Gemeente Breda informeert medewerkers via screensaver
Netpresenter, September 28th 2005, Beek, The Netherlands.
|
The city of Breda, Netherlands, now successfully informs its 2000 civil servants with the Netpresenter screensaver and improved their communications considerably.
Full user story in Dutch only.
Klik op de afbeelding voor een grotere versie.
‘Alsof de screensaver nooit is weggeweest!’
De gemeente Breda koos najaar 2004 voor het gebruik van de Netpresenter screensaver. Na een succesvolle pilot van een maand werd Netpresenter op alle 2000 computers van de medewerkers geïmplementeerd. Een beslissing waar men bijzonder blij mee is. ‘De interne communicatie is enorm verbeterd!’
‘De interne communicatie verloopt vlotter en efficiënter sinds we gebruik maken van de screensaver van Netpresenter. Het is dan ook niet meer weg te denken binnen onze organisatie!’, zegt Ad Baijens enthousiast. Baijens is hoofd communicatie bij de gemeente Breda.
Snelle communicatie dankzij Netpresenter
‘Voordat we met Netpresenter werkten, was het altijd moeilijk om snel en gericht nieuws te verspreiden. Bereik je wel iedereen, en hoe ga je geruchten tegen? Denk bijvoorbeeld aan de benoeming van de burgemeester. Deze belangrijke informatie werd dan verspreid via een brief bij de ambtenaren op het bureau. Je wilt tenslotte ook niet dat medewerkers het nieuws uit de krant moeten lezen. Met Netpresenter hebben we nu de mogelijkheid om direct een nieuwsbericht op de screensaver te plaatsen, dat voor iedereen eenduidig is. Zoals onlangs, toen onze griffier besloot haar taken over te dragen. Dat is belangrijk nieuws binnen een gemeente en daarom is het noodzakelijk dat iedereen hetzelfde bericht te horen krijgt en niet uit de krant hoeft te vernemen. Eén berichtje en iedereen is goed geïnformeerd. Erg prettig!’ benadrukt Ad.
Aanleiding voor de gemeente Breda om Netpresenter te implementeren was enerzijds de centralisatie van de communicatiefunctie binnen een grootscheepse reorganisatie. Anderzijds bleek uit een evaluatie van de interne communicatiemiddelen dat een actuele nieuwsvoorziening nodig was. ‘De centralisatie van de communicatiefunctie betekende dat de diensten hun eigen personeelsbladen en –bulletins moesten opgeven voor één centraal personeelsblad. Dat was voor velen een moeilijke stap. We moesten ons personeel garanderen dat er een nieuwsvoorziening zou zijn die voor álle medewerkers interessant is, maar ook actueel kan zijn. De combinatie van het personeelblad in print en Netpresenter digitaal is hiervoor ideaal. Bij de evaluatie van de communicatiemiddelen bestond de grote vraag of er een vorm van interne communicatie bestond waarbij je er zeker van bent dat je medewerkers de berichten ook daadwerkelijk lezen. Er is een aantal basale instrumenten beschikbaar voor interne communicatie, maar die voldoen niet wanneer je een bericht snel bij alle 2000 medewerkers onder de aandacht wilt brengen. Denk aan het personeelsblad dat een maal per zes weken verschijnt. Daarnaast hebben we intranet, maar daar moeten medewerkers zelf informatie willen ophalen. En verder is er natuurlijk e-mail. Maar in een organisatie met ruim 2000 medewerkers is het moeilijk om het gebruik van e-mail zo te reguleren dat iedereen alleen datgene ontvangt wat voor hem of haar relevant of belangrijk is. Er worden te makkelijk e-mails naar alle medewerkers gestuurd. Gevolg hiervan is dat mensen vaak niet meer de moeite nemen om de mail te lezen. Het kost veel te veel tijd om alles te bekijken, dus als de titel van het bericht niet meteen aanspreekt wordt het verwijderd’, legt Ad uit.
Korte boodschappen in hapklare brokken
Hij vervolgt: ‘Netpresenter is zeker een goede aanvulling op het interne pakket van communicatiemiddelen. De screensaver biedt een snelle en bijzonder gebruiksvriendelijke manier van communiceren. Nieuwe berichten kunnen op elk moment op de screensaver worden geplaatst. Dagelijks staan er gemiddeld zes nieuwsberichten op met een link naar intranet waar aanvullende informatie is te vinden. We merken dat er dankzij Netpresenter nu beter en meer gebruik wordt gemaakt van intranet. Een probleem van e-mail is dat je mensen eerder lastig valt. Met de screensaver heb je een zo klein mogelijke inbreuk op de activiteit van de mensen. De screensaver springt na tien minuten aan en omdat veel medewerkers in kantoortuinen werken, staat er bijna altijd wel een screensaver aan. Je ziet nieuwe berichten dus ook verschijnen wanneer je niet achter je eigen pc zit. Een heel groot voordeel is vanzelfsprekend dat iedereen zelf kan selecteren wat voor hem of haar interessant is.’
Eenheid in huisstijl en nieuwsuitingen met Netpresenter
‘Een ander voordeel van de invoering van Netpresenter is dat we de screensaver in de vernieuwde huisstijl hebben uitgevoerd. Nu ontvangt of ziet iedereen dezelfde berichten op dezelfde manier op hetzelfde moment. Dat is een grote meerwaarde. Waarbij ik meteen wil opmerken dat met name in een periode van bezuinigingen het belangrijk is dat er een goede en eenduidige communicatie met de medewerkers is, juist om ”wild west verhalen” te voorkomen.’
Ambtenaren beter op de hoogte dankzij Netpresenter
Het merendeel van de medewerkers is bijzonder enthousiast over de screensaver. Natuurlijk was het in het begin wel wennen en waren er ook negatieve geluiden uit de organisatie te horen. Maar inmiddels heeft de meerwaarde zich wel bewezen.
De centrale afdeling communicatie is verantwoordelijk voor het plaatsen van de teksten. Zij maken goed leesbare teksten met pakkende koppen en zorgen voor een link naar intranet of een externe website. Medewerkers kunnen ook zelf nieuws aanleveren via een e-mailadres dat op de screensaver staat. Hier wordt geregeld gebruik van gemaakt; een bewijs dat men de meerwaarde ook echt ervaart! We merken duidelijk dat de medewerkers veel beter geïnformeerd zijn. Zowel over zaken die in het college spelen als over informatie die de gemeente betreft. Het enthousiasme van de medewerkers blijkt vooral uit de onderlinge belangstelling voor projecten van andere afdelingen. Zo worden er regelmatig informatielunches georganiseerd over de majeure projecten binnen de gemeente. Voorheen werden die niet druk bezocht, maar het is opvallend dat juist deze succesvol zijn geworden sinds ze via Netpresenter worden aangekondigd.’
Top enthousiast over Netpresenter
De gemeente Breda is zeer tevreden met de nieuwsvoorziening Netpresenter. Het is een goede aanvulling op de bestaande communicatiemiddelen, het brengt de medewerkers snel en eenduidig op de hoogte van nieuws en achtergrondinformatie.
Wel zijn ze er bij de gemeente van overtuigd dat de screensaver alleen maar zo goed en doeltreffend wordt gebruikt omdat het College en de directieraad daadwerkelijk voor Netpresenter hebben gekozen en het ook gebruiken voor hun nieuwsverspreiding. Dat maakt het tot een succes!
www.netpresenter.nl
www.breda.nl
| |
