Voorbeeld communicatie non-deskwerknemers

Vijf tips: zo betrek je non-deskwerknemers bij je organisatie

Tachtig procent van alle werknemers ter wereld zijn non-deskwerknemers. Niet alleen hebben zij geen bureau, meestal hebben ze ook geen vaste werkplek of laptop. Deze werknemers lopen een hoger risico zich afgesloten te voelen van de rest van het bedrijf – vaak zijn technologieën vooral geoptimaliseerd voor kantoormedewerkers, blijkt uit onderzoek van Emergence. Uit het oog hoeft echter niet uit het hart te zijn. Door interne communicatie goed in te zetten, zorg je voor goedgeïnformeerde werknemers, voor saamhorigheid én betrek je iedereen in je organisatie. Wij zetten een aantal tips voor je op een rij. Daarmee zorg je ervoor dat elke werknemer goed geïnformeerd is en zich onderdeel van de organisatie voelt, ongeacht waar hij of zij werkzaamheden uitvoert!

1. Houd rekening met werkomstandigheden

Een grote uitdaging in het managen van non-deskmedewerkers, is communicatie. Het is relatief gemakkelijk om gestroomlijnd te communiceren met mensen die 40 uur per week fysiek in hetzelfde kantoor aanwezig zijn. Maar non-deskwerknemers werken vaak verspreid over verschillende locaties, misschien wel door het hele land. Dat maakt wekelijkse teammeetings een stuk lastiger. Bovendien werken ze in de basis niet achter een computer, soms hebben ze niet eens een bedrijfse-mailadres. En dan wordt communiceren ineens wel heel moeilijk. Werknemers kunnen op deze manier zelfs gepasseerd worden: voor hen belangrijke informatie staat soms in een e-mail die naar ‘iedereen’ (behalve de werknemers zonder e-mailadres …) wordt gestuurd.

Maar dat is nog niet alles. Non-deskwerknemers zijn vaak fysiek actief aan het werk en kunnen daardoor niet altijd tijd vrijmaken om tussendoor belangrijk (bedrijfs)nieuws tot zich te nemen. Dat alles vraagt om een communicatiekanaal dat informatie en nieuws actief naar medewerkers brengt op momenten dat het écht nodig is, bijvoorbeeld door middel van pushnotificaties (steeds meer werknemers hebben een smartphone) of via sms. Daarnaast moet het nieuws snel en gemakkelijk te raadplegen zijn als er even wat tijd over is. Denk daarbij aan bedrijfsapp die werknemers snel even kunnen checken, of een narrowcastingscherm dat belangrijk nieuws laat zien. In het voorbijlopen zien medewerkers kort wat er aan de hand is en of ze nú iets moeten doen met de informatie die langskomt. Voordelen: er wordt niemand overgeslagen en medewerkers zijn tóch op de hoogte, zonder te moeten stoppen met hun werkzaamheden.

2. Betrek werknemers met behulp van tweewegverkeer

Non-deskwerknemers hebben niet alleen doorgaans geen vaste werkplek, vaak werken ze ook ver van het hoofdkantoor, of van de afdeling die de interne communicatie verzorgt. Dat maakt het voor hen lastig om van zich te laten horen bij andere collega’s, afdelingen of het hoofdkantoor. Daardoor is er voor non-deskmedewerkers vaak vooral sprake van top-down eenrichtingsverkeer: zij kunnen slechts informatie consumeren.

Non-deskwerknemers hebben een communicatiekanaal nodig waarmee ze niet alleen maar informatie krijgen, maar er ook feedback op kunnen geven of op kunnen reageren. Ten eerste zijn beter geïnformeerde werknemers vaak ook meer betrokken bij hun organisatie. Ten tweede zorgen goedgeïnformeerde en betrokken werknemers voor meer succes en een grotere productiviteit, want ze voelen zich duidelijk onderdeel van de organisatie en willen daar het beste voor bereiken. Daarnaast draagt een communicatiekanaal met een mogelijkheid tot het geven van feedback en reacties ook bij aan een groter gevoel van saamhorigheid: werknemers staan zo rechtstreeks in verbinding met hun collega’s, die ze niet altijd kunnen zien, maar zo wel gemakkelijker kunnen bereiken.

3. Wees transparant over bedrijfsprocessen

Veel werknemers hebben geen duidelijk beeld van hoe hun organisatie het doet, en dat is raar. Werknemers die weten hoe hun impact het succes van de organisatie vergroot, kunnen die impact immers ook beter optimaliseren. Zo werken ze mee aan een succesvollere organisatie – en dat vergroot de betrokkenheid van werknemers weer opnieuw. Want zegt nou zelf: wie vindt het niet fijn om bij te dragen aan het succes van zijn of haar organisatie?

Verschillende van onze klanten brengen hun bedrijfsprocessen en KPI’s actief naar hun werknemers toe. Dat doen ze bijvoorbeeld door Power BI te koppelen aan communicatiekanalen als narrowcastingschermen of een corporate app. Zo maken ze Power BI-data inzichtelijk voor hun personeel, waardoor medewerkers meer inzicht krijgen in bedrijfsprocessen. Personeel is enthousiast over deze dashboards: bedrijfsgegevens zijn zo inzichtelijk, ze hoeven zelf niet meer op zoek naar de data en ze kunnen hun werkzaamheden afstemmen op de uitkomsten van de KPI’s. Zo kunnen ze zelf hun impact op de performance van hun organisatie makkelijker optimaliseren, en daarmee bijdragen aan het succes van hun organisatie.

4. Gebalanceerde mix: need-to-know en nice-to-know

Non-deskwerknemers hebben niet altijd contact met hun collega’s. Jammer, want de mensen met wie we werken kunnen grote invloed hebben op het plezier waarmee we ons werk doen. Een gebrek aan contact met collega’s maakt het moeilijk een gevoel van saamhorigheid te creëren. Volgens onderzoek van Tinypulse zijn het juist connecties tussen collega’s die organisaties overeind houden. Het is daarom van groot belang om positieve relaties tussen collega’s te stimuleren. Maar positieve relaties opbouwen met collega’s is moeilijk als je niet weet waar je collega’s mee bezig zijn of wat ze meemaken.

Om een gevoel van saamhorigheid te creëren, is het belangrijk non-deskwerknemers niet alleen relevante informatie voor hun eigen werkzaamheden voor te schotelen. Het tonen van nice-to-know-informatie zorgt er juist ook voor dat werknemers zich verbonden voelen met hun collega’s. Deel bijvoorbeeld mijlpalen als jubileums, verjaardagen of belangrijke prestaties via communicatiekanalen waarop werknemers kunnen reageren, zoals een bedrijfsapp. Zo hebben non-deskwerknemers vaker contact met elkaar, zijn ze op de hoogte van elkaars wel en wee, en kunnen ze elkaar steunen en toejuichen. Dat zorgt weer voor positievere relaties op de werkvloer.

5. Segmenteer je publiek

Sharing is caring, toch? Niet altijd, want te veel informatie kan juist demotiverend werken. Als er te veel informatie wordt gedeeld, kan er een moment komen waarop medewerkers berichten juist minder gaan openen. Daardoor lopen ze het risico cruciale informatie te missen.

Een voorbeeld: een organisatie met fabriekslocaties over de hele wereld en duizenden werknemers. We kijken even naar de fabrieksmedewerkers van deze organisatie. Zij hoeven bijvoorbeeld niet geïnformeerd te worden over de lunch die er die dag geserveerd wordt in het restaurant van het hoofdkantoor. Deze informatie heeft geen invloed op hun dagelijkse taken: ze worden er niet efficiënter of productiever van. Waarschijnlijk wel hongerig. Misschien voelen ze zich jaloers of buitengesloten. Zouden ze zulke berichten dus telkens ontvangen, dan leidt dat ze eerder af van hun werkzaamheden. Het kan frustrerend zijn om te lezen over dingen die voor hen niet belangrijk zijn. Als dit vaker voorkomt, gaan deze werknemers minder kijken naar de berichten die intern gecommuniceerd worden – ze zijn immers toch vaak niet relevant. En dat leidt weer tot medewerkers die minder betrokken zijn en minder productief worden.

Om dit te voorkomen, kun je werknemers indelen in verschillende publieksgroepen, bijvoorbeeld op locatie, afdeling of team. Daardoor laat je alleen nog relevante content zien aan je werknemers, waardoor ze de informatie zullen blijven bekijken en altijd op de hoogte zijn van belangrijk nieuws. Bovendien zullen ze zich meer betrokken en onderdeel van de organisatie voelen; iemand zorgt ervoor dat ze nieuws krijgen dat voor hén echt relevant is, zodat zij hun werk goed kunnen doen. Dat is pas lekker werken!

Wil jij graag je communicatie met non-desk werknemers nog meer verbeteren? Download dan onze gratis guide ‘Zo communiceer je effectief met non-deskwerknemers‘!

non-desk medewerkers

Over de auteur

mm

Youri Cortenraad

Youri is een verbinder in hart en nieren – hij begrijpt dan ook precies waarom organisaties zo graag met hun werknemers in contact willen zijn en weet hoe ze dat het beste kunnen doen. Die kennis zet hij graag in om organisaties te helpen de relatie met hun werknemers via interne communicatie te versterken.