Hoe kies je de beste narrowcasting software?

Estimated reading time: 8 minuten

Narrowcasting software (ook wel digital signage software genoemd) is het platform waarmee je content voor schermen maakt, beheert en publiceert. Het bepaalt wie content kan maken, welke schermen die tonen en wanneer. De beste narrowcasting software is software die je hele team kan gebruiken, content on-brand houdt, het juiste bericht op het juiste scherm toont, aansluit op tools die je al gebruikt en veilig en onder controle blijft.

Er is veel keuze en in een demo lijken de opties vaak op elkaar. De verschillen merk je later: als er een tweede locatie bijkomt, als een nieuwe collega de schermen overneemt of als een bericht extra moet opvallen. Met deze acht tips zie je het verschil.

Tip 1: Kies software die je hele team kan gebruiken

De mensen die schermen beheren werken meestal bij communicatie, HR of operations, of zitten achter een receptiebalie. Zij kennen de boodschap, niet de techniek. Als publiceren technische kennis vraagt, verschuift het werk naar IT of naar één persoon die de bottleneck wordt. Updates blijven dan liggen zodra die persoon het druk heeft of op vakantie is. Is publiceren makkelijk, dan kunnen meer collega’s bijdragen, blijft de content actueel en hoeft IT alleen mee te kijken bij de inrichting en het beheer.

Waar let je op:

• Een editor die een collega zonder training of handleiding kan gebruiken
• Weinig stappen van idee naar gepubliceerde slide
• Een live preview, zodat je ziet hoe een slide eruitziet voordat hij live gaat
• Een CMS dat ook op je telefoon werkt, voor snelle updates als je niet achter je bureau zit
• Duidelijke documentatie of hulp voor nieuwe gebruikers

Tip 2: Zorg dat content altijd on-brand is

Schermen zijn onderdeel van hoe je organisatie zich presenteert aan werknemers en bezoekers. Als verschillende mensen berichten maken, wisselt het resultaat vaak: andere lettertypes, andere kleuren, een andere toon. Kijkers zien dat, en inconsistente schermen ogen snel verwaarloosd. Goede software neemt de ontwerpstap weg. Je huisstijl wordt automatisch toegepast, dus een bericht van HR, marketing of de receptie ziet er hetzelfde uit en niemand heeft ontwerpvaardigheden nodig voor een professioneel resultaat.

Waar let je op:

• Logo, kleuren en lettertypes die automatisch op elk bericht worden toegepast
• Templates voor verschillende soorten berichten, zoals een verjaardag, mededeling of een welkomstbericht
• Ondersteuning voor afbeeldingen, video, GIF’s, pdf’s en documenten
• Een centrale bibliotheek waar alle bestanden staan en makkelijk te vinden zijn
• Controle over wat bijdragers wel en niet kunnen aanpassen

Tip 3: Toon de juiste content op het juiste scherm

Eén bericht voor alle schermen werkt zelden. De kantine, de receptie en de productievloer hebben een ander publiek, een andere leestijd en andere behoeften. Hetzelfde geldt voor locaties: een bericht over een afgesloten parkeerplaats is voor de ene vestiging relevant en voor de andere ruis. Goede software laat je precies bepalen welk bericht waar en wanneer verschijnt en haalt het automatisch weer weg, zodat een aankondiging niet nog een week blijft staan na het evenement. Werken meerdere locaties mee, dan wil je dat ze in hetzelfde systeem werken en niet in een apart systeem per vestiging.

Waar let je op:

• Targeting per scherm, schermgroep, locatie of afdeling
• Planning, zodat berichten automatisch live gaan en verdwijnen en er niets verouderds blijft staan
• Content per tijdstip, zoals shiftinformatie ‘s ochtends en nieuws rond de lunch
• Eén centrale plek om alle schermen te beheren
• Aparte omgevingen per locatie of business unit

Dit is vooral belangrijk als je groeit. Software die voor één kantoor werkt, moet ook werken als je tientallen locaties beheert.

Tip 4: Koppel het aan tools die je al gebruikt

Schermen zijn vaak het eerste kanaal dat verouderd raakt. Ze met de hand actueel houden betekent hetzelfde nieuws, dezelfde agenda-afspraak of hetzelfde cijfer een tweede keer invoeren, en juist die stap wordt overgeslagen als mensen het druk hebben. Software die content ophaalt uit bronnen die je team al bijhoudt lost dit op: verandert de bron, dan verandert het scherm mee. Externe bronnen helpen ook. Weer, verkeer of nieuwskoppen geven schermen iets om naar te kijken op dagen met weinig intern nieuws, en een mix van need-to-know en nice-to-know content houdt mensen alert.

Waar let je op:

• Met welke bronnen het koppelt, zoals SharePoint, Outlook-agenda, Excel, Power BI en social media
• Of content automatisch wordt bijgewerkt of handmatig gesynct moet worden
• Of IT de koppeling moet inrichten en welke rechten daarvoor nodig zijn
• Externe bronnen zoals weer, nieuws en RSS-feeds voor een ticker
• Ontwerptools zoals Canva, zodat visuals die elders zijn gemaakt ook op je schermen komen
• Hoe goed het past in je omgeving, bijvoorbeeld als je met Microsoft 365 werkt

Niemand zou dezelfde update op drie plekken hoeven invoeren.

Tip 5: Kijk goed naar beveiliging en controle

Schermen zijn voor iedereen zichtbaar, dus een storing of beveiligingsprobleem valt snel op. Narrowcasting software draait bovendien binnen de IT-omgeving van je organisatie: er zijn gebruikersaccounts, er zijn koppelingen met interne systemen en er wordt content opgeslagen. Daarom stelt IT vragen en helpt het om ze vroeg te betrekken, niet pas nadat je hebt gekozen. Naarmate meer mensen publiceren, worden controle en traceerbaarheid net zo belangrijk als de beveiliging van het platform zelf.

Waar let je op:

• Single sign-on en twee-factor authenticatie
• Rolgebaseerde rechten, zodat mensen alleen zien en publiceren wat voor hen relevant is
• Goedkeuring voordat content live gaat, als meerdere teams bijdragen
• Een log van wie wat wanneer heeft gepubliceerd
• Certificeringen zoals ISO 27001, en naleving van AVG (GDPR) en NIS2 waar die van toepassing zijn
• Waar je data wordt gehost
• Wat er gebeurt als een scherm de verbinding verliest: content hoort gewoon door te spelen vanuit lokale opslag

Tip 6: Check of het ook urgente situaties kan ondersteunen

Dit is niet voor elke organisatie een vereiste, maar het is handig als je hetzelfde systeem ook kunt gebruiken op momenten dat iets meer aandacht verdient dan normaal. Meestal tonen schermen alledaagse content: nieuws, verjaardagen, agenda’s en dashboards. Af en toe moet een bericht meer opvallen, zoals een veiligheidsmelding, een wijziging die iedereen raakt of een incident. Als je een slide meer prioriteit kunt geven, of tijdelijk de gewone content op alle schermen of een geselecteerde groep kunt vervangen, heb je voor die momenten geen apart systeem nodig. Schermen bereiken ook mensen die op locatie zijn en niet achter een computer zitten, wat helpt als andere kanalen traag zijn of te laat worden gelezen.

Waar let je op:

• Kan ik een slide meer prioriteit geven, zodat hij vaker of nadrukkelijker verschijnt?
• Kan ik tijdelijk een bericht tonen op alle schermen of op een geselecteerde groep?
• Kan ik berichten of scenario’s vooraf klaarzetten, zodat ik niet onder druk hoef te schrijven?
• Wie mag dit activeren, en is dat geregeld via rollen?
• Werkt het nog als andere systemen, zoals e-mail, niet beschikbaar zijn?
• Is het inbegrepen of een add-on?

Tip 7: Check op welke apparaten het draait

Hardware wordt makkelijk over het hoofd gezien als je software vergelijkt, maar het bepaalt hoe groot je eerste stap is. Veel organisaties hebben al schermen, pc’s of spelers waar narrowcasting op kan draaien, en software die die ondersteunt voorkomt dat je nieuwe apparaten koopt voordat je weet of het concept werkt. Andere software vraagt om specifieke spelers of een specifiek besturingssysteem, wat je keuze beperkt en een uitrol kan vertragen. Check de compatibiliteit vroeg, voordat je functies vergelijkt.

Waar let je op:

• Welke besturingssystemen ondersteund worden, zoals Windows of Android
• Of je bestaande pc’s, smart-tv’s of spelers kunt hergebruiken, of specifieke hardware nodig hebt
• Wat je nodig hebt om te starten
• Ondersteuning voor staande en liggende schermen
• Overzicht op afstand van je apparaten: of een scherm online is en wat er nu speelt

Tip 8: Test het voordat je kiest

Een demo laat zien wat de software kan, niet wat jouw team ermee gaat doen. Je komt er alleen achter of het past door het te gebruiken met echte content, een echt scherm en de mensen die het gaan beheren. Bepaal vooraf wat je wilt leren, zodat de test leidt tot een besluit en niet tot nog een ronde demo’s.

Wat doe je tijdens de test:

• Laat iemand die de software nog nooit heeft gebruikt een echt bericht publiceren
• Laat IT de inlog en beveiliging beoordelen
• Probeer targeting en planning op minstens twee schermen
• Test hoe een bericht met hoge prioriteit zich gedraagt, als je dat wilt gebruiken
• Kijk naar onboarding en support: wie helpt je bij de start, en wat gebeurt er als iets niet werkt?

De meeste leveranciers bieden hiervoor een gratis proefperiode of demo aan. Begin met één locatie en breid daarna uit.

De beste narrowcasting software kiezen voor jouw organisatie

De beste narrowcastingsoftware is niet voor iedere organisatie hetzelfde. Het gaat erom dat je een oplossing kiest die past bij jouw communicatiebehoeften en die ook op de lange termijn eenvoudig te gebruiken is. Bepaal daarom vooraf wie verantwoordelijk is voor het beheer en de inhoud van de schermen. Zonder duidelijk eigenaarschap raakt informatie al snel verouderd, ongeacht welke software je kiest. Netpresenter maakt narrowcasting eenvoudig voor iedereen die ermee werkt, met de controle en veiligheid die IT nodig heeft. Zelf ervaren hoe het werkt? Start een gratis proefperiode van 14 dagen of vraag een demo aan.