Platform Blog

Hoe je Desktop Alerts gebruikt om IT-communicatie te verspreiden

Kun je één organisatie noemen die volledig zonder IT werkt? Waarschijnlijk niet: IT houdt organisaties over de hele wereld draaiende. Uitval en storingen komen echter altijd voor, en onderhoud en updates moeten af en toe plaatsvinden. Dit is de oorzaak van een veel voorkomende frustratie: falende systemen en geen informatie over wat er is gebeurd, terwijl er wel nog bergen werk liggen. Werknemers hebben informatie over hun systemen nodig om hun werk te kunnen doen. Maar hoe krijgen ze die informatie? Met desktop alerts, natuurlijk!

Wat zijn desktop alerts?

Desktop alerts zijn meldingen die op je bureaublad verschijnen wanneer je een nieuwe taak of nieuw bericht of verzoek ontvangt. Ze verschijnen meestal in de rechterbenedenhoek van je scherm om de aandacht te trekken – en dat doen ze! Dat maakt desktop alerts tot een ideaal medium voor belangrijke informatie, iets waar wij handig gebruik van maken in onze Desktop Alerts tool.

Onze Desktop Alerts geven maximale zichtbaarheid aan belangrijke berichten. Wanneer je een Desktop Alert publiceert, ontvangt de gekozen doelgroep een pop-upbericht rechtstreeks op hun computerscherm. Berichten met hoge prioriteit verschijnen boven de scherm vullende toepassingen waarmee werknemers op dat moment werken. Zo trek je hun aandacht, zelfs wanneer ze druk bezig zijn.

Onze Desktop Alerts kunnen in de rechterbenedenhoek van je scherm verschijnen of het hele scherm overnemen om ervoor te zorgen dat je werknemers je bericht krijgen. Zo trekken de Alerts de aandacht van je personeel zonder dat je e-mail hoeft te gebruiken. Je kunt ook een bevestigingsknop toevoegen om er zeker van te zijn dat je collega’s je belangrijke berichten gelezen hebben.

Desktop Alerts en IT-communicatie

Klinkt goed, toch? Maar hoe kun je Desktop Alerts gebruiken om IT-communicatie te verspreiden? Laten we eens een kijkje nemen naar hoe je onze Desktop Alerts tool kunt gebruiken. Veel van onze klanten doen dat al succesvol – hun verhalen lees je hier.

Informeer over gepland onderhoud

Het maakt niet uit hoe vroeg je een e-mail verstuurd om je collega’s op de hoogte te brengen van gepland onderhoud. De kans is groot dat ze er nog steeds niets vanaf weten als de dag van het onderhoud er eindelijk is. E-mails kunnen tegenwoordig makkelijk over het hoofd gezien worden. Werknemers worden overspoeld met e-mails: in 2020 kreeg de gemiddelde kantoorwerknemer zo’n 121 e-mails per dag.

Het totale aantal dagelijks verzonden werk- en privé-e-mails ligt aan het eind van 2023 waarschijnlijk op 347 miljard. Tegen 2023 krijgt de gemiddelde kantoorwerknemer dagelijks dus waarschijnlijk nog wel meer e-mails dan 121. Kun je je collega’s dan echt kwalijk nemen dat ze sommige mailtjes over het hoofd zien, of beter naar een andere manier om hen te informeren zoeken?

Met onze Desktop Alerts zijn je collega’s altijd op de hoogte van gepland onderhoud: ze kunnen er écht niet overheen kijken. Ze verschijnen bovenop andere applicaties die je collega’s op dat moment gebruiken en kunnen ook een bevestigingsknop bevatten, zodat je er echt zeker van bent dat ze de informatie gelezen hebben. Geen verrassingen meer voor je collega’s!

Informeer over ongeplande storingen of uitval

Onze klanten maken dankbaar gebruik van onze Desktop Alerts om hun werknemers op de hoogte te houden van ongeplande storingen of uitval. Als er een storing is in een van hun systemen, publiceren ze snel een Alert, omdat ze daarmee zeker kunnen zijn dat iedereen de boodschap krijgt.

Met de Alerts kunnen organisaties cruciale informatie bij hun werknemerskrijgen op het moment dat ze die informatie nodig hebben. Ze geven hun personeel zo inzicht in wat er aan de hand is, kunnen ze vertellen waar ze naartoe kunnen voor meer informatie over de huidige situatie met betrekking tot hun systemen, en kunnen hen tijdens de storing altijd up-to-date houden.

Als de systemen dan weer werken, kunnen Alerts ook gebruikt worden om iedereen ervan op de hoogte te stellen dat alles het weer doet. Vooral onze klanten in de gezondheidszorg gebruiken onze Desktop Alerts graag om werknemers te informeren die anders moeilijker te bereiken zijn. Klinisch personeel, bijvoorbeeld, dat geen toegang heeft tot e-mail of omroepberichten. Lees de verhalen van onze klanten om te zien hoe zijn onze Desktop Alerts inzetten.

Verminder e-mailoverload

Weet je nog, het aantal e-mails dat een gemiddelde kantoorwerknemer dagelijks ontvangt? Met onze Desktop Alerts kun je dat aantal verminderen! Stuur geen e-mail die toch maar zoekraakt in de inboxen van je collega’s; stuur een Alert als je urgente boodschappen moet versturen.

We zeggen niet dat je e-mail helemaal niet meer hoeft te gebruiken, maar we zijn er wel van overtuigd dat je werknemers de belangrijke boodschap in het Desktop Alert zullen lezen (wat misschien niet het geval was als je een e-mailtje verstuurd had).

Verbeter het bewustzijn rondom cyberveiligheid

Desktop Alerts kunnen snel verzonden worden als er een bedreiging is voor de cyberveiligheid van je organisatie. Je kunt zo’n Alert voorzien van instructies die je werknemers onmiddellijk kunnen opvolgen om een cyberaanval te helpen voorkomen.

Heeft een van je collega’s bijvoorbeeld een ‘mailtje van de CEO’ ontvangen (terwijl die niks weet over dat mailtje)? Je kunt je hele personeelsbestand meteen op de hoogte brengen en ze instrueren om het mailtje niet te openen door een Desktop Alert te versturen, voorzien van duidelijke instructies.

Target daarnaast je collega’s die misschien nog wat herhaling van de cyberveiligheidsprotocollen nodig hebben om te helpen je digitale infrastructuur veilig te houden. Met een bevestigingsknop kun je bijhouden wie je berichten wel en niet leest en wie misschien nog wat reminders nodig heeft.

cyber attack corporate screensaver

Informeer je collega’s bij een cyberaanval

In het geval van een actieve cyberaanval wil je snel kunnen handelen en berichten en informatie veilig bij al je personeel krijgen. Desktop Alerts bieden dan een veilige en snelle manier om mensen kort te informeren over wat er aan de hand is. Je kunt er dan voor kiezen om het Alert te laten verschijnen bovenop andere applicaties en het hele scherm te vullen, zodat werknemers er écht niet omheen kunnen. Voeg instructies toe zodat werknemers weten wat ze moeten doen.

We begrijpen dat personeel meer informatie nodig heeft dan in een Desktop Alert past als er écht een cyberaanval is. Maar: met een Alert kun je de eerste informatie wel snel, duidelijk, en gelijktijdig bij al je personeel krijgen, waar iedereen ook is. Je kunt daarnaast uitleg toevoegen over waar mensen meer informatie en instructies krijgen.

Onze attentieboosters zullen iedereen die je bericht nog niet gelezen of bevestigd heeft automatisch opnieuw targeten totdat ze het wel gelezen hebben, dus je kunt er ook vol vertrouwen vanuit gaan dat mensen je boodschap écht krijgen.

Denk jij dat je organisatie onze Desktop Alerts wel zou kunnen gebruiken? Wij weten zeker dat ze je leven een stuk makkelijker maken! Neem contact op met onze consultants of plan een gratis demo van 30 minuten in; ze laten je graag zien wat Desktop Alerts en ons platform voor jou organisatie kunnen betekenen.

Ned Presenter
Ned Presenter

Ned is onze mascotte. Samen met onze experts en consultants legt hij alles uit over onze oplossingen en werknemers- en crisiscommunicatie. Je kunt hem ook rechtsonder vinden om je vragen te beantwoorden en hij is zichtbaar op onze content.