Thuis of op kantoor werken; met de juiste tools bereik je iedereen! 

Geschatte leestijd: 5 minuten

Thuiswerken is vanaf deze week opnieuw de norm. Voor veel bedrijven is het dat al onafgebroken geweest sinds maart, andere bedrijven waren net bezig met een voorzichtige terugkeer naar de werkvloer. Of werkgevers en werknemers er nu blij van worden of niet, we hebben voorlopig nog wel even te maken met teams die verspreid werken. Daarom moeten we thuiswerken niet meer zien als een tijdelijke oplossing, maar omarmen als een vast onderdeel van onze werkweek. Om iedereen in de toekomst altijd te kunnen bereiken, waar of wanneer iemand ook werkt, moeten we onze interne communicatie op thuiswerken aanpassen.  Ingewikkeld? Alle werknemers bereiken kan gemakkelijk met de huidige technologie!

Bij (massaal) thuiswerken zijn er uiteraard tal van praktische zaken die goed geregeld moeten worden. Werknemers moeten over een geschikte werkplek beschikken en op een veilige manier toegang krijgen tot de bedrijfsinfrastructuur. Die zaken heeft je organisatie inmiddels waarschijnlijk wel op orde: thuiswerken is al een half jaar een belangrijk thema.

Wildgroei aan informatie

Gedurende de coronacrisis hebben bedrijven hun communicatiestrategie telkens moeten bijstellen. In het begin van de crisis greep men logischerwijs al snel naar makkelijke oplossingen die (bijna) onmiddellijk voorhanden waren. Ze hielden er echter geen rekening mee dat die kanalen misschien wel fundamenteel onderdeel van de organisatie zouden worden. Zoom, Slack of Microsoft Teams werden in allerijl in gebruik genomen, met als gevolg dat veel organisaties nu, aan het begin van de gevreesde tweede golf, te maken hebben met een wildgroei aan kanalen en chats binnen deze platformen. Het wordt echter steeds belangrijker om ook het complete communicatiestuk goed op orde te hebben – flexibiliteit blijkt keer op keer cruciaal in deze spannende tijden.

Het overheidsbeleid verandert immers parallel aan de bewegingen van het virus. Maatregelen kunnen ieder moment weer versoepeld worden, of juist voor meer beperkingen zorgen. De maatregelen kunnen zelfs al per regio verschillen, om nog maar te zwijgen over de grote internationale verschillen die multinationals of bedrijven met veel grenswerkers extra vraagstukken bezorgen.

Bestand tegen veranderingen

Daarom is het belangrijk om een communicatiesysteem te hebben waarmee je makkelijk en snel het hele bedrijf bereikt. Kantoormedewerkers, productiemedewerkers, chauffeurs, personeel dat thuiswerkt of personeel dat misschien zelfs vanwege minder werk met arbeidsverkorting thuiszit; werkelijk iedereen moet je goed kunnen blijven bereiken.

Je interne communicatie moet bovendien bestendig zijn tegen (plotselinge) veranderingen. Vandaag werkt iedereen thuis, morgen misschien weer op kantoor en wie weet wat volgende week, volgende maand of zelfs volgend jaar voor ons in petto heeft. Het is nu, meer dan ooit, noodzakelijk dat bedrijfscommunicatie omnichannel is. Door te kiezen voor een communicatieplatform dat gebruikmaakt van verschillende kanalen en apparaten, blijven je werknemers onder alle omstandigheden bereikbaar. Bovendien geef je werknemers de mogelijkheid om informatie tot zich te nemen via het kanaal dat hun voorkeur geniet.

Eén keer aanmaken, meermaals publiceren

Alle werknemers omnichannel bereiken klinkt misschien lastig, maar dat hoeft het niet te zijn. Een dagelijks, kort berichtje van de CEO op Microsoft Teams kan bijvoorbeeld al voldoende zijn. Met de juiste technologie zorg je ervoor dat dit bericht automatisch goed onder de aandacht komt én blijft van alle werknemers. Of je nu vanuit Teams een bericht verstuurt, of vanuit een apart content management systeem; je bericht wordt vanzelf naar meerdere kanalen verspreid. De ene collega leest het bericht misschien op Teams zelf, een ander op een groot tv-scherm in een kantine en weer iemand anders leest het in een app. Hoe het bericht hen bereikt maakt niet uit, als het maar iedereen bereikt!

Goede interne communicatie helpt bovendien om iedereen ook met elkaar in contact te houden. We missen onze collega’s nog het meest nu er zoveel wordt thuisgewerkt, blijkt uit onderzoek. Als je het door middel van een goed communicatieplatform laagdrempelig maakt om berichten te verspreiden, kunnen collega’s elkaar ook makkelijker op de hoogte houden van hun werkzaamheden, en op elkaar reageren en in gesprek raken. Zo vervang je toch een beetje de dagelijkse kantoorpraat bij de koffieautomaat.

Het moge duidelijk zijn dat 2020 een zeer uitdagend jaar is, waarin communicatieprofessionals hun strategie voortdurend moeten bijsturen om ondanks de nieuwste veranderingen toch iedereen in de organisatie geïnformeerd en betrokken te houden. De juiste software en tools kunnen het werk wel een stuk gemakkelijker maken, zeker in combinatie met de juiste strategie.

Heb jij moeite om al je collega’s efficiënt te bereiken? Geen bedrijf is hetzelfde, dus onze consultants denken graag met je mee voor een oplossing op maat. Download ook alvast onze gratis infographic over een flexibele werkstijl, zodat je thuiswerken meteen beter kunt faciliteren voor je werknemers.