Stimuleer een compliance cultuur met compliance communicatie
Geschatte leestijd: 6 minuten
In onze vorige blog over compliance communicatie lieten we zien hoe je effectieve compliance communicatie verspreid in de digitale werkplek van tegenwoordig. Wij denken echter dat communicatie de sleutel is tot een compliance cultuur in elke werkplek. Daarom zijn we terug met meer tips over het verbeteren en garanderen van compliance! Lees verder voor praktische tips over goede compliance communicatie.
Inhoudsopgave
In veel organisaties laat een succesvol compliance programma zien dat de organisatie zich inzet voor ethisch gedrag. Maar: een succesvol compliance programma kan niet van de ene op de andere dag opgebouwd worden. Compliance is een voortdurend proces – elke werknemer moet er dagelijks mee bezig zijn. Het moet echt diep geworteld zijn in de dagelijkse interacties van je werknemers, waardoor uiteindelijk een compliance cultuur ontstaat waaraan werknemers zich graag houden.
Een succesvol compliance programma bevat open communicatielijnen, en bij voorkeur zelfs directe communicatielijnen naar elke werknemer. Dit kun je doen om een compliance cultuur in je organisatie te stimuleren met compliance communicatie:
Polls en pulse surveys
Houd het algemene gevoel van werknemers over compliance bij met polls en pulse surveys. Luisteren, informatie ontvangen, kan gemakkelijk over het hoofd worden gezien in een compliance programma, maar het belang van die feedback mag echt niet worden onderschat. Vraag je werknemers daarom regelmatig of ze op de hoogte zijn van alle procedures en regels. Handel op de juiste manier als dat niet het geval is. Houd enquêtes bij de hand om feedback van je werknemers te verzamelen over opleidingen of trainingen die ze hebben gehad. Peil ook de mening over je compliance programma in het algemeen.
Onze polls en pulse surveys kunnen hierbij heel goed helpen. Je kunt enquêtes snel uitzetten via de smartphones en computers van je werknemers. Hun feedback verzamel je dan via één content management systeem. Onze polls en pulse surveys maken het mogelijk om anonieme of niet-anonieme enquêtes uit te sturen. Je kunt er dus voor kiezen om te zien wie welk antwoord heeft gegeven, of een algemeen beeld krijgen van de meningen van je werknemers.
Reminders en attention boosters
Als er nieuw beleid en bijgewerkte procedures zijn, moet iedereen daar natuurlijk onmiddelijk van op de hoogte zijn. Deze belangrijke berichten kunnen en mogen door niemand gemist worden. Onze attention boosters zorgen ervoor dat je belangrijke compliance communicatie terechtkomt bij elke werknemer die de informatie nodig heeft. Creëer een campagne, schrijf je bericht, target je doelgroep en maximaliseer zo de zichtbaarheid van je boodschap.
Met attention boosters kun je meerdere pogingen doen om je doelgroep automatisch te bereiken met meldingen of pop-ups op hun mobiele apparaten of pc’s. Deze notificaties zijn echt niet te missen. Voeg een bevestigingsknop toe om er zeker van te zijn dat werknemers je bericht ook echt hebben geopend en gelezen. Als ze dat (nog) niet gedaan hebben, blijft automatische retargeting hen notificaties en pop-ups sturen totdat ze dat wel doen. Klinkt opdringerig? Is het ook, maar bij belangrijke compliance berichten is dat wel nodig! Met de statistieken in het CMS van ons platform weer je bovendien meteen wie je bericht wel en niet gelezen heeft. Zo kun je goed achterhalen wie op de hoogte is van belangrijke compliance communicatie.
Nieuws- en intranetartikelen
Zorg voor actuele informatie en verbind werknemers met belangrijkte updates of naslagwerk over je beleid en procedures. Als werknemers niet zeker zijn van de regels of van specifieke procedures, is het belangrijk dat ze altijd bij de juiste informatie kunnen. Open communicatielijnen zijn dan ook nodig om ervoor te zorgen dat wekrnemers gemakkelijk informatie kunnen zien die hen helpt de procedures na te leven. Een ‘compliance’ pagina op je intranet, bijvoorbeeld, is een ideale plek om die belangrijke informatie te verzamelen.
Zorg er wel voor dat je intranet toegankelijk is voor iedereen, en dat de informatie gemakkelijk terug te vinden is. Onze SharePoint integratie kan daarbij helpen. Die zorgt er namelijk voor dat je intranetartikelen automatisch op schermen naar keuze in je organisatie worden getoond. Zo wordt de nadruk op nieuwe items of updates gelegd. Voeg een linkje toe naar het item op je intranet. Hoeven je werknemers alleen maar op de link te klikken om direct naar de informatie te worden geleid. Makkelijker kan niet!
Een (anonieme) ‘hotline’ om vragen te stellen
Zorg voor een ‘hotline’ die werknemers kunnen gebruiken om vraen te stellen of zorgen kunnen melden. Een commentaarsectie onder belangrijke compliance berichten stelt werknemers in staat om snel vragen te stellen die bij het lezen van het bericht opkomen. Onze mobiele app en desktopapplicatie bieden wekrnemers een ruimte voor sociale interactie. Zo kunnen ze hun vragen meteen stellen. Je compliance officer kan ze op hun beurt gemakkelijk beantwoorden onder het bericht zelf, zodat andere collega’s het antwoord ook kunnen zien.
Wij begrijpen echter dat sommige kwesties veel ingewikkelder zijn, of dat de behoefte er is om zorgen anoniem te uiten. Een oplossing die daarbij gemakkelijk helpt is een slide op de screensaver van je werknemers. Voeg een link toe naar een pagina op je intranet waar werknemers hun zorgen kunnen uiten en vragen kunnen stellen. Ook hierbij hoeven ze alleen maar op de link te klikken om naar de juiste pagina op je intranet te worden doorverwezen en kunnen ze meteen aan de slag.Laat de slide voortdurend zien, zodat werknemers weten dat het oké is om vragen te hebben of zorgen te uiten.
Wil je zien wat Netpresenter kan doen om je te helpen een compliance cultuur op te bouwen en je compliance communicatie te verbeteren? Plan een gratis demo van 30 minuten of neem contact op met onze consultants; zij bespreken je situatie graag! Of download de gratis guide hoe help je werknemers succesvolle gedragsveranderingen te maken met interne communicatie.
