Zo geeft een Microsoft Entra ID-integratie interne communicatie een boost

Werknemersgegevens veranderen voortdurend. Nieuwe werknemers komen in dienst. Organisaties veranderen. Mensen wisselen van rol of locatie. Wanneer je communicatieplatform niet is gekoppeld aan je identity-systeem, moeten al die wijzigingen handmatig worden bijgehouden en aangepast.

Voor IT betekent dat doorlopend beheerwerk. Voor communicatieteams betekent het dat ze doelgroepen samenstellen op basis van informatie die misschien niet meer klopt. En voor werknemers betekent het dat ze berichten ontvangen die niet voor hen bedoeld zijn, of juist berichten missen die wel belangrijk voor hen zijn.

Wat Microsoft Entra ID is

Microsoft Entra ID is de cloudoplossing van Microsoft voor identiteits- en toegangsbeheer. Organisaties beheren er gebruikers, gebruikersgroepen, apparaten, apparaatgroepen, apps en aanmeldingen mee binnen hun Microsoft-omgeving.

Voor de meeste bedrijven is het al de centrale bron voor werknemersgegevens. En die gegevens, gestructureerd en actueel gehouden door IT, zijn precies wat communicatieteams nodig hebben om de juiste mensen te bereiken.

Gebruik bestaande groepen om de juiste doelgroep te bereiken

Door Microsoft Entra ID te koppelen aan Netpresenter kunnen communicatieteams bestaande gebruikers en groepen gebruiken om hun doelgroep te bepalen, zonder aparte lijsten te maken of bij te houden.

Berichten kunnen worden gericht op basis van gegevens die al in Entra ID staan:

• Afdeling
• Team
• Locatie
• Rol of functie
• Andere beschikbare werknemersgegevens

Dat maakt een groot verschil voor organisaties met meerdere kantoren, afdelingen of een mix van desk- en non-desk werknemers. HR kan updates over het thuiswerkbeleid sturen naar kantoorpersoneel, IT kan cybersecuritymeldingen naar specifieke afdelingen pushen, Facility teams kunnen één specifieke locatie informeren over onderhoud, het management kan geselecteerde teams bereiken met leiderschapsupdates, enzovoort.

Minder beheer voor IT, betere targeting voor communicatieteams

Handmatig gebruikersbeheer zorgt aan beide kanten voor extra werk. IT besteedt tijd aan het bijwerken van platforms waar zij geen eigenaar van zijn. Communicatieteams nemen targetingbeslissingen op basis van lijsten die vaak alweer een paar weken verouderd zijn.

Met Entra ID als centrale bron blijft IT gebruikers beheren in de omgeving die zij al beheren. Communicatieteams krijgen dezelfde structuur binnen Netpresenter, waardoor ze doelgroepen actueel kunnen bereiken. Het werk wordt dus niet dubbel gedaan, maar slim gedeeld.

Extra voordeel: eenvoudiger inloggen voor werknemers

De integratie ondersteunt ook toegang tot de Netpresenter Employee App. Werknemers kunnen inloggen met hun bestaande Microsoft-gegevens. Dat betekent één wachtwoord minder om te onthouden en één drempel minder om bedrijfscommunicatie te bereiken.

Het resultaat: minder gedoe, beter bereik

De meeste communicatieproblemen gaan niet over de boodschap zelf. Ze gaan over wie de boodschap ontvangt en of de onderliggende gegevens wel kloppen. Door Microsoft Entra ID te koppelen aan Netpresenter los je dat probleem bij de bron op.