Zo verbind je SharePoint met Netpresenter

Geschatte leestijd: 6 minuten

SharePoint is een geweldige tool om allerlei content te beheren en te delen, zoals bedrijfsnieuws, kennisbanken of werkroosters. Het blijft echter een uitdaging om werknemers te motiveren SharePoint actief te gebruiken. Om dat probleem aan te pakken, ontwikkelden wij een unieke integratie met SharePoint die de content actief naar de mensen toebrengt.  Maar hoe werkt die integratie precies?

Onze SharePointintegratie is ontworpen om het zo eenvoudig mogelijk te houden voor organisaties. In feite hoef je ons alleen maar te voorzien van een Access Token, zodat we toegang krijgen tot je SharePointomgeving. Ook raden we aan een custom property toe te voegen (of te laten toevoegen, als een externe partij SharePoint voor je beheert), zodat je zelf kunt aangeven welke berichten op Netpresenter moeten verschijnen.

Kies wat je aan wie wil laten zien

We stellen vervolgens voor je in hoeveel content vanuit SharePoint wordt weergegeven op je narrowcastingschermen. Misschien wil je alleen de vijf meest recente berichten weergeven, of juist alle content van de afgelopen twee weken. In principe kunnen we nu je content automatisch op al je schermen vertonen. Maar iedere organisatie gebruikt SharePoint toch weer net even anders. Daarom zien we erop toe dat de implementatie van de integratie helemaal aansluit bij jouw organisatie.

We maken het bijvoorbeeld mogelijk om ook met je SharePointcontent gebruik te maken van Netpresenter’s targeting feature. Je kunt dankzij die feature je content richten aan specifieke doelgroepen. Je marketingteam ziet dan bijvoorbeeld andere content dan je productieteam, zodat je content altijd zo relevant mogelijk blijft. In SharePoint werken veel organisaties al op een vergelijkbare manier met subsites. Er is dan vaak een main site voor de hele organisatie, en een subsite per afdeling, business unit of locatie. We kunnen die bestaande structuur uit SharePoint rechtstreeks overnemen naar Netpresenter. Maar we kunnen ook de content van meerdere subsites voor je samenvoegen, bijvoorbeeld omdat de afdelingen op dezelfde locatie werken of omdat je wil dat afdelingen meer over elkaar te weten komen. Wat je ook kiest, je hoeft er maar één keer over na te denken. Na de implementatie gaat de targeting volledig automagisch.

Aantrekkelijk op ieder scherm

We zorgen er ook voor dat je content er altijd goed uitziet, wat je ook plaatst op SharePoint. We zetten daarom een aantal templates voor je klaar. Je kunt dan makkelijk afwisselen in de weergave. De ene keer leg je de nadruk op een afbeelding, terwijl je bij een ander bericht juist meer schermruimte gebruikt voor tekst.

Als je gebruikmaakt van lijsten in SharePoint, bijvoorbeeld om een kalender met verlofdagen of evenementen bij te houden, kun je die ook weergeven op narrowcastingschermen. Dat doen we altijd op maat, zodat de belangrijkste gegevens uit je lijsten worden weergegeven. Daar maken we dan een mooie template voor, die steeds automatisch wordt ververst met de nieuwste gegevens. Je kunt verlofdagen dus gewoon blijven bijhouden in SharePoint, zoals je gewend bent.

Maak intranet populairder

Om nog meer controle te houden over de exacte weergave, kiezen veel klanten ervoor om de description van het SharePointbericht weer te geven op de schermen, in plaats van het gehele bericht zelf. Je kunt dan een beknopte versie van het bericht op de schermen tonen, terwijl op SharePoint het uitgebreide verhaal staat. Dit is een beproefde manier om de gebruikersadoptie van SharePoint te verbeteren.

Dankzij zo’n teaser op narrowcastingschermen of interactieve screensavers weten je werknemers nu precies wanneer ze SharePoint moeten bezoeken. Op de screensavers kun je je berichten zelfs meteen voorzien van een hyperlink naar het volledige bericht, zodat je werknemers automatisch worden doorgesluisd naar SharePoint. Onze klant RWG paste deze methode toe. Volgens Niels Dekker, Public Affairs & Communication Manager bij RWG, is de populariteit van en het verkeer naar SharePoint flink toegenomen sinds zij de SharePointintegratie van Netpresenter gebruiken. ‘Intranetberichten worden echt beter gelezen. Netpresenter heeft dus absoluut bijgedragen aan het verbeteren van onze interne communicatie.’

Content voor iedereen beschikbaar

Een andere populaire strategie is om op de narrowcastingschermen een beknopte versie van je bericht te laten zien, maar in de werknemersapp van Netpresenter wél de volledige tekst weer te geven. Het voordeel hiervan is namelijk dat non-desk werknemers zo ook toegang hebben tot bedrijfsnieuws op SharePoint. Deze werknemers hebben namelijk vaak geen Microsoft 365-account en kunnen dus niet op SharePoint zelf, maar hebben wél toegang tot de mobiele app.

Werk je veel met klanten, bezoekers of patiënten die je op de hoogte moet houden, dan is er juist weer wat voor te zeggen om de content van SharePoint een op een weer te geven op je publiekelijke narrowcastingschermen. Zo kun je ook deze doelgroep bedienen, terwijl deze mensen natuurlijk normaal gesproken nooit toegang zouden hebben tot je intranet – het heet niet voor niets intranet.

Uiteindelijk gebruikt iedere organisatie SharePoint op een andere manier. Daarom hebben wij onze integratie heel flexibel opgezet. Je kunt SharePoint blijven gebruiken zoals jij dat wil en tegelijkertijd de content aantrekkelijk en toegankelijk maken voor je werknemers. Of je alles dus op SharePoint houdt en die structuur leidend maakt, of juist SharePoint alleen nog voor specifieke content gebruikt en naadloos integreert in Netpresenter; de keuze is aan jou. En misschien nog wel het mooiste van alles is dat je als content editor geen extra werkt hebt. Je hoeft je berichten nog steeds maar één keer aan te maken, de rest gaat daarna helemaal vanzelf.  Dat scheelt dus veel werk, tijd en geld, terwijl je juist meer uit je SharePoint haalt. Dat is nog eens een win-win situatie!

Wil jij ook meer werknemers bereiken met je SharePointcontent en ervoor zorgen dat je content beter gelezen wordt? Neem contact op met onze consultants om te bespreken wat er voor jouw organisatie mogelijk is. Zoek je andere manieren om je SharePoint adoptie een boost te geven? Download dan deze gratis infographic met 5 tips!