Hoe Narrowcasting tijd en geld bespaart

Estimated reading time: 12 minuten

Wanneer je Narrowcasting overweegt, is de eerste vraag bijna altijd wat het kost. Maar de prijs van schermen en software vertelt slechts de helft van het verhaal. De andere helft is wat Narrowcasting je oplevert: tijd, geld en verrassend veel kleine, dagelijkse werkzaamheden die niemand ooit heeft meegerekend.

Sommige besparingen liggen voor de hand. Denk aan minder posters printen of niet meer met een USB-stick langs alle schermen hoeven lopen. Andere voordelen merk je pas wanneer de eerste schermen hangen. Je ontdekt hoeveel werk je niet meer hoeft te doen en waar je ineens tijd voor overhoudt. Een verzoek aan IT dat niet meer nodig is. Een ontwerper op wie je niet meer hoeft te wachten. Dezelfde vraag die je niet voor de tiende keer hoeft te beantwoorden. En informatie uit bestaande systemen die collega’s eindelijk te zien krijgen.

In dit artikel bekijken we hoe Narrowcasting communicatieteams tijd en geld bespaart en waar de verrassende voordelen zitten.

1: Geen USB-sticks meer: werk alle schermen bij vanaf je werkplek

Bij een eenvoudige opstelling speelt ieder scherm de bestanden af die op een eigen USB-stick staan. Wil je een bericht aanpassen? Dan moet iemand het nieuwe bestand op de USB-stick zetten, naar het scherm lopen, de stick aansluiten en dit herhalen bij het volgende scherm en in het volgende gebouw. Het is een tijdrovende klus waar niemand op zit te wachten. Bovendien vergeet je gemakkelijk een scherm, waardoor de helft van de schermen het nieuwe bericht toont en de andere helft nog de informatie van vorige week.

Met Narrowcasting publiceer je een bericht één keer, vanaf je werkplek of telefoon. Alle geselecteerde schermen worden vervolgens automatisch bijgewerkt. Een typefout corrigeren of een datum aanpassen kost nog maar een minuut in plaats van een ronde door het gebouw. Je kunt snel reageren wanneer er iets verandert en met de planningsfunctie bepaal je vooraf wanneer een bericht verschijnt en weer verdwijnt. Voor communicatieteams levert dat iedere week tijd op. Tijd die je kunt besteden aan de inhoud van je boodschap in plaats van aan het verspreiden ervan.

2: Posters die je nooit meer hoeft te printen, op te hangen of te verwijderen

Gedrukte posters lijken goedkoop, totdat je alle werkzaamheden eromheen meetelt. Iemand ontwerpt de poster, iemand print hem, iemand hangt hem op en wanneer een datum verandert, moet er een nieuwe poster worden geprint en moet de oude worden verwijderd. Neem bijvoorbeeld een personeelsbijeenkomst in een ziekenhuis. Op iedere afdeling, in iedere pauzeruimte en bij iedere verpleegpost hangt een poster. Vervolgens verandert de begintijd of wordt de bijeenkomst naar een andere ruimte verplaatst. Ineens klopt de informatie op geen enkele poster meer.

Hetzelfde geldt voor veiligheidsinstructies. Wanneer een regel verandert, moet iedere gedrukte versie worden opgespoord en vervangen. Tot die tijd blijft de verouderde informatie aan de muur hangen. Informatie die aan een datum of gebeurtenis is gekoppeld, raakt snel verouderd. Iedere wijziging kost opnieuw geld en tijd, zowel voor het printen als voor de medewerkers die de posters maken, ophangen en verwijderen. Op een digitaal scherm pas je een tijdstip of locatie eenvoudig aan en verschijnt de wijziging direct overal. Verlopen berichten verdwijnen automatisch en je gebruikt bovendien minder papier.

3: Geen ontwerper of IT-ticket nodig: publiceer binnen enkele minuten

Wanneer voor iedere poster een ontwerper nodig is, komen ook kleine berichten op een wachtlijst terecht. Tegen de tijd dat het ontwerp klaar is, kan de boodschap alweer minder relevant zijn. Met Narrowcasting zijn je logo, kleuren en lettertypen al verwerkt in de sjablonen. Daardoor kan een collega van HR, de receptie of de communicatieafdeling binnen enkele minuten een professioneel bericht maken. Alle berichten zien er bovendien herkenbaar uit en passen bij de huisstijl van je organisatie.

Omdat je berichten vanuit één omgeving maakt, plant en publiceert, heb je ook minder losse tools en externe ontwerpwerkzaamheden nodig. Hetzelfde geldt voor IT. Voor het aanpassen van een bericht zou je geen IT-ticket hoeven aanmaken. IT blijft betrokken bij belangrijke zaken, zoals het installeren van schermen, het beheren van toegangsrechten en het controleren van de beveiliging. Maar voor de dagelijkse communicatie kunnen de verantwoordelijke medewerkers zelf berichten publiceren. Zo krijgen ontwerpers en IT minder kleine verzoeken binnen en hoef jij niet meer te wachten totdat iemand tijd heeft om je te helpen.

4: De juiste boodschap op het juiste scherm, op iedere locatie

Hetzelfde bericht op ieder scherm tonen, werkt lang niet altijd. De kantine, productiehal en receptie hebben verschillende doelgroepen. Een melding over een afgesloten parkeerplaats is relevant voor de ene vestiging, maar onnodige informatie voor de andere. Met gerichte publicatie bepaal je per scherm, groep of locatie welke informatie wordt getoond. Omdat je alles centraal beheert, heb je niet voor iedere vestiging een apart systeem of een andere werkwijze nodig. Je kunt beginnen met één scherm en later eenvoudig uitbreiden, zonder opnieuw te hoeven beginnen. Ook wordt het gemakkelijker om lokale collega’s bij de communicatie te betrekken. Zij kunnen zelf berichten toevoegen die belangrijk zijn voor hun locatie, terwijl het centrale communicatieteam het overzicht behoudt.

Centraal beheer zorgt bovendien voor minder fouten en vertragingen. Verouderde informatie kan ongemerkt veel tijd kosten. Denk aan verkeerde openingstijden, een achterhaalde procedure, een gewijzigde werkinstructie of een rooster dat vorige week is aangepast. Zulke fouten leiden tot vragen, verwarring en extra werk om alles recht te zetten. Soms ligt het werk zelfs stil totdat er duidelijkheid is. Wanneer iedere locatie actuele informatie toont, verlopen berichten automatisch verdwijnen en berichten vooraf kunnen worden goedgekeurd, ontstaan er minder misverstanden. Dat betekent minder herstelwerk en minder onderbrekingen tijdens het werk.

5: Haal meer uit de tools en content die je al hebt

De meeste organisaties hebben al geïnvesteerd in systemen met waardevolle informatie. Denk aan SharePoint, een intranet, Power BI-dashboards, agenda’s of Excel-bestanden die regelmatig worden bijgewerkt. Het probleem is dat medewerkers deze informatie zelf moeten opzoeken. En dat gebeurt lang niet altijd. Narrowcasting software koppelt met deze systemen en toont de informatie automatisch op je schermen. Zo bereiken bestaande berichten ook medewerkers die anders nooit de betreffende pagina zouden openen. Je haalt daardoor meer waarde uit de software waarvoor je al betaalt en uit de content die je al hebt gemaakt.

Ook het vullen van je schermen kost veel minder tijd. Zonder automatisering moet iemand iedere week informatie verzamelen, kopiëren en op de schermen plaatsen. Met integraties gebeurt dat automatisch. Verandert de informatie in het bronsysteem? Dan verandert de inhoud op het scherm mee. Dat geldt ook voor informatie van buiten je organisatie. Veel narrowcastingplatformen kunnen bijvoorbeeld automatisch berichten van Facebook, X, Instagram en LinkedIn tonen. Zo verschijnen de socialmediaberichten van je organisatie op de schermen zonder dat iemand ze opnieuw hoeft te maken. Ook nieuwsfeeds, weersverwachtingen en verkeersinformatie zorgen voor actuele content op dagen waarop er weinig intern nieuws is. Wanneer het grootste deel van de content automatisch wordt bijgewerkt, kun je je tijd besteden aan de berichten die persoonlijke aandacht verdienen. De uren die je voorheen kwijt was aan het vullen van schermen, bespaar je voortaan iedere week.

6: Minder zoeken, meer doen

Veel werktijd gaat verloren aan het zoeken naar informatie. Hoe laat begint de volgende dienst? Wat is de doelstelling voor deze week? Is het beleid veranderd? Wie heeft er vandaag dienst? Wanneer schermen een centrale plek vormen voor nieuws, doelstellingen en roosters, hoeven medewerkers minder vaak rond te vragen, het intranet te doorzoeken of op een e-mail te wachten. Ze zien de informatie wanneer ze langs een scherm lopen.

Dat betekent meer tijd voor het werk zelf. Vooral medewerkers zonder vaste werkplek profiteren hiervan. Bij Kugler Precision misten collega’s zonder regelmatige toegang tot een computer vaak belangrijke informatie. Sinds de organisatie Narrowcasting gebruikt, worden deze medewerkers volgens het bedrijf betrouwbaar geïnformeerd. Schermen bieden daarnaast een zichtbare manier om waardering te tonen. Denk aan een compliment voor een goed uitgevoerde klus of een welkomstbericht voor nieuwe collega’s.

7: Beantwoord een vraag één keer in plaats van vijftig keer

Iedere organisatie kent vragen die steeds opnieuw worden gesteld. Hoe laat is de kantine open? Wat staat er in het nieuwe beleid? Wie heeft er vandaag dienst? Het beantwoorden van zo’n vraag kost misschien maar een minuut. Maar wanneer dezelfde vragen telkens bij HR, de receptie of de helpdesk terechtkomen, loopt de tijd gedurende de week behoorlijk op. Met Narrowcasting geef je het antwoord één keer, op de plek waar medewerkers de informatie nodig hebben.

Omdat berichten op schermen worden afgewisseld en gedurende de dag terugkomen, krijgen medewerkers meerdere kansen om ze te zien. Wie het bericht de eerste keer mist, ziet het misschien de tweede keer. Door de herhaling blijft de informatie bovendien beter hangen. Je hoeft daardoor niet meer tien keer dezelfde e-mail te beantwoorden of een bericht steeds opnieuw door te sturen. Je plaatst de informatie één keer op het scherm, zodat iedereen deze kan zien.

8: Een eigen kanaal om je organisatie te promoten

Schermen zijn ook een uitstekend middel om producten, diensten en activiteiten van je organisatie onder de aandacht te brengen. De bedrijfskantine kan bijvoorbeeld het dagmenu en speciale aanbiedingen tonen. Een zorginstelling kan patiënten in de wachtruimte informeren over behandelingen of gezondheidscontroles. Een school kan een open dag aankondigen en HR kan openstaande vacatures laten zien aan medewerkers en bezoekers die misschien wel de perfecte kandidaat kennen. Met een QR-code kunnen mensen zich direct aanmelden, solliciteren of meer informatie bekijken.

Dankzij de planningsfunctie kan een aanbieding automatisch op maandag verschijnen en op vrijdag weer verdwijnen, zonder dat iemand iets hoeft aan te passen. En omdat je de berichten zelf met een sjabloon maakt, zijn er geen drukwerk of externe bureaus nodig. Je beschikt dus over een eigen communicatiekanaal, op plekken waar je doelgroep iedere dag langskomt.

Narrowcasting kost geld, maar minder dan je denkt

Narrowcasting is niet gratis. Je betaalt voor de software, meestal per scherm, en je hebt hardware nodig: een scherm en een apparaat waarop de software draait. Vooral in het eerste jaar, wanneer je nieuwe schermen of apparaten aanschaft, is de investering het hoogst. Maar hardware hoeft niet duur te zijn. Hoeveel je uitgeeft, bepaal je grotendeels zelf.Hangt er al een televisie aan de muur? Dan kun je deze met een eenvoudige Android- of Google TV-stick van ongeveer € 45 tot € 70 omzetten in een Narrowcastingscherm (indicatieve prijzen, oktober 2026). Ook een oude pc of laptop kan vaak prima worden gebruikt. Voor een paar schermen is een eenvoudige, betaalbare mediaspeler meestal voldoende. Wil je liever robuustere apparatuur gebruiken of ben je van plan om meer schermen en locaties toe te voegen? Dan zijn er verschillende hardwareopties beschikbaar, van voordelig tot geavanceerd. Zo kun je klein beginnen en uitbreiden wanneer dat nodig is.

Op de langere termijn verandert het kostenplaatje. Je bespaart op drukwerk, hoeft niet meer met USB-sticks langs alle schermen en bent minder tijd kwijt aan het wachten op ontwerpers of IT. Tegelijkertijd haal je meer waarde uit de tools die je al gebruikt. Al die besparingen tellen op en keren ieder jaar terug, terwijl het grootste deel van de investering dan al achter je ligt. De eenvoudigste manier om te ontdekken wat Narrowcasting voor jouw organisatie kan opleveren, is door naar je eigen werkweek te kijken. Hoeveel posters print je? Hoe lang duurt het voordat een wijziging op alle schermen zichtbaar is? En hoe vaak moet iemand hulp vragen bij een kleine aanpassing?

Benieuwd hoeveel jij kunt besparen?

Narrowcasting verdient zichzelf zelden terug met één grote besparing. Het zijn juist de vele kleine voordelen die samen het verschil maken. De USB-stick waarmee je niet meer hoeft rond te lopen. De poster die je niet meer hoeft te printen. Het ontwerp of IT-ticket waarop je niet meer hoeft te wachten. En de informatie uit systemen zoals SharePoint en Power BI die medewerkers nu daadwerkelijk te zien krijgen. Iedere besparing levert misschien maar een paar minuten of euro’s op. Maar omdat die besparingen iedere week terugkomen, kunnen ze op jaarbasis behoorlijk oplopen.

Hoeveel jouw organisatie precies kan besparen, hangt af van het aantal schermen, de systemen die je gebruikt en de manier waarop je teams communiceren. De eenvoudigste manier om daarachter te komen, is door het zelf te ervaren. Met een gratis proefperiode van 14 dagen kun je Netpresenter op je eigen scherm uitproberen, je eerste berichten publiceren en ontdekken hoeveel tijd Narrowcasting je in de praktijk bespaart.