Waarom je communicatieteam desktop alert software nodig heeft

Hoeveel keer heb je een artikel op intranet gepubliceerd of een bedrijfsbrede e-mail gestuurd en je afgevraagd: ‘Heeft iemand dit überhaupt gelezen?’. We weten dat het frustrerend kan zijn om tijd te besteden aan het maken van het perfecte bericht als dat vervolgens verdwijnt in een inbox of op het intranet. De eerste reden dat wij denken dat je communicatieteam desktop alert software nodig heeft; die brengt je bericht namelijk rechtstreeks naar de beoogde ontvanger. Maar er zijn nog meer redenen – lees verder, want daarna ben je om!

Voor het geval dat je onze vorige blog gemist hebt (over hoe je onze Desktop Alerts kunt gebruiken om IT-communicatie effectief te verspreiden), leggen we even uit wat desktop alerts zijn.

Desktop alerts zijn meldingen die op je bureaublad verschijnen wanneer je een nieuwe taak of nieuw bericht of verzoek ontvangt. Ze verschijnen meestal in de rechterbenedenhoek van je scherm om de aandacht te trekken – en dat doen ze! Dat maakt desktop alerts tot een ideaal medium voor belangrijke informatie, iets waar wij handig gebruik van maken in onze Desktop Alert software.

Onze Desktop Alerts kunnen in de rechterbenedenhoek van je scherm verschijnen of het hele scherm overnemen om ervoor te zorgen dat je werknemers je bericht krijgen. Zo trekken de Alerts de aandacht van je personeel zonder dat je e-mail hoeft te gebruiken. Ze zullen altijd verschijnen, ongeacht wat iemand aan het doen is met de betreffende laptop op dat moment. Hierdoor is het moeilijk om de informatie die op deze manier verzonden wordt te negeren. En er zijn nog meer voordelen:

Hoge lezersaantallen

Desktop alerts kunnen niet worden geblokkeerd door bijvoorbeeld ad blockers – ze worden dus altijd afgeleverd bij elke beoogde ontvanger en zullen nooit zomaar ergens in een inbox belanden. Daardoor neemt het aantal lezers toe. Lezersaantallen bijhouden is ook lekker makkelijk: je voegt gewoon een bevestigingsknop toe en controleert wie erop heeft geklikt om te zien hoeveel mensen je bericht actief hebben gelezen.

Extra bonus: ons CMS houdt automatisch bij wie je bericht wanneer heeft gelezen, en zelfs vanaf welk apparaat. Blijkt uit die data dat sommige mensen de leesbevestiging nog niet hebben aangeklikt? Combineer Desktop Alerts dan met onze Attention Boosters; via automatische retargeting krijgen de mensen die nog niks hebben gelezen of bevestigd een nieuw bericht, totdat ze dat wel gedaan hebben. Zo wordt het gegarandeerd gelezen!

Maximale zichtbaarheid voor belangrijke berichten

Als je een Desktop Alert publiceert, krijgt je doelgroep, rechtstreeks op hun computerscherm, een pop-upmelding. Berichten met hoge prioriteit verschijnen zelfs bóvenop de schermvullende applicaties waarmee werknemers op dat moment bezig zijn. Zo trek je de aandacht, zelfs als ze druk zijn, want het is niet nodig om van venster of browser te wisselen. Maximale zichtbaarheid, dus.

Indringende communicatie

Desktop Alerts kunnen best indringend zijn als dat nodig is, bijvoorbeeld wanneer je een écht dringende boodschap hebt. Je kunt ervoor kiezen om Desktop Alerts schermvullend te maken: dan nemen ze het complete beeldscherm van de laptop of desktop over, totdat werknemers het Alert handmatig afsluiten.

Tijdige levering van cruciale informatie

Desktop Alerts worden gepubliceerd en afgeleverd zodra je op ‘publiceren’ klikt. Dat betekent dat je collega’s de informatie in real-time ontvangen. Zo hoef je dus nooit meer bang te zijn dat je bericht je collega’s niet op tijd bereikt; het bereikt ze namelijk slechts enkele momenten na publicatie en houdt hen op de hoogte van belangrijk nieuws of dringende situaties.

Best practices bij het gebruik van Desktop Alert software

Wanneer je desktop alerts opneemt in je gereedschapskist voor interne communicatie, zijn er een paar dingen die je wel en niet moet doen om ervoor te zorgen dat je het meest uit je nieuwe gereedschap haalt:

• Richt je op de juiste werknemers
  Hoe dringend of belangrijk een bericht ook is, sommige berichten zijn alleen relevant voor een bepaalde doelgroep. Zorg er dus voor dat je je ook alleen op die doelgroep richt bij het uitsturen van een desktop alert. Als je werknemers steeds ‘dringende’ berichten krijgen die bovenop alle andere applicaties verschijnen als ze druk bezig zijn, terwijl ze voor hen niet eens relevant zijn, sla je de plank mis: dan gaan je collega’s zich waarschijnlijk heel snel ergeren aan je Desktop Alerts.
• Niet overdrijven!
  Desktop Alerts zijn nuttig en werken omdat ze indringen zijn – maar dat kan ook precies de reden zijn dat je collega’s ze vervelend vinden. Stuur dus alleen een Alert als de informatie écht belangrijk is en je werknemers snel en gelijktijdig moet bereiken. Als je te veel Desktop Alerts publiceert, verminder je de impact ervan. Dan kan het zo zijn dat je werknemers je pop-ups op den duur gaan negeren zonder ze nog te lezen.
• Publiceer op het juiste moment
  Wacht niet tot het allerlaatste moment met het publiceren van een belangrijk bericht als je dat kunt vermijden. Bedenk bovendien wanneer de meeste mensen aan het werk zijn: op een maandagochtend heb je misschien meer lezers dan op een vrijdagmiddag, als iedereen al met één been in het weekend staat.
• Houd rekening met to-do-lijsten
  Als je een beetje een idee hebt van de agenda’s van je collega’s, kun je rekening houden met hun belangrijkste taken. Weet je bijvoorbeeld dat een groot deel van de organisatie werkt aan een belangrijke deadline? Probeer je bericht dan te versturen als de deadline al gehaald is. Zo voorkom je dat belangrijk werk wordt onderbroken.

Denk je dat jouw organisatie baat zou hebben bij Desktop Alert software? Neem dan contact op met onze consultants of plan een gratis demo van 30 minuten in. Ze laten je graag zien hoe onze Desktop Alerts jouw organisatie helpen om je werknemers optimaal te bereiken.