Organisatieverandering: Zo hou je alle stakeholders geïnformeerd en verhoog je de slagingskans!
Geschatte leestijd: 6 minuten
Experts schatten dat zo’n 70 procent van alle organisatieveranderingen mislukt. De oorzaak lijkt eenvoudig aan te wijzen: mensen houden nou eenmaal niet zo van verandering. Werknemers werken niet altijd mee aan verandering of werken de verandering in sommige gevallen zelfs tegen. Mislukking lijkt in veel gevallen uiteindelijk onontkoombaar. Toch ligt de realiteit genuanceerder en valt er wel degelijk iets te doen om de slagingskans van je verandertraject flink te vergroten.
Eén van de voornaamste redenen dat een verandertraject mislukt, is volgens thought leader John P. Kotter dat er onvoldoende draagvlak voor de verandering is. Er is een gebrek aan ‘sponsorship’. De sponsor, oftewel de initiatiefnemer van de verandering, kan de verandering niet in zijn eentje bewerkstelligen. Het sponsorschap moet als een waterval door de organisatie vloeien. Met andere woorden: de standpunten en ideeën van de sponsor moeten laag voor laag door de organisatie worden verspreid.
Sponsorship gap
De sponsor is in dit proces afhankelijk van leiders binnen de organisatie, zoals afdelingshoofden en managers. Zij hebben immers de kortste lijnen met hun eigen team en staan dagelijks met hen in contact. De leiders binnen de organisatie vervullen dus een cruciale rol om iedereen goed te informeren over de veranderingen.
Organisatieverandering mislukt wanneer er een ‘sponsorship gap’ ontstaat. Het risico op een sponsorship gap is het grootst wanneer een of meerdere leiders de verandering niet ondersteunen. Leiders kunnen bijvoorbeeld recalcitrant worden omdat zij hun vertrouwde manier van werken niet willen aanpassen, of omdat er banen op diens afdeling op de tocht komen te staan.
Zij vormen dan een bottleneck en brengen de gewenste boodschap bewust of onbewust niet goed over op hun team. Zo heb je al snel te maken met een hele afdeling die de verandering niet ondersteunt en misschien zelfs tegenwerkt. Mislukking ligt dan al snel op de loer.
Hogerop de betrokkenheidscurve
Terwijl die onverstoorde connectie tussen de sponsor en alle stakeholders (ieder individu dat door de verandering wordt getroffen) tijdens verandering juist cruciaal is om werknemers mee te krijgen in de verandering. Wat verandert er? Waarom moeten we als organisatie veranderen en een vertrouwde werkwijze aanpassen? Pas als werknemers bewust zijn van de verandering en de verandering begrijpen, kunnen zij de organisatieverandering accepteren en overnemen. Dit wordt ook wel de betrokkenheidscurve genoemd.
Informeren (om bewustwording en begrip te creëren) ligt dus aan de basis van de organisatieverandering. Alleen dan kan een verandering ook geaccepteerd en overgenomen worden, en dus slagen. Een ‘sponsorship gap’ ondermijnt de ingezette organisatieverandering juist al in een vroeg stadium, waardoor de verandering snel afkoerst op mislukking.
De ‘sponsorship gap’ is echter te voorkomen. Allereerst kun je met een organisatieschema in kaart brengen welke individuen een sleutelrol vervullen binnen de organisatie. Het zal van de verandering afhangen hoe essentieel de ondersteuning van iedere afdeling – en dus iedere leider – is.
Met een stakeholder impactevaluatie breng je vervolgens in kaart waar de prioriteiten liggen. Bedenk daarbij goed wat de verandering voor elk individu betekent en wat zij aan de verandering hebben. Zo weet je al in een vroeg stadium wat er nodig is om iedere stakeholder bij de verandering te betrekken.
Behoud zelf de regie over het narratief
De volgende stap is het ontwikkelen van een passende interne communicatiestrategie. Geen verandering is hetzelfde, maar met behulp van het organisatieschema en de stakeholder impactevaluatie kom je tot de juiste boodschappen en kanalen om iedereen binnen de organisatie goed te informeren.
Organisatieverandering is ingrijpend en heeft vaak voor iedereen andere consequenties. Een nieuwe strategie zorgt er misschien voor dat de productiemedewerkers op een andere manier moeten gaan werken, terwijl salesvertegenwoordigers hun inhoudelijke boodschap moeten aanpassen. Andere afdelingen worden juist weer minder of zelfs helemaal niet geraakt door de verandering. Personalisatie is daarom cruciaal! Hoe beter de informatie is toegespitst op iedere stakeholder, hoe eerder zij bewust zijn van de verandering en hoe beter ze de verandering begrijpen. En hoe beter geïnformeerd zij zijn, hoe sneller zij ook betrokken zullen zijn en dus meegaan in de verandering.
Met de juiste kanalen sta je bovendien rechtstreeks in contact met iedere stakeholder, en ben je dus minder afhankelijk van de verschillende leiders binnen de organisatie. Met Netpresenter verspreid je berichten omnichannel en beheer je tegelijkertijd alle content op één plek. Je kunt berichten verspreiden via onder andere narrowcastingschermen, screensavers op werkplekken en een bedrijfsapp en iedere afdeling of divisie daarmee voorzien van een boodschap op maat. Daarnaast is interactie een belangrijk element. Interne communicatie gaat dus niet alleen om uitzenden, maar ook om reacties ontvangen. Zijn er vanuit de werknemers toch vragen of opmerkingen? Dan beantwoord je die integraal in de bedrijfsapp of Microsoft Teams. Zo hou je tijdens een organisatieverandering pas echt controle over het narratief!
Interne communicatie speelt al vanaf het vroegste stadium van organisatieverandering een cruciale rol. Het kan je verandertraject maken of breken, dus besteed hier vanaf het begin veel aandacht aan. Staat jouw organisatie voor een belangrijke verandering? Neem dan contact op met onze consultants om te zien hoe Netpresenter je hierbij kan helpen. Of download de gratis infographic 4 krachten die een organisatieverandering maken of breken.
