7 nuttige tips om de adoptiegraad van je bedrijfsapp te verhogen

Bedrijfsapps zijn briljant om werknemers in contact te brengen met bedrijfsnieuws en -informatie, waar ze ook zijn en wanneer ze maar willen. Zo’n app is extra waardevol als verbinding met werknemers die moeilijk bereikbaar zijn of op afstand werken, bijvoorbeeld als ze altijd onderweg zijn of in de fabriek of op de werkvloer. Om van je bedrijfsapp een succes te maken, is een hoge adoptiegraad door je werknemers echter cruciaal.  Werknemers moeten de app zelf willen gebruiken. Zoals de wet van Metcalfe voorschrijft, zal de waarde van je netwerk namelijk met elke nieuwe verbinding kwadratisch toenemen. Maar hoe krijg je je hele personeelsbestand zover dat ze je nieuwe bedrijfsapp installeren en omarmen? Deze tips zullen adoptiegraad van je bedrijfsapp verhogen en je bedrijfsapp tot een groot succes maken!

1. Plan een gefaseerde uitrol

Idealiter wil je iedereen zo snel mogelijk aan boord hebben. Helaas is het onrealistisch om te denken dat je hele organisatie van de ene op de andere dag actief aan de slag gaat met je (nieuwe) communicatieapp. Vooral in grotere organisaties heb je te maken met verschillende afdelingen en generaties, en zal de ene werknemer meer technisch onderlegd zijn dan de andere. Daarom is het beter er eerst naar te streven om slechts een deel van je organisatie aan boord te brengen – wij raden aan om tijdens de uitrolfase zo’n vijftig procent van je werknemers mee te nemen. Focus op een groep werknemers die de app het meest waarschijnlijk zal installeren en gebruiken. Denk aan digital natives zoals gen Z-werknemers of millennials. Zo ontstaat er een positieve beweging binnen de organisatie, wat zal helpen om de rest van je collega’s later ook enthousiast te maken over de app.

Het is ook handig om je te richten op managers en andere potentiële influencers binnen je organisatie. Managers kunnen het goede voorbeeld geven door de app te gaan gebruiken en hun team helpe ndoor te laten zien op welke manier de app voordelen heeft voor hen. Het kan nuttig zijn om ook andere influencers binnen de organisatie te identificeren, zoals enthousiaste of technisch onderlegde mensen. Houd contact met deze mensen. Als ze het gevoel hebben dat ze een belangrijke rol spelen in de uitrolfase, kunnen ze nuttige feedback geven, waarmee ze je helpen om je inhoud te verbeteren. Ook kunnen ze de app promoten via mond-tot-mondreclame.

2. Betrek meerdere stakeholders binnen je organisatie

Om draagvlak en betrokkenheid voor de app te creëren onder je werknemers, zorg je ervoor dat meerdere stakeholders binnen je organisatie de app beschouwen als een belangrijk communicatiekanaal; zo wordt het een must-have in plaats van een nice-to-have. Bhv’ers kunnen de app gebruiken om belangrijke meldingen te versturen in geval van calamiteiten. HR kan via de app eenvoudig alle onboardinginformatie verstrekken (en ze kunnen het installeren van de app als een van de eerste stappen in het onboardingsproces opnemen!). IT kan de app bijvoorbeeld inzetten om belangrijke informatie rondom cybersecurity te verspreiden; en ook IT kan pushnotificaties sturen om medewerkers snel te waarschuwen in het geval van een cyberaanval.

Zoals je ziet, is je communicatieapp niet alleen een handige tool die de communicatieafdeling kan inzetten om informatie snel en in realtime bij werknemers te krijgen – er zijn voordelen voor elke afdeling. De communicatieafdeling moet niet de enige afdeling zijn die inspraak heeft in wat er in de app wordt gepubliceerd, en zelfs niet de enige afdeling die content kan creëren. Benadruk de voordelen van de app voor andere afdelingen en zorg er zo voor dat verschillende stakeholders binnen je organisatie de app gaan gebruiken als een belangrijke manier om hun informatie te delen met je werknemers. Op deze manier deel je de last van het mobiliseren van je hele organisatie. Bovendien zal de gebruikersadoptiegraad van de app groeien naarmate je relevantie toevoegt aan het nieuws dat in de app gepubliceerd wordt.

  • Tip: sommige van onze klanten hebben de uitrol van hun communicatieapp succesvol gecombineerd met een Like&Win-actie als een leuke manier om hun werknemers uit te nodigen hun gloednieuwe bedrijfsapp te downloaden en te bezoeken. Misschien een goed idee voor jouw organisatie! Publiceer een leuk bericht in de app waarin je uitlegt wat dit nieuwe communicatiekanaal is en doet voor je organisatie. Vraag je werknemers om wat te browsen in de app en minstens drie berichten te lezen om de app te leren kennen. Nadat ze dat hebben gedaan, kunnen ze het ‘introductiebericht’ liken om te laten zien dat ze aan de wedstrijd deelnemen. Je kunt controleren hoeveel berichten elke werknemer leest in de statistieken van de app, en vervolgens een cadeautje verloten onder alle geldige inzendingen! 😊

 

3. Crosspromotie van je communicatieapp

Met Netpresenter beschik je over een krachtig, omnichannel communicatieplatform. Waarom zou je dat niet inzetten om je communicatieapp te promoten? Maak het je werknemers gemakkelijk om de app te vinden en te installeren. Wijs er niet alleen op dat de app er is: toon QR-codes op je narrowcastingschermen en screensevers die me werknemers rechtstreeks naar de app leiden op zowel Android als iPhone. Zo hoeven ze alleen maar de QR-code te scannen met hun mobiele toestel en kunnen ze de app direct downloaden.

Om je te helpen, hebben we deze universele QR-code gegenereerd. Of je werknemers nu Android of iOS gebruiken; als ze de code scannen met de camera van hun telefoon (moderne telefoons hebben niet eens meer een aparte app nodig om QR-codes te scannen!), zal die hen naar de juiste app-store leiden. Wij raden aan om de QR-code te gebruiken in ons MS7 Postcard Template, dat standaard in de Message Server is opgenomen. Zo komt de QR-code goed tot zijn recht, en kun je er je eigen tekst naast zetten.

4. Geleidelijke afschaffing van alle oude (on)officiële alternatieven

Voordat je je communicatieapp implementeerde, werd er wellicht gebruikgemaakt van alternatieve (onofficiële) communicatiemethoden. Misschien gebruikte je whiteboards of werd er een WhatsAppgroep gestart. Wanner je begint met het uitrollen van je bedrijfsapp, probeer dan een aantal van je oude communicatiekanalen uit te faseren. Begin vooral met de onofficiële; deze voegen alleen maar ruis en geruchten toe aan je interne communicatie. Maar: schakel niet alle oude alternatieven van de ene op de andere dag uit; mensen hebben misschien wat tijd nodig om aan dit nieuwe kanaal te wennen. Geef ze de kans om zich de app eigen te maken voordat je alle andere opties uitschakelt en er geen officiële manieren meer zijn om belangrijke bedrijfsinformatie bij je werknemers te krijgen. Probeer er tegelijkertijd voor te zorgen dat je werknemers weten dat de app vanaf nu het officiële communicatiekanaal is, en het (misschien) je oude communicatiekanalen zal vervangen in de toekomst.

Werknemers waarderen updates via een officieel kanaal zelfs, blijkt uit een onderzoek van Edelman. 63 procent van de respondenten bestempelden, vooral in tijden van crisis, hun werkgever als de meest betrouwbare nieuwsbron, nog meer dan traditionele media en overheidswebsites. Werknemers zouden de informatie die via het officiële bedrijfskanaal (of de officiële bedrijfskanalen) wordt verstrekt, na één of twee blootstellingen al als de waarheid accepteren. Als werknemers dus waardevolle bedrijfsinformatie kunnen vinden in je corporate app, zullen ze eerder geneigd zijn om die te bezoeken en uiteindelijk te omarmen als relevant informatiekanaal.

5. Publiceren van op werknemers gestuurde content

Als je wilt dat je werknemers je nieuwe communicatieplatform gebruiken, moet je ze een reden geven om dat te doen. Dus, als je content voor je app creëert, stel jezelf dan de volgende vraag: wie is het publiek van deze boodschap, en wat hebben ze het meest nodig van de informatie in de boodschap?

Content die op je werknemers gestuurd is, kan verschillend zijn. Het is bijvoorbeeld content die belangrijk is voor werknemers – die nuttig is, of nergens anders te vinden, zoals goed geschreven bedrijfsnieuws of belangrijke (veiligheids)instructies. Het kan ook content zijn die je werknemers ergens anders (zoals op je intranet) in zijn geheel kunnen vinden, maar die ook (als een kleiner deel) in de app te vinden is, zodat ze hun taken sneller kunnen uitvoeren. Zelfs nice-to-know-informatie, zoals het menu van de kantine of verjaardagen en jubilea, kunnen je werknemers naar je app lokken.

En als je je werknemers met hun ideeën en meningen deel laat uitmaken van de missie van je organisatie door ze de kans te geven hun mening te ventileren in de app, kun je er zeker van zijn dat ze de app zullen bezoeken om hun zegje te doen. Voeg bijvoorbeeld aan het einde van een bericht polls of een eenvoudige call-to-action toe om hen uit te nodigen in discussie te gaan met hun collega’s of leiders. Zo kunnen hun ideeën worden gehoord en ten goede worden gebruikt. De app vormt een gelegenheid voor gemakkelijke en toegankelijke sociale interactie met collega’s van alle bedrijfslagen. En het hoeft niet alleen maar discussie te zijn, ze kunnen ook wat plezier maken! De app biedt een gemakkelijke mogelijkheid om op een leuke manier interactie te hebben met collega’s uit de hele organisatie, waar ze ook zijn en welke functie ze ook bekleden.

6. Probeer wat hulp te krijgen

I get by with a little help from my friends … klinkt dat bekend? De Beatles hadden het niet mis. Soms heb je gewoon een beetje hulp nodig. Zoals we al eerder aangaven: de app moet een belangrijk, relevant kanaal zijn voor meerdere stakeholders en afdelingen binnen je organisatie om door iedereen te worden omarmd. Maar hoe kun je ervoor zorgen dat de app voor iedereen relevant is? Door relevante content te publiceren.

Hoewel sommige informatie van groot belang kan zijn voor bijvoorbeeld je marketingafdeling, kan diezelfde informatie compleet nutteloos voor de HR-afdeling. Stel dat werknemers bij een bezoek aan de app te veel irrelevante informatie zien, of informatie over werknemers van andere locaties die ze zelfs nog nooit hebben ontmoeten. In dat geval zullen ze uiteindelijk helemaal stoppen met het bezoeken van de app.

Om dat te voorkomen, zoek je je vrienden op van andere afdelingen in je kantoor, zoals marketing, sales, IT, design, HR, finance, etcetera, en van eventuele andere locaties. Vraag hen om je te helpen met het publiceren van relevante content. Benoem iemand van elke afdeling of elke locatie en geef ze ‘editor’- of ‘publisher’-rechten in de app. Zo kunnen ze content creëren en publiceren wanneer het hun uitkomt, zonder dat ze het door jou of iemand anders hoeven te laten publiceren. Deze content zal niet alleen relevant zijn voor specifieke afdelingen, maar zal ook lokaal zijn, en over zaken en collega’s gaan waar ze van gehoord hebben een mee werken.

Het publiceren van lokale content in de app is eenvoudig; in de app kun je specifieke doelgroepen targetten met elk bericht dat je maakt. Je kunt nog steeds bedrijfsnieuws publiceren dat voor de hele organisatie relevant is. Maar je kan er ook zeker van zijn dat je collega’s van het kantoor in Amsterdam niet langer jaloers worden door het lunchmenu van het kantoor in Utrecht!

7. Publiceer mobiel-vriendelijke inhoud

Bekijken je werknemers je app en je berichten nog steeds niet? Misschien is je content niet aangepast voor mobiele toestellen. Met ons contentmanagementsysteem kun je content beheren voor meerdere outputs, allemaal vanuit één systeem. Dat betekent echter niet dat je je berichten gewoon moet kopiëren en plakken. De manier waarop mensen lezen op een mobiel apparaat is anders dan de manier waarop mensen lezen op een desktop of tv. Denk aan de context waarin mensen je app gaan ervaren en de berichten lezen die je erin publiceert. Ze staan misschien in de rij voor lunch als ze even snel door de app scrollen. Als de caissière hen naar de balie roept, sluiten ze hun telefoon snel af en leggen hem weg. In deze situatie hebben werknemers geen uren de tijd om lange artikelen of berichten te lezen.

Zorg er dus voor dat de content die je maakt speciaal is aangepast voor mobiele toestellen om ervoor te zorgen dat je werknemers zich ermee bezighouden. Om mobiel-vriendelijke content te creëren, raden we aan om de bite, snack, and meal schrijftechniek te gebruiken. De ‘bite’ in je content is je kop. Met een goede kop wek je de interesse van je meest ongeduldige lezers en zorg je ervoor dat ze je content lezen. Hij moet duidelijk zijn en precies vertellen wat je kunt verwachten in het betreffende bericht. De ‘snack’ is de samenvatting of de kern van je content. In twee tot vier zinnen vertlt die aan je lezer waar het bericht over gaat. Als een lezer niet anders leest dan de ‘snack’ van je content, moet hij of zij nog steeds een idee krijgen van wat de boodschap omvat. Tot slot is de ‘meal’ je content in zijn volledige vorm. De taak van je ‘bite’ en ‘snack’ is om je lezer mee te nemen in je ‘meal’, de eigenlijke content.

Door deze techniek te gebruiken, geef je je lezers de kans om informatie of berichten te lezen terwijl ze in de rij staan voor de lunch – ze kunnen dan ter plekke de ‘bite’ en de ‘snack’ lezen. En als ze geïnteresseerd zijn in wat je daarin te zeggen had, dan kunnen de ‘meal’ lezen op een ander moment, bijvoorbeeld tijdens hun lunch. Of op een ander geschikt moment.

Ons contentmanagementsysteem stelt je in staat om deze schrijftechniek makkelijk te gebruiken door de optie om een aparte app-tekst te schrijven en te publiceren. Zo kun je al je communicatiekanalen, zoals je narrowcasting, screensavers en app, vanuit één systeem beheren. Maar daarnaast kun je vanuit datzelfde systeem ook mobiel-vriendelijke berichten schrijven. Win-win!

Hopelijk helpen deze tips je om de adoptiegraad van je bedrijfsapp te verbeteren. Als je nog steeds advies nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze consultants. Zij kunnen je meer tips geven om je gebruikersadoptiegraad te verhogen en je te helpen het beste uit je app te halen.

Over de auteur

Linda van Oppen

Netpresenter's Head of Operations. Met meer dan 15 jaar ervaring onder de gordel, kent Linda Van Oppen alle ins en outs van de Attention Management wereld. Haar missie bestaat eruit om het beste uit elke organisatie te halen. Haar motto: Denk positief!