Zo kickstart je jouw werknemerscommunicatie in 6 stappen

Effectieve werknemerscommunicatie is essentieel om je team geïnformeerd, betrokken, productief en veilig te houden. Maar goede communicatie draait om meer dan alleen het versturen van berichten—het begint met een duidelijke strategie. Of je nu je bestaande communicatie wilt verbeteren of vanaf nul een nieuwe aanpak wil opzetten, deze zes praktische stappen helpen je om structuur aan te brengen, de juiste boodschap bij de juiste mensen te krijgen, de juiste kanalen te gebruiken en resultaten te behalen.

Op zoek naar de volledige gids met een uitgebreide toelichting per stap en 10 communicatie best practices? Download hem hier gratis!

1. Stel je doelen op

Het vaststellen van communicatiedoelen is de eerste stap in het ontwikkelen van een effectieve communicatiestrategie. Duidelijke doelen zorgen ervoor dat je inspanningen aansluiten bij de algemene doelstellingen van je organisatie. De vier primaire doelen van werknemerscommunicatie zijn:

• Informeren: Verstrek tijdige en relevante informatie waarmee werknemers hun werk goed kunnen doen.
• Betrekken: Creëer een interactieve en participatieve omgeving die zorgt voor een gevoel van verbondenheid en gemeenschap.
• Productiviteit verhogen: Beperk informatie-overload en zorg dat werknemers snel en eenvoudig toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om efficiënt te werken.
• Veiligheid verbeteren: Deel dringende updates snel om werknemers en de organisatie te beschermen, vooral tijdens crisissituaties of noodgevallen.

2. Kies je doelgroepen

Het selecteren van specifieke doelgroepen voor werknemerscommunicatie is cruciaal om ervoor te zorgen dat berichten relevant zijn en goed gelezen worden. Verschillende doelgroepen binnen een organisatie hebben unieke behoeften en voorkeuren voor welke informatie ze ontvangen en hoe ze deze ontvangen. Door je communicatie op deze groepen af te stemmen, zorg je ervoor dat de juiste boodschap de juiste mensen op de meest effectieve manier bereikt. Tijd om je communicatiedoelgroepen in kaart te brengen:

• Kantoorpersoneel: Iedereen die voornamelijk aan een bureau in een kantooromgeving werkt.
• Non-deskwerknemers: Werknemers die geen regelmatige toegang hebben tot computers, zoals fabrieksarbeiders en bouwvakkers.
• Remote werknemers: Zij die niet op kantoor werken en sterk afhankelijk zijn van digitale communicatiemiddelen, zoals thuiswerkers.
• Buitendienstpersoneel: Werknemers zoals servicemonteurs en bezorgers die vaak onderweg zijn en tijdige informatie nodig hebben.
• Externe doelgroepen: Personen zoals bezoekers, patiënten en studenten die duidelijke en beknopte informatie nodig hebben die relevant is voor hun interacties met de organisatie.

3. Selecteer het juiste communicatiekanaal

Nu je je communicatiedoelen en doelgroepen hebt vastgelegd, is het tijd om de juiste communicatiekanalen te kiezen. Het kiezen van het juiste communicatiekanaal voor elke doelgroep is essentieel voor effectieve communicatie. Verschillende groepen hebben voorkeuren voor en reageren beter op verschillende communicatiekanalen. Door het juiste kanaal te gebruiken, zorg je ervoor dat je berichten worden gezien, begrepen en opgevolgd.

Dit zijn de meest gebruikte communicatiekanalen en de doelgroepen waarvoor ze het best geschikt zijn:

• TV (Narrowcasting): Kantoorpersoneel, non-deskwerknemers, externe doelgroepen.
• PC (Screensavers, apps, lock screens, wallpapers): Kantoorpersoneel, remote werknemers.
• Mobiele apps: Kantoorpersoneel, remote werknemers, non-desk werknemers, buitendienstpersoneel.

(!) Het Netpresenter-platform biedt communicatie via al deze kanalen – allemaal beheerd vanaf één centrale plek. Benieuwd hoe het werkt? Start vandaag nog een self-guided tour!

4. Categoriseer informatie

Het categoriseren van informatie is een essentieel onderdeel van effectieve werknemerscommunicatie. Daarom hebben we het Netpresenter Communication Principle ontwikkeld. Het Netpresenter Communication Principle categoriseert berichten in vier kwadranten op basis van hun
belang en urgentie. We raden je sterk aan om je verschillende soorten communicatie te analyseren en in
de juiste categorieën te plaatsen.

• Kritiek: Communicatie met urgente en belangrijke informatie die onmiddellijke aandacht vereist.
• Moet weten: Berichten in deze categorie zijn essentieel, maar minder urgent. Ze zijn belangrijk voor de organisatie en bevatten bijvoorbeeld belangrijke bedrijfsupdates en veiligheidsberichten.
• Zou moeten weten: Berichten met handige, niet-kritieke informatie. Ze zijn niet van groot belang, maar kunnen soms wel urgent zijn.
• Leuk om te weten: Communicatie in deze categorie is niet-essentieel en heeft een lage prioriteit, zoals niet-kritieke updates en leuke weetjes.

5. Prioriteer communicatie

Na het categoriseren van je communicatie is het belangrijk om deze te prioriteren. Waarom? Prioriteren zorgt ervoor dat elk bericht de juiste hoeveelheid aandacht krijgt, waardoor informatie-overload wordt voorkomen. Volg onze Information Priority Pyramid, beginnend met kwadrant 1 (Critical), vervolgens naar kwadrant 2 (Must know), kwadrant 3 (Should know) en ten slotte kwadrant 4 (Nice to know). Dit voorkomt informatie-overload en verbetert de effectiviteit van de communicatie.

6. Gebruik de juiste strategieën en tools per kwadrant

Effectieve communicatie draait niet alleen om het categoriseren en prioriteren van informatie, maar
ook om het inzetten van de juiste strategieën en tools om boodschappen effectief over te brengen.
Door je communicatiestrategie af te stemmen op het belang en de urgentie van de informatie, zorg je
ervoor dat berichten effectief worden overgebracht. Het medium is hierbij net zo belangrijk. Het kiezen
van het juiste medium voor je boodschap en doelgroep is essentieel voor succesvolle communicatie.

Hier volgt hoe je elk kwadrant in het Netpresenter Communicatieprincipe kunt benaderen en met
welke tools:

Kwadrant 1. Kritiek:
Toon en verspreid informatie direct via alle beschikbare kanalen om maximale zichtbaarheid en bereik te garanderen.
Tools: Narrowcasting, Screensaver, Werknemersapp, Pushmeldingen, PC-pop-ups, Desktop Ticker, SMS

Kwadrant 2. Moet Weten:
Toon informatie herhaaldelijk op meerdere apparaten om zichtbaarheid, begrip en behoud te versterken.
Tools: Narrowcasting (hogere frequentie), Screensaver, Quizzen, Werknemersapp, Lock screen, Wallpaper, E-mail, Intranet

Kwadrant 3. Zou Moeten Weten:
Toon informatie tijdig om werknemers betrokken, ontvankelijk en oplettend te houden.
Tools: Narrowcasting (lagere frequentie), Werknemersapp, Pushmeldingen, PC-pop-ups, Ticker, SMS, Instant messaging.

Kwadrant 4. Leuk om te Weten:
Toon informatie af en toe, zodat deze niet concurreert met belangrijkere berichten.
Tools: Narrowcasting (lagere frequentie), Corporate Screensaver, Werknemersapp, Intranet, Interne nieuwsbrief

Klaar voor de volgende stap?

Een effectieve werknemerscommunicatiestrategie opzetten en implementeren lijkt misschien een grote uitdaging – maar je hoeft het niet alleen te doen. Onze communicatie-experts helpen je graag om deze zes stappen te vertalen naar een concreet actieplan dat past bij jouw organisatie. Tijdens een gratis sessie analyseren we jouw huidige situatie, geven we direct toepasbare adviezen en helpen we je kiezen welke tools en kanalen het meeste effect hebben.

Ben je er klaar voor? Boek vandaag nog een sessie met een van onze experts en zet de eerste stap naar betere werknemerscommunicatie.