Interne communicatie tijdens corona: vijf inzichten voor de toekomst

Door de coronacrisis staan ondernemers wereldwijd voor nieuwe uitdagingen, maar de crisis levert ook nieuwe inzichten op. Uit een bevraging van Bepublic Group onder ruim honderd Belgische bedrijven, allen marktleiders binnen de belangrijkste sectoren van de Belgische economie, blijkt bijvoorbeeld dat veel bedrijven geen gedegen crisiscommunicatieplan voorhanden hadden. Maar ook de positieve effecten van sterke interne communicatie werden bij veel bedrijven zichtbaar. Zij wisten bijvoorbeeld juist in deze tijd de band met hun werknemers te verbeteren. Hieronder volgen de vijf belangrijkste inzichten die organisaties kunnen gebruiken om hun interne communicatie beter voor te bereiden op een volgende crisis of noodsituatie. 

1. Gebrek aan crisiscommunicatieplan zorgt voor onnodige chaos

Een crisiscommunicatieplan is het topje van de crisismanagement-ijsberg. Het is essentieel in de voorbereiding op een crisis; met een betrouwbaar, actueel crisiscommunicatieplan vermijden organisaties improvisatie en paniek. Ze voorkomen ook fouten in hun communicatie. Met heldere, betrouwbare communicatie zijn medewerkers en andere stakeholders snel op de hoogte van belangrijke informatie rondom een crisissituatie – informatie die nodig kan zijn om werknemers veilig en gezond te houden. Een organisatie die haar crisiscommunicatie niet op orde heeft, kan haar medewerkers onnodig in gevaar brengen.

De aanwezigheid van een crisiscommunicatieplan binnen een organisatie lijkt een open deur – op een crisis ben je uiteraard voorbereid. Toch bleek dat zo’n 36 procent van de ondervraagde bedrijven geen crisiscommunicatieplan had; nog eens 1 procent wist het niet zeker. De noodzaak van een crisiscommunicatieplan werd dan ook onmiddellijk duidelijk. In 27 procent van de bedrijven was er door gebrek aan een crisiscommunicatieplan interne discussie over de communicatieaanpak; 15 procent van de bedrijven communiceerde te laat over belangrijke zaken en 15 procent had een onduidelijke rolverdeling over communicatie, waardoor informatie ook niet of te laat naar werknemers werd gebracht. Hoewel een goed crisiscommunicatieplan een organisatie nooit kan voorbereiden op álle verschillende onverwachte situaties van een crisis, draagt het wel bij aan het voorkomen van (een deel van) deze problemen. Het vooraf vastleggen van een duidelijke taakverdeling is daarbij bovendien essentieel.

2. Met alleen een crisisplan ben je nog niet voorbereid

Door alleen een crisiscommunicatieplan te maken, ben je er als organisatie echter nog niet. Bij 47 procent van de bedrijven die wél voorbereid waren op een crisis, bleek het crisiscommunicatieplan al minstens een half jaar niet meer geüpdatet. Het is echter van groot belang om een crisiscommunicatieplan regelmatig te updaten. Personeelswijzigingen, veranderde telefoonnummers of nieuwe werkprocessen en technologieën zorgen ervoor dat een communicatieplan eigenlijk voortdurend geactualiseerd moet worden. Minstens elke zes maanden een check is dus écht nodig.

Daarnaast heeft zo’n crisiscommunicatieplan alleen zin als je het ook periodiek oefent met je werknemers. Bij te weinig oefening is de kans groot dat paniek alsnog de overhand krijgt tijdens een crisis. Door een denkbeeldige crisis te simuleren, het communicatieteam samen te roepen en het plan in uitvoering te brengen, wordt bovendien meteen duidelijk welke afspraken scherper moeten. Ook de taakverdeling kan eventueel worden bijgesteld. Na de evaluatie van een simulatie kunnen de leerpunten meteen verwerkt worden in de nieuwste versie van het crisiscommunicatieplan. Desondanks oefende 45 procent van de bedrijven hun crisisscenario meer dan een half jaar geleden voor het laatst met betrokken medewerkers. Ook op dit vlak is er dus voor veel bedrijven nog veel progressie te boeken.

3. Anticiperend communiceren wekt vertrouwen

In onzekere tijden is transparante en heldere communicatie van het grootste belang. Een crisis van deze omvang roept allerlei vragen en onzekerheden op bij werknemers. Organisaties die bezig zijn met het welzijn van hun werknemers, proberen op deze vragen en onzekerheden antwoord te geven voordat ze ontstaan. Dit anticiperend crisismanagement laat zien dat een organisatie oprecht het beste voor heeft met haar werknemers. Werknemers kunnen daarnaast het meest productief zijn als ze goed geïnformeerd zijn. Door vroegtijdig betrouwbare informatie te verschaffen, zullen werknemers zich bovendien gerustgesteld voelen dat ze, wat er ook gebeurt, in goede handen zijn.

De meeste organisaties zagen al vroeg de ernst van de situatie in. Maar liefst driekwart van de bedrijven begon namelijk al met hun crisiscommunicatie nog voordat er strenge landelijke maatregelen ten aanzien van het coronavirus werden getroffen. Daarmee geven deze organisaties een signaal aan hun werknemers af: ze zijn oprecht begaan met hun werknemers en willen hun werknemers op tijd op de hoogte brengen van eventuele veranderingen, ook al was er op dat moment misschien nog niet zo veel aan de hand. Organisaties die openlijk problemen en de mogelijke gevolgen durven te benoemen, en ook communiceren over wat zij (nog) niet weten, verstevigen hun leiderschap. Dit schept vertrouwen bij werknemers. Bij 62 procent van de bedrijven reageerden werknemers dan ook begripvol op de communicatie.

4. Sterke interne communicatie kan de band met personeel verbeteren

Sterke interne communicatie biedt altijd voordelen, maar zeker in moeilijke tijden is het een manier om de relatie met je werknemers te verbeteren. In tijden van crisis hunkeren werknemers naar betrouwbare bedrijfscommunicatie en -informatie. Organisaties die snel, open en empathisch met hun werknemers communiceerden, slaagden er dan ook in om de band met hun personeel te verbeteren. Een mooi resultaat, waar veel organisaties naar zullen streven. Die verbeterde relatie heeft namelijk niet alleen voordelen voor de werknemers van deze organisaties, maar ook voor deze organisaties zelf; werknemers fungeren als ambassadeurs voor je organisatie. Als hun kijk op je organisatie positief is, zullen zij dus sneller geneigd zijn positief over je organisatie te spreken en daarmee het imago van je bedrijf verbeteren. Bovendien zijn tevreden werknemers productiever en gemotiveerder – ook geen slechte zaak.

Maar liefst 58 procent van de ondervraagde bedrijven geeft aan de band met hun werknemers tijdens de coronacrisis te hebben verbeterd door interne communicatie op de juiste manier in te zetten. In onzekere tijden is het van belang om transparant en helder te communiceren met werknemers. Het is daarbij cruciaal om problemen en mogelijke gevolgen daarvan te benoemen. Openheid is de sleutel, het achterhouden van informatie zorgt er op de lange termijn juist voor dat de band met werknemers slechter wordt; zij zullen geen vertrouwen meer hebben in de betrouwbaarheid van interne communicatie en de betrouwbaarheid van de leiders in je organisatie, en dat is precies het tegenovergestelde van wat je wilt bereiken met je communicatie.

5. Interne communicatie blijft ook na crisistijd relevant

Strak georganiseerde interne communicatie helpt organisaties om door de crisis te komen. Met bijvoorbeeld videoboodschappen, interne e-mails en nieuwsbrieven houden organisaties hun werknemers tijdens deze onzekere periode op de hoogte van de strategie en visie van een organisatie, en bedrijfsdoelen die wellicht moeten worden bijgesteld. Ook buiten crisistijd blijft goede interne communicatie echter van waarde. Beter geïnformeerde werknemers zijn bijvoorbeeld vaak meer betrokken zijn bij hun organisatie, en ook productiever zijn in hun werk.

Door de crisis hebben veel organisaties intensiever gebruikgemaakt van interne communicatie. Daardoor hebben zij de smaak nu goed te pakken. 35 procent van de ondervraagde organisaties geeft namelijk aan ook na de coronacrisis meer in te gaan zetten op interne communicatie, terwijl 58 procent de hoeveelheid interne communicatie tenminste gelijk wil houden. Slechts 3 procent is voornemens om na de crisis hun interne communicatie weer af te bouwen.

Interne communicatie kan tijdens een crisis grote positieve effecten op een organisatie hebben. Als interne communicatie echter te laat of slecht wordt ingezet, kunnen bedrijven ook onmiddellijk negatieve effecten ervaren. Een duidelijk, gestructureerd crisiscommunicatieplan, dat tenminste elk halfjaar wordt bijgesteld en geoefend met alle betrokken personen, is een goed begin. Verschillende communicatiekanalen geven daarnaast de mogelijkheid om alle werknemers snel en efficiënt te bereiken, waar zij zich ook bevinden.

Was jouw organisatie voorbereid op de onverwachte situaties die deze crisis met zich mee heeft gebracht, of kun je wel wat hulp gebruiken bij het opstellen van een plan voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op om te sparren, of download onze gratis infographic met 7 tips voor een effectief crisiscommunicatieplan.

.