reboarding corporate app

Reboarding: terug naar de werkvloer? Een corporate app biedt hulp!

Hoewel het kabinet een flink aantal coronamaatregelen de komende maanden versoepelt, blijft het advies om in diezelfde maanden zoveel mogelijk thuis te werken. Er komt echter een moment waarop organisaties (delen van) hun werknemers, met de nodige maatregelen en aanpassingen, veilig terug naar de werkvloer zullen laten keren. Wat kun je als communicatieprofessional doen om die reboarding zo vlot mogelijk te laten verlopen? Een corporate app biedt hulp!

De afgelopen maanden zijn velen van ons bijna niet in de gelegenheid geweest om fysiek samen te werken. We zijn daarom massaal met Teams en Zoom aan de slag gegaan om toch met elkaar verbonden te blijven. Een trend waar millennials en Gen Z blij mee zijn, maar die ook andere generaties (noodgedwongen) lijken te omarmen. En een trend die voorlopig toch nog even doorzet, ook al gaan meer werknemers weer naar hun werklocaties.

Soepele reboarding dankzij corporate app

Na acht weken thuiswerken, zijn er veel onduidelijkheden en onzekerheden bij de terugkeer naar de werkvloer. Zoveel veranderingen … voor werknemers kan het wel eens voelen alsof het weer hun eerste werkdag bij je organisatie is. Normaal gesproken werk je nieuwe collega’s vanaf hun eerste dag goed in door veel aandacht te besteden aan hun onboarding. Nu help je je collega’s door veel aandacht te besteden aan hun ‘reboarding’: de hervatting van hun werk na langere tijd afwezigheid van hun werklocatie. Wij laten zes manieren zien waarop je een digitale oplossing, een corporate app, kunt inzetten om die reboarding zo soepel mogelijk te laten verlopen:

1. Werknemers voorbereiden

Social distancing toepassen is thuis misschien wel te doen, maar op de werkvloer is het vaak al een stuk moeilijker. Werkgevers zullen dus allerlei nieuwe maatregelen moeten invoeren om toch aan de richtlijnen van de overheid te kunnen voldoen. Maar een werkgever die nieuwe regels en maatregelen niet tijdig communiceert, ondermijnt onnodig de gezondheid en veiligheid van zijn werknemers. Werknemers moeten voorbereid zijn op die veranderingen, vóórdat ze weer naar de werkvloer terugkomen. Zo kunnen ze de regels rustig doornemen en weten ze precies hoe ze moeten handelen als ze weer op de werkvloer zijn.

In een corporate app kun je werknemers duidelijk informeren over het nieuwe beleid. Het voordeel aan een corporate app is dat je je werknemers overal bereikt. Oók werknemers zonder pc of e-mailadres van je organisatie. Bovendien is de informatie mobiel beschikbaar, direct bij de hand en 24/7 te raadplegen. Zo kunnen je werknemers de informatie altijd op hun gemak bekijken en zichzelf op hun eigen tempo inlezen. Op die manier keren werknemers volledig geïnformeerd terug naar de werkvloer – het veiligst voor iedereen!

2. Transparant communiceren

Waar halen je werknemers tijdens de coronacrisis het liefst hun nieuws vandaan? Uit een onderzoek van Edelman blijkt dat mensen ‘mijn werkgever’ als de meest vertrouwde informatiebron aanwijzen. 63 procent gelooft de informatie die van hun werkgever komt na één of twee berichten al. Dat staat tegenover 58 procent voor websites van de overheid en 51 procent voor de traditionele media. Kortom: we willen betrouwbare updates, het liefst van onze eigen werkgever.

Geef werknemers directe management updates, blijf de roddelmolen voor en spreek non-deskwerknemers en thuiswerkers persoonlijk aan. Laat de CEO bijvoorbeeld regelmatig zelf korte updates plaatsen (dat gaat makkelijk en kost héél weinig tijd). Ook het verspreiden van een video hoort tot de mogelijkheden. Plaats hem op je SharePoint en verspreid hem via de app. Dat maakt een update direct wat persoonlijker. Bovendien kunnen werknemers onmiddellijk hun feedback geven op updates: door middel van likes en comments kunnen ze vragen stellen, opmerkingen maken, of op collega’s reageren. En werknemers hoeven er hun werkzaamheden niet voor te onderbreken; ze kunnen op hun gemak kijken wanneer het hen uitkomt.

3. Berichten een extra push geven

Zoals we al zeiden: de komende maanden worden allerlei maatregelen ongetwijfeld nog regelmatig aangepast. Als werkgever moet je ervoor zorgen dat alle belangrijke informatie omtrent die maatregelen up-to-date blijft en makkelijk vindbaar is. Dat is in het grootste belang van de veiligheid en gezondheid van je werknemers. Het liefst zou je ze belangrijke informatie zó onder hun neus brengen, zonder dat ze er zelf ook maar íets voor hoeven te doen.

Met pushberichten wordt dat ineens heel makkelijk. Heb je erg belangrijke informatie, waarvan je vindt dat je werknemers die nu meteen moeten lezen, waar ze ook zijn? Sla e-mail maar over: voordat je e-mail opgesteld, verzonden en gelezen is, kan je bericht alweer oud zijn. Stuur in plaats daarvan een pushbericht via je corporate app. Je werknemers krijgen een melding op hun telefoon die niet te missen is. Ze hoeven niet op zoek te gaan naar het nieuws, het nieuws komt naar hen toe. Een fijne manier om er zeker van te zijn dat iedereen gewapend is met belangrijke informatie om zichzelf en collega’s veilig te houden.

4. Informatie targeten

Verschillende werklocaties vragen om verschillende maatregelen met betrekking tot veiligheid en gezondheid van je werknemers. Voor werknemers in fabrieken of productielocatie is het niet zo interessant om te weten aan welke maatregelen de kantoorwerknemers zich moeten houden. Andersom zorgt die informatie ook alleen maar voor verwarring of afleiding.

Zorg ervoor dat je werknemers alleen voor hen relevante informatie te zien krijgen via je corporate app. Maak publieksgroepen aan en target de informatie die voor elke publieksgroep bestemd is. Zo verloopt het informeren van je werknemers vlotter en ontstaan er minder vragen en verwarring. Iedereen kan zonder afleiding veilig aan het werk.

5. Snel en efficiënt updaten

Als je werknemers eenmaal weer zijn teruggekeerd naar hun werklocatie, is hun reboarding nog niet compleet. In de komende maanden zijn er nog veel onzekerheden en kunnen er nog veel zaken veranderen, ongetwijfeld ook binnen jouw organisatie. Om alles binnen jouw organisatie zo soepel mogelijk door te laten lopen, is het van belang dat je ook deze nieuwe informatie snel en efficiënt onder ogen van je werknemers brengt.

Met een corporate app kun je niet alleen de verouderde, geldende maatregelen aan je werknemers communiceren. In enkele seconden publiceer je ook updates of wijzigingen die van belang zijn voor de veiligheid of dagelijkse werkzaamheden van je werknemers. Zo breng en houd je je werknemers volledig geïnformeerd en up-to-date als ze alweer een tijdje terug aan het werk zijn. En door de mogelijkheid om statistieken te beheren, houd je bij hoeveel mensen je bericht lezen, op links hebben geklikt, of een bericht geliked hebben. Zo weet je of de informatie écht is aangekomen – en als volgens de statistieken blijkt dat dat niet zo is, stuur je gemakkelijk een pushbericht.

6. FAQ’s opstellen en verspreiden

Met zoveel maatregelen en onzekerheden, loop je de kans een stortvloed aan vragen over je heen te krijgen. Logisch, mensen willen weten waar ze aan toe zijn. Wees een betrouwbare bron waar werknemers alle antwoorden en relevante informatie kunnen vinden. Bundel alle vragen en antwoorden in een FAQ. Ook handig voor jou: dan ben jij niet voltijds bezig telkens dezelfde vragen te beantwoorden. Maar hoe vinden je werknemers die FAQ tussen alle al beschikbare informatie?

Verspreid je FAQ gemakkelijk onder je werknemers. Plaats hem rechtstreeks in je app, of plaats hem op je SharePoint. Het is zelfs mogelijk om SharePoint te koppelen aan je app, waardoor nieuws automatisch wordt binnen gehaald. Dan hoef je maar één keer werk te doen. Fijn, want collega’s krijgen nu op elke locatie en op elk moment van de dag makkelijk een antwoord op hun vragen. Zonder te zoeken!

Voorlopig is zoveel mogelijk thuiswerken dus nog het advies, maar dat maakt van deze tijd juist hét moment om je organisatie vast op de reboarding van je werknemers voor te bereiden. Heb je daar hulp bij nodig? Download dan onze handige checklist ‘Terug naar (het nieuwe) normaal’, waarmee je de belangrijkste dingen niet over het hoofd ziet! Of: neem contact met ons op, wij helpen je graag!

 

Over de auteur

mm

Bente Pieters

Bente is, naast taalpurist, allesweter op het gebied van interne communicatie. Ze kent op dat vlak alle ins en outs en deelt die graag in foutloze taal. In haar vrije tijd vind je haar in de sportschool of op de bank met een boek.