5 tips voor effectieve compliance communicatie in de huidige digitale werkomgeving

Geschatte leestijd: 7 minuten

Werken op afstand is niet meer weg te denken, en, wat je er ook van vindt, het heeft zijn nadelen. Digitale werkplektools hebben het communicatietempo misschien versneld, maar tegelijkertijd leiden ze werknemers ook behoorlijk af. Bovendien noemt vijftien procent van de werknemers afleidingen thuis als het vierde grootste probleem bij werken op afstand. En wat je dus echt niet kunt gebruiken als je belangrijke interne beleidsregels en procedures, en belangrijke regelgeving en wetten wilt overbrengen, zijn werknemers die niet gefocust zijn. Lees verder voor 5 tips voor effectieve compliance communicatie in de huidige digitale werkomgeving – zonder je werknemers nóg verder af te leiden.

1. Houd compliance-berichten kort

Als iedereen zo druk is op het werk, hoe kom je dan door de ruis van belangrijkere boodschappen en andere prioriteiten heen? Structureer je berichten in korte, krachtige kennisuitingen. Weinig werknemers zullen tijd besteden aan het lezen van lange, complexe teksten tussen hun werktaken door, dus verdeel je informatie in een reeks korte en eenvoudige berichten.

Bedenk dat tien korte berichtjes, gepubliceerd met tussenpozen over een langere periode, effectiever kunnen zijn dan het publiceren van één boekwerk in januari. Je kunt dan moeilijk verwachten dat je werknemers alle beleidsregels en procedures die ze de rest van het jaar moeten naleven, zullen onthouden. Deze aanpak zorgt er bovendien voor dat je je compliance-boodschappen kunt aanpassen en updaten wanneer dat nodig is. Op die manier is je compliance-informatie altijd actueel.

2. Herhaal boodschappen vaak

Daar gaan we weer: herhaling is de sleutel (we herhalen het zo vaak omdat het zo is!). Het herhalen van je berichten over naleving zorgt ervoor dat ze je publiek echt bereiken; als ze informatie de eerste keer dat je die publiceerde niet hebben opgepikt, zullen ze dat de volgende keer (of de keer daarna) wel doen. Je kunt eenvoudig een compliance-campagne over een bepaald onderwerp opzetten die uit meerdere berichten bestaat. Creëer je content en je berichten, plan ze op voorhand in, en je content wordt automatisch gepubliceerd wanneer je werknemers die moeten ontvangen.

Bovendien zorgt het herhalen van informatie ervoor dat die blijft hangen. Zodra we stoppen met leren of lezen over informatie, beginnen we die te vergeten. Dit proces kan worden verklaard met de Vergeetcurve van Ebbinghaus. Je kunt de neerwaartse trend van deze vergeetcurve doorbreken door informatie te herhalen. Op die manier verhoog je ook de kans dat je werknemers je nalevingsboodschappen beter begrijpen en internaliseren. Subtiele herhaling is nodig om gedrag te veranderen, wat in wezen het doel is van compliance. Van de menselijke firewall tot compliance in de gezondheidszorg, sterke communicatie zal het nieuwe gedrag tot een tweede natuur maken.

‘Door herhaling komt de boodschap beter tussen de oren van onze werknemers’

Onze klant Hertel Nederland zal het daarmee eens zijn: Jasmijn Stolk, Manager Marketing & Communicatie bij Hertel Nederland, legt uit dat veiligheid voorop staat bij alle bedrijfsactiviteiten van Hertel. Via screensavers, narrowcastingschermen en hun corporate app worden herhaaldelijk veiligheidsboodschappen getoond om eventuele incidenten te voorkomen. ‘Met Netpresenter herhalen we die veiligheidsboodschappen voortdurend. Ook onze ‘life saving rules’, onze negen basisveiligheidsregels, worden via Netpresenter non-stop onder de aandacht gebracht. Door deze herhaling komt de boodschap beter tussen de oren van onze werknemers – zo goed zelfs, dat een van onze assistent-projectleiders heeft kunnen voorkomen dat de werkzaamheden stilgelegd hoefden te worden. Ze wist precies wat ze moest doen door de herhaling van deze life saving rules.’

Herhaal echter niet eindeloos exact dezelfde boodschap, want dan zullen mensen die niet meer lezen omdat ze weten dat ze hem al gezien hebben. Verras ze daarom door je boodschap op een net iets andere manier weer te geven. De mogelijkheden met narrowcasting of corporate screensavers zijn eindeloos. Gebruik bijvoorbeeld een opvallende template, trek de aandacht met een gifje of vertoon een video om belangrijke boodschappen over te brengen.

3. Ken de voorkeurskanalen van je publiek

Als e-mail voor jou werkt, is dat prima, maar houdt hier rekening mee: uit onderzoek blijkt dat twee op de drie werknemers bedrijfse-mail negeren. Het kan zo zijn dat je werknemers informatie via heel andere kanalen tot zich nemen. Werk je met non-deskwerknemers? Misschien hebben zij niet eens e-mail; dan kun je ze bijvoorbeeld bereiken door narrowcastingschermen in openbare ruimtes in je organisatie op te hangen. Werken je werknemers vanuit huis? De kans is groot dat je ze kunt vinden op Microsoft Teams. Zijn je werknemers altijd onderweg? Dan kan een bedrijfsapp de beste manier zijn om ze te bereiken.

Gebruiken je werknemers vooral je intranet, zoals SharePoint? Maak een speciale pagina aan in je intranet en hou die up-to-date. Benadruk belangrijke berichten voor de week of maand en voeg links toe naar gedragscodes, ethische documenten et cetera. Koppel je SharePoint aan andere kanalen zoals narrowcasting, screensavers of een bedrijfsapp om de informatie nog makkelijker vindbaar te maken. Zo weet je zeker dat iedereen op de hoogte is van de laatste compliance-informatie.

Denk na over de manier waarop je werknemers over het algemeen bedrijfsinformatie tot zich nemen. Om ervoor te zorgen dat je compliance-communicatie al je werknemers bereikt, publiceer je compliance-communicatie via meerdere communicatiekanalen. Omarm de omnichannel aanpak!

4. Push als het écht belangrijk is

De aandacht trekken van je drukbezette werknemers kan een grote compliance-uitdaging zijn voor je organisatie. Wanneer je boodschap ontegensprekelijk dringend en belangrijk is, zoals een nieuwe procedure waaraan werknemers moeten voldoen, zul je een kanaal tot je beschikking willen hebben waarmee je werknemers onmiddellijk en allemaal tegelijk van betrouwbare informatie kan voorzien. In dat geval kun je een pushnotificatie sturen of zelfs een old skool sms’je; daarmee trek je gegarandeerd de aandacht van je werknemers. Vraag om een leesbevestiging, en je weet ook nog wie je bericht wel en niet gelezen heeft. Voeg een link toe naar een speciale pagina in SharePoint die je werknemers meer informatie geeft, en je hebt de aandacht van je hele organisatie getrokken zonder de informatieoverload en afleiding te vergroten.

5. Target je berichten

Sommige regels en procedures moeten alleen worden nageleefd in specifieke afdelingen van je organisatie. Om informatie relevant te houden en te voorkomen dat je bijdraagt aan de informatieoverload, kun je je berichten targetten op specifieke doelgroepen binnen je organisatie, bijvoorbeeld verkoopadviseurs, managers of managementassistenten. Gerichte informatie zorgt voor een hogere relevantie en bruikbaarheid, wat zal leiden tot meer lezers. Werknemers weten immers dat de informatie die ze ontvangen relevant is voor hen, waardoor ze minder geneigd zullen zijn om de berichten die je stuurt te negeren. Dit alles leidt tot een betere naleving van de regels.

Wil je weten hoe je de communicatie in jouw organisatie kunt verbeteren? Download onze 9 tips om afleiding op de werkplek te verminderen en de communicatie te verbeteren. Wil je effectief gaan communiceren over compliance maar weet je niet hoe je moet beginnen? Neem contact op met onze consultants, zij adviseren je graag!