Voor- en nadelen van SharePoint: waarom je meer tools dan SharePoint nodig hebt om je personeel te bereiken

Geschatte leestijd: 8 minuten

Het interne communicatielandschap blijft zich ontwikkelen en aanpassen, en dus blijven organisaties zoeken naar de meest effectieve manieren om met hun personeel te communiceren. Voor organisaties die Microsoft 365 gebruiken, lijkt Microsoft SharePoint een vanzelfsprekende eerste keuze. SharePoint is echter niet specifiek ontworpen voor interne communicatie, dus het is misschien niet de beste keuze. Lees onze blog over de voor- en nadelen van SharePoint en oplossingen voor eventuele uitdagingen die SharePoint met zich meebrengt.

Voor we de voordelen, de nadelen en oplossingen bekijken, maken we eerst even een korte stop en leggen we kort uit wat SharePoint is.

Wat is SharePoint?

Organisaties gebruiken SharePoint vooral om interne websites te maken. De meeste apparaten zijn compatibel met SharePoint, waardoor het een goede tool is om informatie te delen, op te slaan en te ordenen. Het wordt door veel organisaties gebruikt om mensen gemakkelijk toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben; er wordt informatie opgeslagen, documenten beheerd, en beleid en procedures gecentraliseerd in SharePoint-omgevingen.

Voor- en nadelen van SharePoint

Hoewel we het erover eens zijn dat SharePoint een superhandige tool is, zijn er ook enkele nadelen aan het gebruik ervan. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen, en naar eventuele oplossingen voor uitdagingen die SharePoint je organisatie kan bieden.

Voordeel: SharePoint kan gebruikt worden voor top-downcommunicatie

Een van de redenen waarom management vaak voor SharePoint kiest: het stelt hen in staat om te communiceren met verschillende doelgroepen binnen de organisatie. Het traditionele SharePoint intranet is ontworpen voor top-downcommunicatie. Leiders vertrouwen op SharePoint om belangrijk organisatiebreed nieuws en updates te verspreiden.

Nadeel: meestal alleen toepasbaar voor top-downcommunicatie

SharePoint helpt je C-level om informatie door te geven aan hun personeel. Het stelt werknemers echter niet in staat om hun mening te geven of deel te nemen aan het gesprek. Een van de fantastische ontwikkelingen op het gebied van werknemerscommunicatie, is dat steeds meer organisaties begrijpen dat communicatie tweerichtingsverkeer moet zijn. Wereldwijd zijn organisaties daarom op zoek naar tools die (sociale) interactie, het verzamelen van feedback, en bottom-up communicatie mogelijk maken.

Dat is een heel goede ontwikkeling voor de betrokkenheid van werknemers; werknemers die het gevoel hebben dat hun mening waardevol is voor hun organisatie, hebben een betere werknemerservaring. En dat heeft weer een positief effect op de productiviteit van je werknemers en op je bedrijfsresultaten.

Oplossing: een werknemerscommunicatieplatform in combinatie met SharePoint

Gebruik SharePoint in combinatie met een werknemerscommunicatieplatform dat tweerichtingscommunicatie mogelijk maakt. Onze SharePoint integratie haalt bijvoorbeeld automatisch SharePoint-koppen van je SharePoint en publiceert die zonder tussenkomst op elk scherm in je organisatie dat je hebt aangesloten.

Onze Desktop App en Mobiele App tonen automatisch het laatste nieuws op je SharePoint. Onze sociale interactie feature stelt je werknemers in staat om hun mening te delen, commentaar te geven, te reageren op berichten en op elkaar en geven leiders en communicatieprofessionals een overzicht van het algemene sentiment binnen je organisatie.

Voordeel: met SharePoint kan personeel overal veilig bij de informatie

Je kunt je documenten met SharePoint on-premise op je servers opslaan, wat betekent dat de informatie niet toegankelijk is tenzij werknemers binnen je (kantoor)gebouw aan het werk zijn. SharePoint Online is echter in de cloud gehost, wat betekent dat werknemers toegang hebben tot bestanden, waar ze ook aan het werk zijn. Data-encryptie helpt je gegevens veilig te houden, zodat werknemers écht overal veilig bij de informatie kunnen.

Nadeel: het platform is niet toegankelijk of inclusief voor non-deskwerknemers (zonder een licentie voor Microsoft 365)

Als je volledige organisatie SharePoint helemaal wil gaan gebruiken, heeft iedere werknemer die SharePoint gaat gebruiken een licentie voor Microsoft 365 nodig. Dit kan een uitdaging zijn voor organisaties met grote groepen non-deskwerknemers, omdat zij niet altijd toegang zullen hebben tot een Microsoft-account of een bedrijfs-e-mailadres. Als gevolg daarvan hebben ze geen toegang tot SharePoint en kunnen ze de belangrijke bedrijfsupdates die je management via de tool publiceert, niet zien.

Oplossing: SharePoint op je narrowcasting, screensavers en mobiele telefoon

Een goede oplossing om non-deskwerknemers en andere collega’s zonder toegang tot je SharePoint-omgeving tóch toegang te geven? SharePoint op je narrowcastingschermen, screensavers en smartphones van werknemers weergeven. Onze SharePoint integratie publiceert belangrijke items van je SharePoint automatisch rechtstreeks op elk scherm in je organisatie. Daarmee krijgen je non-deskwerknemers zonder licentie de informatie toch te zien.

Wanneer ze een narrowcastingscherm of een pc met screensaver0 passeren, krijgen de ze informatie automatisch voorgeschoteld, zonder dat ze er zelf iets voor hoeven te doen. Toegegeven, ze hebben nog steeds geen toegang tot SharePoint, maar ze krijgen wel die belangrijke management updates en anders bedrijfsnieuws op het platform mee.

Voordeel: informatie delen en opslaan in een gecentraliseerde plek

SharePoint werd ontworpen om het delen, beheren en opslaan van documenten op één centrale plaats te makkelijker te maken. Het platform stelt organisaties in staat om de toegang tot documenten te beheren en medewerkers uit te nodigen om samen te werken aan één document. Ook kun je prima beheren hoe werknemers content delen. Functies zoals metadata en tagging maken het vinden van documenten eenvoudig, dus zolang je structuur in je SharePoint logisch is, hoeven werknemers niet lang te zoeken om te vinden wat ze nodig hebben.

Nadeel: de juiste informatie naar de juiste mensen sturen is lastig

Een uitdaging bij het gebruik van SharePoint is het versturen van de juiste informatie naar de juiste mensen. SharePoint biedt enkele targeting mogelijkheden, maar er is ruimte voor verbetering. Het nadeel is dat werknemers al dagelijks te veel informatie krijgen. Irrelevante SharePoint-documenten dragen alleen maar bij aan dat probleem van informatieoverload waarmee organisaties te maken krijgen.

Oplossing: target je content

Een tool waarmee je content kunt targeten in combinatie met SharePoint is een prima oplossing. Onze integratie stelt organisaties in staat om content te targetten met behulp van een targetingfunctie. Hiermee kun je je SharePoint-updates naar specifieke apparaten sturen. Je kunt kiezen welke pc’s of narrowcastingschermen de updates moeten ontvangen en ze verbinden met je SharePoint. Zo weet je dat je items alleen de aandacht krijgen van de juiste werknemers en wordt SharePoint een stuk waardevoller; je draagt immers niet bij aan de informatieoverload in je organisatie.

Voordeel: optimaal contentbeheer

Contentbeheer is erg goed binnen SharePoint, omdat het functionaliteiten heeft waarmee gebruikers content kunnen creëren en ter goedkeuring kunnen indienen. Redacteuren kunnen de content goedkeuren, en wanneer het is goedgekeurd kan het ook worden ingepland om te worden gepubliceerd op bijvoorbeeld socialmediakanalen.

Nadeel: verkeer en adoptie zijn laag in veel organisaties

We hebben klanten vaak horen zeggen dat de adoptie en het verkeer van SharePoint erg laag kunnen zijn. Werknemers hebben simpelweg geen tijd om je SharePoint te bezoeken. Soms zijn werknemers niet overtuigd van het nut van SharePoint, of weten ze gewoon niet waar ze moeten beginnen omdat de informatie niet direct tot bij je collega’s wordt gebracht. Ze moeten zelf zoeken naar documenten, updates en informatie, wat moeilijk kan zijn als de organisatie geen goede structuur heeft aangebracht. Contentbeheer is dus makkelijk, maar verkeer en adoptie kan soms laag blijven.

Oplossing: breng SharePoint naar je werknemers

SharePoint aan je bestaande tools koppelen, is een geweldige manier om de adoptie en het verkeer te verhogen. Onze SharePoint integratie brengt de informatie naar je werknemers, doordat belangrijke updates automatisch verschijnen op hun werkstations, een mobiele app op hun smartphone, of narrowcasting in je gebouw.

Voeg een knop toe die ze doorverwijst naar het juiste artikel wanneer ze erop klikken, en het lezen van updates of het vinden van het juiste document is ineens heel makkelijk! We hebben verschillende klanten horen zeggen dat hun intranet nog nooit zo populair was nadat ze ons zijn gaan gebruiken, dus we zijn ervan overtuigd dat je werknemers voortaan je SharePoint wel zullen vinden!

Wij zijn ervan overtuigd dat onze SharePoint integratie je organisatie en werknemers zal helpen SharePoint te omarmen. Als je echter meer tips nodig hebt over de adoptie van SharePoint, download dan deze checklist om te zien wat je organisatie kan doen om het SharePoint-verkeer te vergroten.

Wil je zien wat onze SharePoint integratie voor je organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met onze consultants of plan een gratis demo van 30 minuten in; zij bespreken graag hoe onze integratie en ons platform werken en zullen dieper ingaan op de positieve ervaringen van onze klanten.