvullende maatregelen naar aanleiding van het nieuwe coronavirus. Om op de hoogte te blijven van al het belangrijke werknieuws, hoeven ze alleen maar hun smartphone of wallpaper te controleren.

Laat je werknemers zien dat je om hun gezondheid en welzijn geeft door belangrijk nieuws, beleid en regelgeving gemakkelijk toegankelijk te maken. Zoek je een manier om goed in contact te blijven met je medewerkers, zelfs als zij thuis of op afstand werken? Bekijk dan onze mobiele app. Je hebt je eigen bedrijfsapp al binnen 24 uur geïmplementeerd. Of download de gratis infographic met 10 tips voor communicatie over veiligheid op de werkplek.