communiceren tijdens de Citrix crisis

4 stappen om te communiceren tijdens de Citrix-crisis

De Citrix Breach houdt Nederland in zijn greep. Bedrijven gaven massaal gehoor aan de oproep van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) om in ieder geval tijdelijk de stekker uit Citrix te trekken. Citrix heeft zelf nog zo’n twee weken nodig om het lek voor alle versies te dichten en met ruim 700 kwetsbare Citrix servers in Nederland is de kans dus reeël dat ook in jouw organisatie voorzorgsmaatregelen getroffen moeten worden. De focus is gericht op het oplossen van de cybercrisis, maar deze is tergelijkertijd het begin van de volgende uitdaging: intern communiceren.

Bedrijven die kiezen voor het flexibel werkconcept (en daarom Citrix gebruiken), hebben niet elke dag voor iedere medewerker een werkplek op locatie beschikbaar. In deze crisis worden ook veelal de mailservers uitgeschakeld. Kortom: het uitschakelen van Citrix kan ontwrichtende gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Volgens Harm van Veldhuizen, CCO bij Netpresenter, hoeft dat echter niet. Met deze stappen beperk je de gevolgschade tot een minimum.

communiceren tijdens de Citrix-crisis

1: Neem en houd de regie

Het is allereerst zaak om álle medewerkers op de hoogte te stellen, in geval van de Citrix-crisis júist ook medewerkers die niet aanwezig zijn op locatie. Je moet hen immers informeren over wat wel en niet mogelijk is door de getroffen (voorzorgs)maatregelen. Als je bijvoorbeeld niet genoeg werkplekken op kantoor hebt, heeft het natuurlijk geen zin om iedereen massaal naar kantoor te laten komen. Maar wellicht heb je op een andere locatie meer werkplekken. Dat is essentiële informatie voor al die flexwerkers. Zorg er ook voor dat mensen ergens met hun vragen terecht kunnen, zodat informatie niet versnippert. Als ook e-mail eruit ligt, is het natuurlijk belangrijk dat er een alternatief, multichannel communicatiemiddel voorhanden is. Heeft jouw organisatie nog geen crisisbestendig communicatiekanaal, dan is dit het moment om daar over na te denken zodat je de volgende crisis voor bent.

2: Wees snel en realtime

Zorg dat je sneller bent dan de geruchtenmolen, zeker als externe partijen ook over een crisis communiceren. In het geval van de Citrix Breach staat het internet vol met nieuws en updates. Zelfs als binnen jouw bedrijf geen acute voorzorgsmaatregelen zijn getroffen, bijvoorbeeld omdat je op een versie van Citrix zit die niet getroffen is of omdat er al een patch beschikbaar is, is het belangrijk om toch te communiceren. Voor je het weet ontstaan er onderlinge Whatsappgroepjes en weet niemand meer wat hij of zij moet geloven. Door realtime te communiceren, hou je zelf de regie en kun je gelijk een geruststellende oplossing bieden. Zo houd je je medewerkers geïnformeerd, betrokken en veilig.

3: Geef regelmatig updates

Het kan nog tot het einde van januari duren voordat Citrix het lek heeft gedicht en dan nog is het de vraag of ieder bedrijf Citrix weer gelijk in gebruik kan nemen. Het is daarom noodzakelijk je personeel de komende tijd up to date blijft houden. Het credo ‘geen nieuws is goed nieuws’ gaat immers niet op in een crisissituatie. Radiostilte zorgt dan alleen maar voor onrust en wakkert de geruchtenstroom aan. Zeker omdat alle nieuwsmedia er ook bovenop zitten, is het belangrijk om je personeel van info te blijven voorzien, zelfs als er niks nieuws te melden is. Plan bijvoorbeeld iedere dag even een update in. Zo weet iedereen tenminste wat de status quo is.

communicatie citrix crisis

4: Maak van je medewerkers een goed aanspreekpunt voor klanten

Medewerkers moeten dusdanig goed geïnformeerd zijn, dat zij weer andere partijen kunnen informeren. Denk alleen al aan accountmanagers en supportmedewerkers die vragen van klanten krijgen als  bepaalde dienstverlening stil valt of dreigt te vallen. Het is dan belangrijk dat alle medewerkers over voldoende informatie beschikken om ook derden te informeren en instrueren. Het is natuurlijk ook denkbaar dat medewerkers niet kunnen of mogen communiceren met de buitenwereld, maar dat alle communicatie via een woordvoerder dient te lopen. In dat geval is het belangrijk dat je medewerkers dit weten en naar de juiste persoon kunnen verwijzen.

Deze Citrix Breach onderstreept maar weer eens hoe belangrijk het is om een multichannel-oplossing voorhanden te hebben, zodat je áltijd met je medewerkers kan blijven communiceren. Meer weten over effectieve crisiscommunicatie? Neem contact op met Harm of één van zijn collega’s voor advies op maat.

Neem contact op!

Over de auteur

mm

Lars Cornelis

Lars is een echte digital native. Hij weet daarom als geen ander hoe je digitaal moet communiceren, zowel intern bij een organisatie als extern. In zijn vrije tijd is Lars een fanatiek gamer.