Platform Blogs

Netpresenter Desktop App: De centrale spil in je werknemerscommunicatie

Ons platform bestaat uit verschillende tools om werknemers te bereiken zonder hun workflow te onderbreken. De meest veelzijdige tool op de pc is onze Desktop App. Het is de centrale spil in onze werknemerscommunicatie, de plek waar alles samenkomt. Werknemers krijgen via de Desktop App automatisch het laatste bedrijfsnieuws en belangrijke informatie onder de ogen, kunnen zelf berichten en informatie opzoeken, en de interactie aangaan. In deze blog gaan we dieper in op wat er allemaal mogelijk is met de Desktop App. 

Onze filosofie is dat werknemers zo min mogelijk zelf naar informatie moeten zoeken om toch geïnformeerd, betrokken, productief en veilig te blijven. Wij vinden dat de informatie letterlijk naar de werknemer toe moet komen, zonder dat iemand daarvoor door allerlei hoepels moeten springen. In onze Desktop App voor Windows en MacOS komen daarom allerlei informatiestromen samen. Van interne berichten, tot niet-te-missen mededelingen en externe rss feeds, tot pulse enquêtes en reacties van collega’s. Om zoveel informatie toch overzichtelijk te houden, hebben we het Smart Homescreen ontworpen.

Smart Homescreen

Met behulp van een slim algoritme wordt per werknemer of gebruiker bepaald welke berichten het belangrijkst zijn en welke berichten aandacht nodig hebben. De Smart Homescreen ziet er dus voor iedereen anders uit. Op de Smart Homescreen wordt onderscheid gemaakt tussen de dagdagelijkse nieuwtjes en communicatieberichten, ‘featured’ nieuws voor berichten die je extra onder de aandacht wil brengen, en een to-do lijst met berichten waarop iemand nog actie moet ondernemen.

Netpresenter Desktop App

Zo’n actie kan bijvoorbeeld zijn dat iemand moet aangeven dat hij of zij het bericht heeft gelezen – handig als je essentiële info hebt waarvan je zeker wilt zijn dat het onder ieders ogen is gekomen, zoals compliance regels of nieuwe procedures. Het kan ook een pulse enquête zijn. Pulse enquêtes zijn periodieke metingen over uiteenlopende onderwerpen, bijvoorbeeld hoe het met iedereen gaat, hoe men de werkweek ervaart en hoe werknemers over de organisatie denken. Zo kun je trends ontdekken. Met de Smart Homescreen blijven pulse enquête in het zicht tot iemand deelneemt. Iedereen kan die dus invullen wanneer het hem of haar uitkomt. De Smart Homescreen deelt immers berichten vanzelf in en past zich automatisch aan. Items blijven dus zo lang in het zicht als nodig is. Heeft iemand de gewenste actie ondernomen? Dan verdwijnt het bericht meteen uit de to-do lijst. Handig toch?

Trek direct de aandacht wanneer het nodig is

Soms kun je als communicatieprofessional simpelweg niet wachten tot een werknemer een bericht opent. Daarom zijn er met de Desktop App meerdere manieren om de aandacht te trekken. Sommige opties zijn subtiel, andere middelen meer disruptief: zo is er voor elke situatie een passende manier.  Zo verschijnt er standaard in de taakbalk of dock al een rood icoontje om werknemers erop te wijzen dat er nieuwe content in de Desktop App is te zien.

Wil je meer de aandacht trekken, bijvoorbeeld bij breaking news of zelfs een calamiteit, dan is via een pushnotificatie iedereen direct geïnformeerd. Stel bijvoorbeeld dat je merkt dat je bedrijf plotseling veel verdachte e-mails of telefoontjes krijgt, of dat er een corona-uitbraak op kantoor plaatsvindt. Dan stel je met zo’n pushnotificatie direct alle werknemers op de hoogte en kun je hen precies vertellen wat ze wel en niet moeten doen. Je houdt dus de je werknemers én de gehele organisatie veilig. 

Netpresenter Desktop App

Wanneer je écht zeker moet zijn dat werknemers je bericht hebben gezien, dan kun je de Desktop App automatisch laten openen, zodat je melding meteen groot in beeld is. Het is dan zelfs mogelijk om dit te herhalen totdat iemand op een knop in het bericht klikt, om te bevestigen dat het bericht is gelezen. Een zwaar middel, maar wie weet hoe hoog de nood ooit gaat zijn. Dan kun je maar beter over een écht krachtig communicatiemiddel voor noodsituaties beschikken.

Stimuleer sociale interactie

Verder is de Desktop App een belangrijke tool om onderlinge interactie te stimuleren. Werknemers kunnen namelijk niet alleen reageren op berichten waar een poll of pulse enquête aan is verbonden – ze kunnen op ieder bericht reageren! Soms is een simpel duimpje genoeg om aan te geven dat ze iets leuk of interessant vinden, maar ze kunnen ook comments achterlaten en zelfs weer op elkaars reacties reageren of even een duimpje achterlaten. Zo kan er altijd sociale interactie plaatsvinden, zelfs al werken mensen niet in één ruimte.

In de Desktop App vind je ook een compleet overzicht van alle members. Hier zie je per werknemer met welke berichten iemand interactie heeft gehad. Collega’s kunnen zich in hun bio ook kort voorstellen en contactgegevens toevoegen aan hun account. Als je dus een keer een collega moet spreken waar je normaal niet zoveel contact mee hebt, bijvoorbeeld omdat hij of zij werkzaam is op een compleet andere afdeling, dan kun je hem of haar gewoon even opzoeken in de Desktop App. Je weet dan dankzij de functie, afdeling en biografie dat je met de juiste persoon te maken hebt en ziet meteen de contactgegevens.

Netpresenter Desktop App

Behoud het overzicht

De Smart Homepage helpt zoals eerder gezegd dus om het overzicht te bewaren bij wat er hier en nu gebeurt, maar berichten blijven natuurlijk een tijdje beschikbaar in de Desktop App. Alle content wordt automatisch ingedeeld in categorieën. Polls en Alerts hebben zelfs eigen tabbladen. Zo kunnen werknemers altijd snel alles terugvinden.

Dat gebruiksgemak is een belangrijk aspect van de Desktop App, want hoewel we over genoeg middelen beschikken om onmiddellijk ieders aandacht te trekken, is het idee achter ons werknemerscommunicatieplatform juist dat werknemers niet gestoord worden in hun werk. Ze krijgen de informatie onder ogen wanneer het hen uitkomt, dus dan moeten werknemers informatie ook kunnen terugzoeken.

Voeg daarom gerust attachements aan een bericht toe, of een link naar een extern artikel. Werknemers weten dankzij de Smart Homepage en eventueel een notificatie dat er content op hen staat te wachten in de Desktop App. Vervolgens is de content razendsnel terug te vinden en kunnen werknemers een meegestuurd worddocument of excelsheet inzien, of doorklikken naar een extern artikel op bijvoorbeeld SharePoint. Even in een reactie laten weten wat ze ervan vonden, en ze kunnen weer ongestoord verder met hun werk!

Werknemer staat centraal

Uiteindelijk staat in onze Desktop App immers de individuele gebruiker centraal. Daarmee verschilt de Desktop App behoorlijk van bijvoorbeeld onze screensaver, die juist vooral bedoeld is om informatie te zenden. Hoewel de corporate screensaver ook interactieve en gepersonaliseerde elementen kent, gaan we met de Desktop App een hierin een flinke stap verder. Iedereen krijgt dankzij de Smart Homescreen alleen maar relevant nieuws te zien op basis van bijvoorbeeld iemands functie, afdeling of werklocatie, kan eenvoudig informatie terugvinden, én heeft een eigen profiel om echt de interactie aan te gaan, bijvoorbeeld door te stemmen op polls, te bevestigen dat ze een bericht hebben gelezen en door comments en reacties te geven.

Netpresenter Desktop App

Als kers op de taart is de hele app ook aan te passen met eigen branding, inclusief logo en huisstijlkleuren. De Desktop App past dus perfect bij je organisatie. Zeg die e-mailtjes-naar-iedereen dus maar definitief gedag!

Wil je nog even rustig alle unieke features van de Desktop App nalezen? Bekijk dan onze productpagina voor alle details. Wil je zelf onze Desktop App in actie zien? Vraag een gratis demo aan, dan laten we graag persoonlijk zien hoe deze krachtige communicatietool werkt.

Frits
Frits Vos

Frits Vos maakt al meer dan 10 jaar deel uit van het Netpresenter-team. Als hoofd van de Innovation & IT-afdeling is Frits steeds op de hoogte van het reilen en zeilen binnen de IT-wereld.